従業員数11～500名
株式会社ライダーズ・サポート・カンパニー
株式会社ライダーズ・サポート・カンパニーは、バイク部品用品の専門店を運営する会社です。新品を取り扱う『ライコランド』と中古品を取り扱う『アップガレージ』という２つのブランド展開により相乗効果を生み出し、事業を拡大してきました。
しかし同社では、管理部門において人手不足により業務が属人化していました。
そうしたなか、経理・財務担当者の退職が決まったことをきっかけに、経理業務の一部をカチアルサポートに依頼いただくようになりました。
この記事では、取締役管理部長の鈴木浩孝氏にインタビュー。カチアルサポートの活用方法とそのメリットについて詳しく紹介します。
Q. カチアルサポート導入前、どのような課題を抱えていましたか？
当社は、千葉県柏市と埼玉県上尾市に、2ブランド4店舗を構えています。ただ、管理部門の人員は少なく、経理・財務を担う社員1名と、総務・労務を兼任する社員1名という、計2名で運営していました。専門性の高い業務なので、社内でジョブローテーションを行うこともできず、長期に渡って業務が属人化している状態でした。当時の状況は、2名の社員のうちどちらか1名でも欠けてしまえば、当社全体の業務が滞ってしまうリスクを抱えていたと言えます。
この事態を打開しなければと考えていた矢先に、経理・財務の担当社員が退職することが決まりました。代わりとなる人材を新たに採用するとなると、ある程度の時間を要することになります。経理・財務の実務経験や資格を有する人材をすぐに採用できればよいのですが、昨今の採用市場は圧倒的な売り手市場です。さらに、バイク関連という事業柄、当社の拠点は都心部からは少し距離があることや、知名度の高さがバイク業界に限定されがちなため、良い人材を採用しようと思うと少し時間を要することが想定されました。
そうした状況を踏まえて、新たな人材を採用して戦力化するまで、経理・財務業務の一部を外部に委託し、業務を安定的に継続させようと考えるようになりました。
Q. カチアルサポートを選んだ理由について教えてください。
決め手は、スムーズなコミュニケーションと対応範囲の広さでしたね。BPOサービスの比較サイトを見て、複数のサービスに問い合わせたのですが、他のサービスはなかなか連絡をもらえなかったり、依頼できる業務があまりにも限定的だったりといった点が気がかりでした。
その点、カチアルサポートは、営業担当者からこまめに連絡やフォローがあったおかげで、
「どのようなフローで業務を依頼すれば、どのように業務を遂行してくれるのか」をイメージしやすかったのです。そして、何よりも魅力的だったのが、業務の対応範囲が広いことです。当社は経理・財務業務の一環として、振込などの資金移動業務も依頼したいと考えていたのですが、問い合わせた中でカチアルサポートだけが唯一、「対応できる」と答えてくれました。「当社にもっとも適しているのはカチアルサポートだ」と確信して、導入を決めました。
Q. どのような業務をカチアルサポートに依頼していますか？
売上集計と支払いに関わる業務の一部を依頼しています。売上集計関連で主にお任せしているのは、毎日レジを締めた後に上がる日次の売上情報、いわゆるレジ日報のチェック業務です。その際に、前受金や売掛金などのイレギュラーな入金についても、帳簿に明細を記してもらっています。これらが積み重なって月次、年次の売上情報になるわけですから、経理・会計の土台ともいえる重要な業務だといえます。
支払い関連では、振込データの作成・登録から、実際の振込申請まで、一連の業務を担ってもらっています。カチアルサポートのスタッフには、当社が使用している支払管理システムにアカウントを登録して直接ログインしてもらっているので、余計な手間がかからないのがありがたいですね。このようなフレキシブルな対応のおかげで、社員の作業は、申請内容を確認して承認するのみになり、業務負荷を大幅に減らすことができました。
Q. 業務を依頼するまでの流れを教えてください。
当社の場合、まずは業務整理から始めました。経理・財務の担当社員の業務を日次、週次、月次、年次に区分し、それぞれ定型的な業務を洗い出すという作業です。
その後、カチアルサポートの窓口担当者に業務を依頼しました。カチアルサポートは、指定の依頼フォーマットなどはなく、チャットやWebミーティングなどでやり取りしながら気軽に依頼できるのがよかったですね。もちろん、スタッフに業務を覚えてもらうまで、最初はある程度の時間がかかりましたが、当社社員と遜色ないほど経理・財務に関する業務理解度が高かったため、スムーズに業務を引き継ぐことができたように思います。
Q. 導入後はどのような効果を感じていますか？
導入前と比較すると、月次の決算業務を1、2日ほど早く終えられるようになりました。レジ日報や帳簿など、細かな数字のチェック業務をカチアルサポートが担ってくれたおかげで、経理・財務の担当社員が決算業務に時間をかけられるようになったのです。
カチアルサポートが柔軟なスケジュールで稼働してくれたのも、このような成果を生み出せた要因の一つだと思います。特に月末月初は、決算処理のために、通常よりも前倒しでレジ日報のチェックをしなければなりません。カチアルサポートは当社の多忙な時期に合わせて稼働し、指定の期日に確実に納品してくれるので助かっています。
Q. 今後、カチアルサポートをどのように活用していきたいですか？
経理・財務の業務については、依頼業務をさらに増やしていく予定です。例えば、振込データの作成や申請作業に加えて、日々の仕分け入力業務もお願いしたいと思っています。カチアルサポートのスタッフに当社の会計管理システムにログインしてもらい、作業をしてもらおうと考えています。
経理業務はカチアルサポートにお願いし、財務的な相談事項は顧問税理士に依頼する体制を取れているので、経理・財務業務全般を滞りなく効率的に進められている実感があります。
カチアルサポートに経理業務を依頼したことで、経理業務の負荷を削減することができたので、今後は経理業務の管理に加えて経営戦略の立案もできる人材を採用したいと考えています。ノンコア業務と呼ばれる作業の部分をカチアルサポートに担ってもらうことができているので、今までは当社社員がそこにかけていた時間やリソースを、売上や事業の拡大のために使っていくことができると考えています。
その他に、カチアルサポートに依頼しようと考えているのは、労務関連の業務です。実は、総務・労務を担当している社員が、近く定年退職を迎える予定になっています。定年退職後も、再雇用制度で年単位で契約を更新していく予定ではあるものの、この先何年働き続けてもらえるかは定かではないので、担当社員が退職しても業務を継続できる体制を早急に作る必要があります。
そこで、給与計算だけでなく、そのベースとなる勤怠管理も合わせて、カチアルサポートに任せたいと考えています。当社はパートの従業員も多く、シフトパターンも多様化しています。シフトを組んでも実際にその通りの勤務になるとは限らないので、勤怠データの作成にかなり時間がかかっています。その業務をカチアルサポートに担ってもらえれば、経理・財務の業務と合わせて、当社の管理業務全体が安定するはずだと期待しています。
Q. 実際に利用して感じる、BPOサービスの魅力を教えてください。
従業員採用とBPO、それぞれにメリットがありますが、BPOの魅力の一つは即戦力として活用できる点です。従業員を採用する場合は、まず内定から入社までにタイムラグがあります。入社後も業務の引き継ぎが必要なので、すぐに業務に取りかかってもらうことはできないですよね。その点、BPOの場合は、依頼してすぐに業務を行ってもらえるので、当社としては非常に助かりました。
また、業務を安定的に遂行してもらえるのも、BPOのメリットです。従業員を雇う場合は、企業対個人の雇用契約なので、退職のリスクがあります。一方でBPOは企業間での業務委託契約になるので、企業が存続する限りは契約が打ち切られることはありません。依頼元の企業が享受するメリットとしては、退職リスクをなくすことができるという点において、大きな差を生みます。
当社の場合は、管理部門の社員が少なく、退職を予定する社員もいる状況であったため、今後も退職リスクが生じずに安定的に業務を継続してもらえることが大きな価値でした。
そのうえ、考え方によっては、従業員を雇うよりもBPOを活用する方が、コストを抑えることができると思います。例えば、管理部門に正社員を1名採用するとなると、給与以外にも社会保険料や福利厚生費などの費用がかかることになり、年間少なくとも数百万円以上の支出となるでしょうが、BPOでは業務対価以外の費用は発生しないので、コスト面を見れば当然安いのです。もちろん、対応できる業務範囲は社員と比較すると制約はありますが、そうした特性も踏まえながら上手く活用することで、コスト削減できる可能性も大きいと思います。
Q. では、BPOサービスの中でも、カチアルサポートを導入して感じたメリットを教えてください。
先ほども言及した通り、他のBPOサービスだと対象外になってしまいそうな業務まで、幅広く受けてもらえたのが一番のメリットでした。もしカチアルサポートを選んでいなければ、当社が依頼したい業務をなかなか引き受けてもらえず、悩んでいたかもしれません。
また、日頃から通信サービスなどを利用しているNTTグループのサービスなので、安心して業務を任せられたのもよかったです。業務範囲が広くて信頼性も高いのに、金額はそこまで高くない。他のBPOサービスと比較しても、リーズナブルだと感じます。
今後も管理部門の人材採用を強化していきますが、実務は引き続きカチアルサポートに任せ、社内の人材には経営戦略の立案に集中してもらう予定です。どのようにお客さまに来店してもらい、商品を手に取ってもらい、商品を購入してもらうのか。当社の核である店舗運営に、より一層注力していきます。
Q. 最後に、カチアルサポートをどのような会社に勧めたいですか？
管理業務の負担を減らしたいという全ての会社におすすめですね。もちろん、カチアルサポートに任せた業務の最終的なチェックは、自社で行う必要がありますが、実務を任せるだけでも負担はだいぶ減ります。業務の棚卸しも手伝ってくれるので、一度相談してみることをおすすめします。
*上記ソリューション導入時期は2024年10月です。
*文中に記載の組織名・所属・肩書き・取材内容などは、全て2025年2月時点(インタビュー時点)のものです。
*上記事例はあくまでも一例であり、すべてのお客さまについて同様の効果があることを保証するものではありません。
