従業員数11～500名
株式会社Sales Marker
株式会社Sales Markerは、インテントセールスSaaS『Sales Marker』を中心とする複数のサービスで、お客様のセールス効率化に貢献している企業です。
同社では、急速な事業成長と顧客拡大に伴い、社員の業務負荷も増加。本来のコア業務に集中することが難しくなるなか、事業の成長スピードを向上させるため、カチアルサポートの導入を決めました。
この記事では、同社COOの荻原慎太郎氏にインタビュー。カチアルサポートの活用事例やその効果についてご紹介します。
Q. 貴社の事業概要と、導入前に抱えていた課題について教えてください。
当社は、関心度の高い企業にピンポイントにアプローチできるインテントセールスSaaS『Sales Marker』を中心に、複数のサービスを展開しています。サービス導入前の目標設定から導入後の効果測定までお客様をサポートすることを強みとしているため、お客様の増加に伴って社員数も増やす必要があるビジネスモデルだといえます。
事業が急速に成長するなか、社員数が100名を超えたあたりで、お客様の増加に対する社員の採用が追い付かなくなる懸念が生まれました。顧客拡大のペースは維持しながら、社員が担当する業務の量と幅が広がるなかで、最優先事項である顧客の課題解決サポートの質を維持・向上し続ける必要がありました。事業成長のスピードをゆるめずに、業務を効率化する方策が必要でした。
つまるところ、お客様に向き合うメンバーがコア業務に時間を使える環境を整えたかったんですよね。顧客の課題解決サポートにつながらない業務、つまりノンコア業務がこのまま肥大化していくと、コア業務のクオリティーが下がってしまうという危機感がありました。
Q. この課題に対して、どのような手段で解決しようと考えていたのでしょうか？
個人スキルに依存せず、高頻度で発生するノンコア業務を、外部のアシスタントサービスに依頼しようと考え始めました。
まず始めに依頼することを想定したのは、議事録作成です。当社は、社内の定例会議から顧客との商談・ミーティングまで、あらゆる場面で議事録を作成しています。社内での意思決定や顧客とのコミュニケーションをスムーズにするためにも、議事録作成を重要な業務として捉えており、その分工数も大きくかけていました。
もし、担当社員自身が議事録の内容を理解できれば十分ということを目的にするのであれば、作成にそれほど時間はかからないでしょうが、会社の資産として誰が読んでも理解できる議事録を残すためには、どうしても一定の時間を要することになります。特に顧客との商談・ミーティングについては、顧客に議事録を送付することもありますし、顧客を担当する社員が交代したり、別の社員が引き継いで掘り起こし営業につなげたりすることもあるため、詳細に整理された議事録が必要でした。
議事録はノンコア業務でありながらも、とても重要なものなので、外部に依頼することに当初は悩んだ部分もあったのですが、社員にはインテントセールスコンサルタントとして顧客に対しての価値提供を行うコア業務に最も注力してほしいという思いから、カチアルサポートを導入することに決めました
Q. 現在、カチアルサポートに依頼している業務内容を教えてください。
まず、1か月で約40件、合計40〜60時間分の打ち合わせについて、議事録を作成してもらっています。当社では、議事録作成に打ち合わせ時間の3分の1程度の時間を要していたので、カチアルサポートを導入する前は、1日の平均的な打ち合わせ回数が3.4回であることから、担当の営業社員は1日のうち1時間以上の時間を議事録作成に費やしている状態でした。
当初は不安も持っていた議事録の質は、十分に担保できていると感じます。業務を依頼した段階で、議事録のアウトプットイメージの落とし込みやすり合わせを丁寧にしていただいたおかげだと思っています。当社社員がメモを取りながら商談やミーティングを行うよりも、社員は打合せに注力することができますし、議事録に盛り込める記録内容も増えて、非常に助かっています。
また、当社は、お客様の営業施策である手紙送付業務を引き受けているのですが、その業務も議事録作成業務に加えてカチアルサポートにサポートしてもらうことにしました。手紙の印刷から封入、宛名書き、発送まで、全ての工程を対応してもらっています。依頼する際は、「そもそも引き受けてもらえる内容なのだろうか」と思っていたのですが、窓口担当のスタッフにSlackで気軽に相談できるので確認してみると、ご快諾をいただけ、業務切り出しをサポートしてもらいました。「今切り出していない業務でもぜひ相談してください」と言っていただける点が、相談しやすく、心強く感じています。
Q. 他の競合サービスと比較して、カチアルサポートの魅力・利用するメリットだと感じているポイントを教えてください。
まずありがたいのは、申込前に業務の棚卸し・整理を支援してくれること。以前まで当社では、依頼したい業務をどのように切り出し、ディレクションすればよいか、明確に把握できていない部分もありました。
しかし、カチアルサポートは、業務の切り出しのプロが目的をヒアリングした上で現状の業務フローを整理し、依頼範囲や対応内容を示してくれますし、そうしたプロセスを相談できるのが魅力です。結果的に、当社が想定していたよりも多くの業務を依頼できることに気づけたこともあり、「これまで外注したことのない業務も相談してみよう」という風に考えるようになりました。このようなサービスは、ほかにないのではないでしょうか。
また、サービスの柔軟性にも助けられました。たとえば議事録の作成では、打ち合わせの種類によって作成有無を変更したり、記載する内容を調整したりと、ケースバイケースで対応してもらっています。
特にフレキシブルな対応に感謝しているのは、手紙送付業務です。他の代行サービスだと、送り先データなどを特定のフォーマットに入れないと対応してもらえなかったり、封筒の種類や宛名の書き方が決まっていたりして、当社がサービスの指定する型に合わせにいかなければならないことがほとんどです。一方、カチアルサポートは、Slack上でフォーマットなしに簡単に依頼できますし、封筒の種類から宛名の配置、フォントまで複数の選択肢を提案してくれます。当社の要望に寄り添ってくれるおかげで、お客様に満足してもらえるような手紙を作成できています。
Q. その他、当初は想定していなかったメリットなどがあれば教えてください。
想像以上に負荷なくスピーディーに業務を依頼できました。
先ほども言及しましたが、当社からすれば、業務を切り出して依頼すること自体が負荷になり得ます。依頼業務の内容と範囲を決めるためのコミュニケーションはもちろん、その業務を引き継ぐためにOJTなどの教育にも、コストと時間が必要だからです。
ただ、カチアルサポートは、当社専任の窓口担当者がつき、当社の業務内容や業務フロー、業務依頼の目的を理解した上で提案してくれます。初回の業務依頼時に要件を詳しく説明しておけば、2回目以降は別の業務を依頼する時もその前提に基づいて提案してくれるので、コミュニケーションに無駄なコストと時間がかかりません。しかも、カチアルサポートには業務経験を積んだ人材が揃っているため、依頼から実行まで最短6日ですし、教育コストもほとんどかからないのです。
マニュアルのように、当社側で細かい条件に基づいた業務整理・指示を行ってコントロールしなければいけないと思っていたのですが、当社が依頼した業務においては、最終的に何をしたいのかという点だけを伝えておけば、カチアルサポート側から最適な手段を提案してもらうことができたので、想定していたよりも業務依頼が簡単だという印象を受けました。
Q. カチアルサポート導入による効果についてお聞かせください。
当社の議事録作成業務では1か月で約15〜20時間、手紙送付業務では約4〜6時間を削減でき、各業務を担当していた社員たちは、お客様の課題解決のための提案に、より一層集中できるようになりました。
結果的に、依頼業務の改善、品質向上にもつながっていると感じます。社内にたくさんある業務の1つとして取り組むのか、発注を受けて専門として取り組むのかの違いによって、クオリティー向上に努めるプライオリティが変わってくるのは当然のことだと思います。ノンコア業務を手放したことで、社員がコア業務に注力できるだけでなく、カチアルサポートに依頼したノンコア業務も、バックオフィスのプロが取り組むことでクオリティーが上がると思います。
Q. カチアルサポート導入によって社内の業務環境の変化などはございましたか？
社員がコア業務に注力できるようになり、より業務を通じて自己実現できる環境を整えることができました。
当社としてインテントセールスコンサルタントやセールスに期待している役割であり、社員それぞれが本来担っている役割を全うすることを考えたときに、そこから外れた業務にどれだけ力をかけても、評価されることがありません。評価が上がらなければ、ポジションも上がっていかないので、ノンコア業務に長い時間を費やすことは、長い目で見たときに本人にとっても会社にとっても良いことではなく、誰にも還元されないことだと言えます。
社員をノンコア業務から解放し、コア業務に集中できる環境を整えることで、社員が本来の役割において成果を発揮できるようになるので、社員の成果や頑張りを評価しやすくなります。その点でカチアルサポートは、ただ業務効率化を進めるだけでなく、社員のモチベーションアップや、キャリアアップ・自己実現のためにも効果を発揮するもの、そこまで影響度の高いものだと感じています。
Q.今後、カチアルサポートをどのように活用していきたいですか？
サービスの種類やお客様の数が増えるにつれて、カチアルサポートに依頼する業務量も増えていくと予測しています。現時点で検討しているのは、お客様向けや社内向けの資料作成や、業務のマニュアル作成、社内会議用のデータ集計、システムへのデータ移行といった業務です。
ノンコア業務であっても、当社やお客様に関する重要な情報資産を取り扱う可能性があります。現在依頼している議事録作成業務においても、リリース前の未公開情報が含まれることは珍しくないのですが、そういった業務を安心して依頼できるのは、NTTグループが提供するサービスであるということに対する信頼感が大きいです。長年に渡って信頼と実績を積み上げてきた大手グループ企業では、守るべきものが大きいという構造があると思うので、情報セキュリティ対策に万全を期していることが想定でき、安心して業務を任せることができます。
Q. 他の企業にもカチアルサポートを勧めたいですか？
事業成長したいと考えている全ての企業に、ぜひ導入してみてほしいと思います。労働人口が減り続けている上、労働時間の短縮が求められている現状では、「時間対利益」を向上させることが不可欠です。時間対売上高など、時間に対する価値の重さを理解しておくことは重要です。最も時間コストが高いのは社員なので、コア業務に集中してもらう必要がありますし、高い期待を持っているからこそ、難易度の高い業務へのチャレンジや成長・育成の機会も持ってほしいと思っています。そのためにも、必ずしも社員が対応する必要がないノンコア業務なのであれば、どんどん外部にアウトソースすることが望ましいと考えています。
特に、世の中に変革を起こすことをミッションとするスタートアップは、二次関数的に事業を伸ばしていくことが求められます。事業を成長させる一番の原動力は社員の活躍なのですから、そのための投資を惜しむべきではないでしょう。
そこで重要なのが、より自社の事業成長をサポートしてくれるアシスタントサービスを選ぶことです。事業成長を加速する程、戦略も短期で変わっていきますし、従事する業務内容も変わります。事業の進捗・成長をたとえ1週間たりとも遅らせないという気持ちで取り組んでいるなかでは、ノンコア業務を担うアシスタントサービスであっても、業務内容の変更に柔軟かつスピード感を持って 対応してもらう必要があります。カチアルサポートは、自社の要望にフレキシブルに寄り添い、スピード感のある対応を取ってくれますし、導入時も最短6営業日で稼働を開始してくるので、ベストな選択肢になるはずです。私自身が何回事業を一からやるとしても、必ずまた利用すると思います。
Q. 最後に、カチアルサポートを検討している方にメッセージをお願いします。
「事業成長のためにアシスタントサービスを導入したい」と思ってはいても、「業務の切り出しや依頼にディレクションコストがかかるのではないか」「自社業務の難易度やクオリティーにサービスが対応できないのではないか」という不安から、導入を迷っている方もいるかもしれません。
実際に導入してみると、カチアルサポートではいつでも気軽に相談することができ、「こういうことがしたい」と目的を伝えさえすれば、細かく指示せずとも意図を読み取って適切な方法を提案してもらえました。業務品質も落とさずに、むしろ社内では対応できなかった内容を実施してもらえる場合もありました。
想像してもらいたいのですが、全ての人に秘書が付いたらとても良いと思いませんか？会議に出れば議事録を残してくれるし、会食の手配や資料作成まで、稼働をひっ迫させていた業務を一挙に対応してもらうことができるでしょう。
事業を通じて何かを解決したい、世の中のためになることをしたい、そういう思いがあるのであれば、ノンコア業務を手放すことで、そういったことに使える時間を増やすことを検討してみてほしいと思います。
発注側にも使い倒すくらいの強い意志があれば、より効率化が進むと思います。
カチアルサポートは業務の切り出しからコンサルしてくれるので、まずは相談してみることから始めてみるといいのではないかと思います。
*上記ソリューション導入時期は2023年12月です。
*文中に記載の組織名・所属・肩書き・取材内容などは、全て2024年11月時点(インタビュー時点)のものです。
*上記事例はあくまでも一例であり、すべてのお客さまについて同様の効果があることを保証するものではありません。