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伝票処理とは?伝票処理を効率化する方法を紹介

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目次

「伝票処理に多くの時間を取られ、本来の業務に集中できない」「伝票処理のミスを減らしたい」

このような悩みを抱えている経理担当者や経営者の方は多いのではないでしょうか。

本記事では、伝票処理を効率化する方法やアウトソーシングを導入するメリット・デメリット、適切な業者を選ぶためのポイントなどを詳しく解説します。

業務の効率化を図りたい方は、ぜひご覧ください。

伝票処理とは

伝票処理とは、日々の取引を正確に記録し、会計帳簿に反映させるための経理業務の一つです。

具体的には、売上や仕入、経費の支払いなど、あらゆる取引を伝票に記録し、それをもとに仕訳帳や総勘定元帳などの会計帳簿を作成する一連の作業を指します。

この処理は、企業の財務状況を正確に把握し、適切な経営判断を行うための基礎となります。

また、税務申告や監査への対応にも不可欠なものです。

伝票処理を適切に行うことで、経理の透明性が高まり、不正防止にも役立ちます

近年では、会計ソフトの普及により、伝票処理の自動化が進んでいますが、基本的な仕組みを理解することは、正確な会計処理を行う上で依然として重要です。

伝票式会計とは

伝票式会計とは、日々の取引を個別の伝票に記録し、それらを集計して会計帳簿を作成する方法です。

伝票式会計には、1伝票制、3伝票制、5伝票制の3種類があり、企業規模や業務内容に応じて適切な方式を選択することが重要です。

伝票制

使用伝票

特徴

1伝票制

 仕訳伝票(振替伝票)

  • 簿記の知識が必要

  • 仕訳帳への転記が容易

3伝票制

  • 振替伝票

  • 入金伝票

  • 出金伝票

  • 現金の流れが把握しやすい

  • 現金取引が多い事業で用いられる

5伝票制

  • 振替伝票

  • 入金伝票

  • 出金伝票

  • 仕入伝票

  • 売上伝票

  • 営業成績や在庫状況が把握しやすい

  • 掛取引が多い事業で用いられる

伝票式会計の利点は、複数の担当者が同時に記帳作業を実施できることや伝票の種類ごとの集計が容易になることです。

伝票の種類

伝票は日々の取引を記録する上で欠かせない存在です。

しかし、伝票にはさまざまな種類があり、その使い分けに戸惑う方も少なくありません。

ここでは、主要な伝票の種類とそれぞれの役割と使用方法を詳しく見ていきましょう。

入金伝票

入金伝票は、企業に現金が入ってくる取引を記録するための重要な書類です。

この伝票は、売上代金の受け取りや借入金の入金など、実際に現金が企業の手元に入る際に使用されます。

具体的な使用例としては、以下のようなケースが挙げられます。

  • 店頭での商品販売時の現金受け取り

  • 顧客からの売掛金の回収

  • 銀行からの融資金の受け取り

  • 株主からの増資資金の受け入れ

入金伝票には、取引日、取引先名、金額、入金理由などの基本情報が記載されます。

これにより、企業の現金流入を正確に把握し、会計帳簿への記帳を円滑に行うことができます。

出金伝票

出金伝票は、企業から現金が出ていく取引を記録するための会計書類です。

この伝票は、現金の減少を正確に把握し、適切な会計処理を行うために不可欠な役割を果たします。

主な使用例としては、以下のようなケースが挙げられます。

  • 仕入先への代金支払い

  • 従業員への給与支給

  • 経費の精算

  • 小口現金の補充

出金伝票は単なる記録だけでなく、経営分析や予算管理にも活用することができます。

定期的に出金状況を確認することで不要な支出を見直したり、キャッシュフローを改善したりする機会にもなります

出金伝票を適切に管理し、財務諸表と照らし合わせることで、企業の財務状況をより正確に把握することができます。

売上伝票

売上伝票は、企業の収益の根幹となる売上取引を記録するための会計書類です。

主に5伝票制を採用している企業で使用され、商品やサービスの提供に伴う売上の発生を正確に記録することができます。

この伝票の特徴は、売上の詳細な内訳を記録できる点にあります。

例えば、販売した商品名、数量、単価、合計金額などを明確に記載することが可能です。

これにより、企業は売上の傾向や人気商品の把握、在庫管理などに活用することができます。

売上伝票は、税務申告や監査の際の重要な証憑書類としても機能するため、適切な記録と保管が求められる伝票です。

仕入伝票

仕入伝票は、企業が商品やサービスを仕入れた際に使用する会計書類です。

仕入伝票は、仕入取引の詳細を正確に記録し、適切な会計処理を行うために不可欠な書類です。

仕入伝票の活用により、以下のようなメリットが得られます。

  • 在庫管理の正確性向上

  • 仕入先ごとの取引履歴の把握

  • 原価計算の精度向上

  • 税務申告時の根拠資料としての活用

仕入伝票は、3伝票制を採用している企業では使用しませんが、5伝票制を採用している企業では必須の書類になります。

振替伝票

振替伝票は、現金の直接的な出入りを伴わない取引を記録する会計書類です。

例えば、売掛金の回収や買掛金の支払い、減価償却費の計上など、さまざまな取引に使用されます。

振替伝票の構造は、借方と貸方の両方の欄があり、複式簿記の原理に基づいて記入します。

これにより、取引の二面性を明確に記録することが可能です。

また、1伝票制を採用している企業では、振替伝票のみですべての取引を記録します。

伝票処理の流れ

伝票処理は、企業の経理業務において重要な役割を果たします。

適切な伝票処理を行うことで、正確な会計記録を維持し、財務状況を把握することができます。

伝票処理の基本的な流れは以下の通りです。

  1. 取引の発生

  2. 伝票の作成

  3. 伝票の確認・承認

  4. 会計システムへの入力

  5. 仕訳処理

  6. 帳簿への記録

  7. 伝票の保管・整理

  8. 月次・年次決算処理

  9. 財務諸表の作成

それぞれの段階について詳しく解説していきます。

1.取引の発生

伝票処理の第一歩は、取引の発生を正確に捉えることから始まります。

企業活動において、商品の販売や仕入れ、経費の支払いなど、さまざまな取引が日々行われています。

これらの取引が発生したら、取引の種類に応じて適切な伝票(入金伝票、出金伝票、振替伝票など)にその内容を記録します

2.伝票の作成

取引が発生したら、次のステップは適切な伝票を作成することです。

伝票の作成は、正確な会計記録の基礎となる重要な作業です。

まず、発生した取引の内容に合わせて適切な伝票を選択します

例えば、現金の受け取りには入金伝票、支払いには出金伝票、その他の取引には振替伝票を使用し、取引日、取引先、金額、取引内容などの基本情報を漏れなく記入します。

取引の内容を簡潔かつ明確に記述することで、後の確認作業や会計処理がスムーズになります。

3.伝票の確認・承認

伝票作成者以外の担当者が、記載内容の正確性や証憑書類との整合性を確認します。

金額、日付、取引先名などの基本情報に誤りがないか、また、適切な勘定科目が使用されているかを慎重にチェックします。

次に、上司や経理責任者が伝票を承認します。

この承認過程では、不正や誤りを防ぐ内部統制の一環です。

承認者は、取引の妥当性や会社の方針との整合性を判断し、必要に応じて修正や追加説明を求めます。

この確認・承認の過程を経ることで伝票の信頼性が高まり、正確な会計記録の基礎が築かれます。

4.会計システムへの入力

確認・承認された伝票の情報を、正確かつ効率的に会計システムに反映させましょう。

近年では、クラウド型の会計ソフトが普及し、この作業の効率化が進んでいます。

例えば、OCR技術を活用して伝票をスキャンし、自動的にデータ化する機能や、銀行口座やクレジットカードと連携して取引データを自動取得する機能などを利用することができます。

これらの機能を活用することで、手作業による入力ミスを減らし、データの正確性を高めることができます

また、リアルタイムでの経営状況の把握も可能になります。

ただし、自動化された入力であっても、最終的には人の目で確認することが重要です。

システムが正しく認識できなかったデータや、特殊な取引については、経理担当者が適切に対応しましょう。

5.仕訳処理

仕訳処理は、伝票に記録された取引内容を会計の言語である勘定科目に変換する重要なステップです。

この段階では、会計システムに入力された取引データを、複式簿記の原則に基づいて借方と貸方に分類します。

例えば、売上取引であれば、借方に「現金」や「売掛金」、貸方に「売上」を計上します。

適切な仕訳処理は、財務諸表の作成や税務申告の基礎となるため、正確性と一貫性を保つことが重要です。

6.帳簿への記録

帳簿への記録は、伝票処理の最終段階であり、企業の財務状況を正確に把握するための重要なステップです。

この過程では、仕訳帳に記録された取引を関連する勘定科目ごとに総勘定元帳に転記します。

この作業により、各勘定科目の残高や変動を一目で確認することが可能になります

例えば、現金勘定の総勘定元帳ページには、すべての現金取引が集約されます。

適切な帳簿記録は、正確な財務諸表の作成や税務申告の基礎となるため、細心の注意を払いましょう。

7.伝票の保管・整理

伝票の保管・整理は、適切な会計処理と監査対応のために不可欠な作業です。

まず、伝票は日付順や取引先別など、一定の基準で分類し、ファイリングしましょう。

これにより、必要なときに素早く伝票を取り出すことができます。

また、法定保存期間を考慮して7年間は保管する必要がありますが、重要な取引に関する伝票は、法定期間を超えても保管することが賢明です。

保管場所は湿気や直射日光を避け、劣化を防ぐ環境を選びましょう。

さらに、定期的な棚卸しを行い、保管期間が過ぎた伝票は適切に廃棄することも大切です。

8.月次・年次決算処理

月次・年次決算処理は、伝票処理の集大成ともいえる重要なステップです。

月次決算では、毎月の収支を確認し、短期的な経営状況を把握します。

一方、年次決算では、1年間の事業活動全体を総括し、法人税の申告にも利用します。

これらの決算処理を適切に行うためには、日々の伝票処理が正確であることが前提です。

経理担当者は、月次・年次決算を通じて、自社の財務状況を深く理解し、経営陣に適切な情報を提供することができます

9.財務諸表の作成

財務諸表の作成は、伝票処理の集大成といえるステップです。

日々の取引を正確に記録した伝票をもとに、企業の財務状況を明確に示す重要な文書を作成します

主な財務諸表には、貸借対照表、損益計算書、キャッシュ・フロー計算書があります。

これらは、企業の資産状況、収益性、資金の流れを示し、経営判断や投資家への情報提供に不可欠です。

財務諸表作成の過程で、伝票処理の正確性が再確認されます。

また、この段階で明らかになった誤りや不整合は、伝票まで遡って修正することが可能です。

経理担当者にとって、財務諸表の作成は自社の経営状態を客観的に把握する重要な機会です。

適切に作成された財務諸表は、企業の健全性を示すだけでなく、将来の経営戦略を立てる上でも重要な役割を果たします

伝票処理が抱える企業の課題とは

伝票処理は企業の財務管理において 基礎となる重要な作業 ですが、多くの企業が課題を抱えています。

これらの課題を認識し、適切に対処することが企業の健全な財務管理につながります。

ここでは、伝票処理が抱える課題を以下の4つに分けて解説します。

  • 業務の非効率化

  • 人的ミスのリスク

  • 属人化による業務リスク

  • 経営判断の遅れ


業務の非効率化

伝票処理における業務の非効率化は、多くの企業が直面する課題です。

特に手作業による伝票処理は、膨大な時間と労力を要します

例えば、取引ごとに伝票を作成して内容を確認し、仕訳をおこない、帳簿に記入するといった一連の作業は非常に手間がかかります。

この結果、経理担当者は伝票処理に多くの時間を費やすことになり、財務分析や経営戦略の立案といった、コア業務に注力することができなくなります。

特に中小企業では、限られた人員で多くの業務をこなす必要があるため、この問題はより深刻です。

さらに、手作業による伝票処理は、単調で繰り返しの多い作業であるため、担当者の疲労やストレスの原因にもなるでしょう。

これは、業務効率の低下だけでなく、従業員の満足度や生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

人的ミスのリスク

伝票処理における人的ミスのリスクは、企業の財務管理において重大な課題です。

手作業による入力や計算は、どれだけ注意深くおこなってもミスが発生する可能性があります

具体的には、金額の誤入力、日付の記載ミス、勘定科目の選択ミスなどが挙げられます。

これらのミスは、単純なものであっても、財務諸表の正確性を損ない、経営判断を誤らせる原因となりかねません。

さらに、チェック体制が不十分な場合、これらのミスが長期間にわたって発見されないリスクがあります。

発見が遅れるほど、修正に要する時間と労力は増大し、場合によっては税務申告の修正や取引先との調整が必要になることもあります

このリスクを軽減するためには、複数人によるダブルチェック体制の構築や定期的な内部監査の実施が効果的でしょう。

また、会計ソフトの導入により、入力ミスの自動検出や計算の自動化を図ることも有効な対策となり得ます。

属人化による業務リスク

伝票処理における属人化は、企業にとって深刻な業務リスクとなります。

この問題は、特定の担当者のみが処理手順を熟知し、ノウハウが個人に集中することで生じます

具体的には、以下のようなリスクが考えられます。

  • 担当者の不在時や退職時に業務が滞る

  • 処理の標準化が困難になり、効率性が低下する

  • 内部統制が機能しにくくなり、不正や誤りを見逃す可能性が高まる

これらのリスクを回避するためには、マニュアルの整備や複数人での業務共有、定期的な研修の実施などが有効です。

また、クラウド型の会計システムを導入することで、処理手順の標準化や情報の共有化を図ることができます。

属人化を防ぎ、組織全体で伝票処理のノウハウを共有することで、業務の継続性と効率性を高めましょう。

経営判断の遅れ

伝票処理における経営判断の遅れは、企業の競争力に直接影響を与える重要な課題です。

手作業による伝票処理では、経理情報の集計や分析に多くの時間を要し、結果として迅速な経営判断が困難になります。

例えば、月次決算の完了が遅れることで、現在の経営状況を正確に把握できず、重要な投資判断や経費削減の決定が後手に回ってしまう可能性があります。

また、リアルタイムでの売上や利益率の把握ができないため、市場の変化に即座に対応することが難しいでしょう。

この課題を解決するには、伝票処理の自動化やデジタル化が効果的です。

クラウド会計ソフトの導入により、日々の取引データをリアルタイムで反映し、必要な経営指標をすぐに確認できるようになります。

これにより、経営者は最新の情報に基づいて、迅速かつ的確な意思決定を行うことが可能になります。

伝票処理を効率化する方法

伝票処理の効率化は、企業の経理業務全体の生産性向上につながる重要な取り組みです。

さまざまな方法がありますが、自社の状況に合わせて最適な手法を選択しましょう。

主な 伝票処理の効率化方法は次のとおりです。

  • ITツールの導入

  • ペーパーレス化の促進

  • 伝票処理のアウトソーシングの活用

伝票処理の改善を検討している方は、これらの方法を参考にしてください。

ITツールの導入

クラウド会計ソフトや経費精算システムなどITツールの導入は、データ入力や集計作業の自動化を実現し、業務時間の大幅な削減が期待できます

例えば、クラウド会計ソフトを導入することで、銀行口座やクレジットカードの取引データを自動で取り込み、仕訳候補を自動生成することができます。

これにより、手作業での入力ミスを減らし、正確性を向上させることが可能です。

さらに、OCR技術を活用することで、紙の領収書や請求書をデータ化し、システムに自動で取り込むことができます

従来は手作業で行っていた伝票の起票作業が大幅に効率化されます。

ITツールの導入は初期投資が必要ですが、長期的には人件費の削減や業務効率の向上につながるため、中長期的な視点で検討しましょう。

ペーパーレス化の促進

紙の伝票を電子化することで、保管スペースの削減や検索の迅速化が実現できます

具体的には、スキャナーやスマートフォンのカメラを使用して伝票をデジタル化し、クラウドストレージに保存することで物理的な保管スペースが不要になります。

また、電子帳簿保存法に対応したデータ保存を行うことで、法的要件を満たしつつ、より効率的な伝票管理が可能です

さらに、データの改ざん防止機能や検索機能を備えたシステムを導入することで、監査対応や内部統制の強化にもつながります。

このように、ペーパーレス化を進めることで伝票の紛失リスクも軽減され、情報セキュリティの向上も期待することができます。

伝票処理のアウトソーシングの活用

定型的な伝票処理業務を外部の専門業者に委託することで、社内リソースをより戦略的な業務に集中させることができます

具体的には、伝票の入力、仕訳、データ化などの作業を専門業者に任せることで、経理担当者は財務分析や経営戦略の立案など、事業活動の根幹を支える中核業務に注力することが可能になります。

また、専門業者の知識や経験を活用することで、処理の正確性や効率性が向上し、人的ミスのリスクも軽減するでしょう

ただし、アウトソーシングを検討する際は、自社の業務フローや機密情報の取り扱いなどを十分に考慮する必要があります。

信頼できる業者を選定し、適切な情報管理体制を構築することが重要です。

伝票処理のアウトソーシングに依頼できる内容

伝票処理のアウトソーシングは、企業の経理業務を効率化し、自社の経理担当者の負担を軽減するための有効な手段です。

以下のような業務を外部の専門業者に委託することが可能です。

伝票の起票・入力

正確な取引内容を記録するための伝票作成・入力作業

会計システムへのデータ入力

伝票情報を会計システムに正確に入力する作業

仕訳処理

伝票情報をもとに仕訳帳を作成する工程

帳簿記録

仕訳帳や総勘定元帳への記録

伝票の整理・保管

伝票の整理と適切な保管

月次処理

月次決算のためのデータ集計と整理

月次決算書の作成

月次決算書の作成

決算書類の作成

年次決算書や税務申告書類の作成

これらの業務を外部に委託することで、自社の経理担当者の負担を大幅に軽減し、経営分析や財務戦略の立案などにより多くの時間を割くことができます

伝票処理のアウトソーシングのメリット

伝票処理のアウトソーシングとは、企業の経理業務の一部である伝票処理を外部の専門業者に委託することです。

伝票処理のアウトソーシングによって得られる主なメリットは以下の通りです。

  • 業務効率の向上

  • コスト削減

  • 柔軟なリソース活用

  • 不正の防止

それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

業務効率の向上

伝票処理を専門の業者に委託することで、社内の経理担当者は伝票入力や仕訳といった定型業務から解放され、より戦略的な業務に注力することができます

例えば、財務分析や経営戦略の立案、資金繰りの改善など、企業の成長に直結する業務に時間を割くことができます。

さらに、24時間365日のデータ入力対応や繁忙期の柔軟な対応など、社内では難しい業務体制の構築をめざせることも大きな利点です。

月次決算の早期化やリアルタイムでの経営状況の把握が可能となり、経営判断のスピードアップにもつながります。

コストの削減

伝票処理のアウトソーシングは、企業にとって大きなコスト削減効果をもたらします。

まず、専門の伝票処理要員を社内で採用し、教育する必要がなくなるため、人材関連のコストを大幅に抑えることができます

また、アウトソーシング先の効率的な業務処理により、従業員の残業時間の削減にもつながります。これは人件費の削減だけでなく、従業員のワークライフバランスの向上にも寄与するものです。

さらに、伝票処理に使用するシステムやソフトウェア・ハードウェアの導入・維持費用も削減することができます

最新の技術を導入しているアウトソーシング先に依頼すれば、自社でシステムを更新する必要もありません。

このように、伝票処理のアウトソーシングは、直接的・間接的なコスト削減効果をもたらす有効な手段といえるでしょう。

柔軟なリソース活用

アウトソーシングの活用は、繁忙期や一時的な人員不足など、必要なときに必要な分だけ外部リソースを活用することができます。

例えば、決算期や税務申告の時期など、経理業務が集中する時期にのみ追加の人員を確保することが可能です。

また、急な欠員が生じた場合でも、迅速に対応できるため、業務の停滞を防ぐことができます。

さらに、事業の状況に応じて依頼内容を柔軟に変更できる点も大きな利点です。

企業の成長段階や業務量の変化に合わせて、アウトソーシングの範囲を拡大したり縮小したりすることで、経営資源を効率的に活用する上で大きな助けとなります。

不正の防止

伝票処理のアウトソーシングは、不正防止の観点からも大きなメリットがあります。

第三者の専門家が伝票処理に関わることで、社内での改ざんや横領のリスクを軽減できるためです。

例えば、外部の目が入ることで不正な処理や疑わしい取引が発見されやすくなります。

アウトソーシング先との間で相互チェック体制が構築されるため、強力な牽制機能が働きます。

伝票処理のアウトソーシングのデメリット

伝票処理のアウトソーシングは、企業の経理業務を効率化する有効な手段ですが、導入にあたっては潜在的なリスクも考慮する必要があります。

主な伝票処理のアウトソーシングのデメリットは次のとおりです。

  • ノウハウが蓄積されない

  • 機密情報の漏えいリスク

  • 委託コストの発生

伝票処理のアウトソーシングを検討している経理担当者や経営者の方は、これらのデメリットを十分に理解し、対策を講じることが重要です。

ノウハウが蓄積されない

伝票処理のアウトソーシングにおける重要な課題の一つが、社内に伝票処理のノウハウが蓄積されないことです

例えば、業界特有の会計処理や自社の取引形態に適した効率的な処理方法などが、社内で培われにくくなります。

これは将来的に、内製化への移行を困難にする可能性があります。

また、アウトソーシング先への依存度が高まり、柔軟な経理体制の構築が難しくなることもあるでしょう

この課題に対処するためには、一部の業務のみを外注するなど、ノウハウの蓄積とアウトソーシングのバランスを慎重に検討することが重要です。

また、アウトソーシング先との定期的な情報共有や社内スタッフの教育にも注力しましょう。

機密情報の漏えいリスク

伝票処理のアウトソーシングにおいて、機密情報の漏えいリスクは重要な懸念事項です。

企業の財務データや取引先情報など、機密性の高い情報を外部に委託することで、情報セキュリティ上の脆弱性が生じる可能性があります

このリスクを軽減するためには、セキュリティ体制が整った信頼できる業者を選ぶことが不可欠です。

例えば、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)認証を取得している業者や厳格な個人情報保護方針を持つ業者を選定することが望ましいでしょう。

また、委託先との間で厳密な機密保持契約を結ぶことも重要です。

定期的な監査やセキュリティチェックを実施し、情報管理の状況を確認することで、リスクを最小限に抑えることができるでしょう。

委託コストの発生

専門業者に業務を委託することで、一定の費用が発生します。この費用は、内製で行う場合と比較して高くなる可能性があります。

例えば、月額の基本料金に加え、処理件数に応じた従量課金が発生することがあります。

また、初期設定費用やシステム連携のための追加費用が必要になるケースもあるでしょう。

しかし、コストを評価する際は、単純な金額比較だけでなく、総合的な費用対効果を考慮することが重要です。

アウトソーシングによって得られる業務効率化や経理担当者の時間創出、専門知識の活用などの付加価値も含めて判断する必要があります。

伝票処理のアウトソーシング業者の選び方

伝票処理のアウトソーシングは、適切な業者を選ぶことで大きな効果を発揮します。

しかし、業者選びを誤ると、期待した効果が得られないばかりか、新たな問題を抱える可能性もあります。

適切な業者を選ぶためのポイントを押さえ、自社に最適なパートナーを見つけましょう。

ここでは、伝票処理のアウトソーシング業者を選ぶ際のポイントを5つ紹介します。

対応可能な業務範囲

伝票処理のアウトソーシング業者を選ぶ際、対応可能な業務範囲を確認することは重要です。

まず、基本的な記帳業務や仕訳、試算表作成などの伝票処理に直結する業務をカバーしているか、そして給与計算や決算書作成など、関連する業務にも対応可能かどうかを確認しましょう。

これにより、一貫した経理業務のアウトソーシングが可能になり、業務の効率化とコスト削減を同時に実現することができます。

また、自社の業種や規模に応じた特殊な要件にも対応できるかどうかも重要なポイントです。

例えば、在庫管理や固定資産管理など、業種特有の会計処理に対応できるかも確認しましょう。

業者選定の際は、現在の業務範囲だけでなく、将来的な事業拡大や業務変更にも柔軟に対応できるかどうかも考慮に入れることが大切です。

このように、幅広い視点で業務範囲を確認することで、長期的に安定したアウトソーシング関係を構築することができます。

料金体系

アウトソーシング業者の料金体系は、月額固定制と従量制の2つの料金プランが一般的です。

月額固定制は予算管理がしやすく、処理量が多い企業に適しています。

一方、従量制は処理量に応じて料金が変動するため、季節変動のある企業に適しています。

料金を検討する際は、単に月額費用だけでなく、初期費用や追加オプション費用も含めて総合的に評価することが重要です。

例えば、システム導入費用や研修費用などの初期費用、特殊な処理や急ぎの対応などに対する追加費用も考慮しましょう。

使用する会計ソフトへの対応

アウトソーシング業者が自社の会計ソフトに対応しているかを確認しましょう。

対応している場合、具体的なデータ連携の方法や手順も詳しく確認することが大切です。

例えば、自動連携が可能なのか、それとも手動でのデータ移行が必要なのかなど、自社のニーズに合う業者を選びましょう。

セキュリティ対策

伝票処理の際に扱う情報は極めて機密性が高いため、適切な保護措置が不可欠です。

まず、業者の情報漏えい防止のためのセキュリティ体制を詳細に確認しましょう。

具体的には、データの暗号化、アクセス制限、定期的なセキュリティ監査の実施などが挙げられます。

また、従業員への教育体制や万が一の情報漏えい時の対応策についても確認が必要です。

さらに、プライバシーマークやISO27001などの第三者認証の取得状況もチェックしておきましょう。

これらの認証は、業者のセキュリティ管理体制が一定の基準を満たしていることを示す指標となります。

実績や評判

伝票処理のアウトソーシング業者を選ぶ際、信頼性の高い業者を選ぶことで、質の高いサービスを受けられる可能性が高まります。

まず、同業他社での導入実績を確認しましょう。

自社と似た規模や業種の企業での実績があれば、業界特有の課題に対応できる可能性が高くなります

ただし、ネット上の口コミ評価や情報だけでなく、可能であれば実際に利用している企業に直接話を聞いたり、導入事例を確認することをおすすめします。

伝票処理におすすめのアウトソーシング業者

伝票処理のアウトソーシングは、企業の経理業務を効率化し、コストを削減するための有効な手段です。

適切なサービス業者を選ぶことで、高品質な伝票処理を実現しつつ、社内リソースを他の重要な業務に振り向けることができます。

以下に、伝票処理のアウトソーシングにおすすめのサービス業者を紹介します。

  • カチアルサポート|NTT印刷株式会社

  • マネーフォワードクラウド経費|株式会社マネーフォワード

  • メリービズ バーチャル経理アシスタント|メリービズ株式会社

カチアルサポート|NTT印刷株式会社

出典:NTT印刷株式会社 カチアルサポート

NTT印刷株式会社が提供する「カチアルサポート」は、経理・営業事務・採用/人事などさまざまなバックオフィス業務を厳選されたスタッフが代行するサービスです。

月額43,000円(税抜)から利用でき、必要なときに必要な分だけ業務を依頼できるため、コストを抑えつつ人手不足に対応することが可能です。

カチアルサポートがおすすめの理由

  • 月額43,000円(税抜)から利用でき、コストパフォーマンスに優れている

  • 経理・営業事務・人事など幅広い業務に対応可能で、月ごとに依頼内容を変更できる柔軟性がある

  • スタッフは厳選された正社員で、管理者の監督下で業務を行うため、品質とセキュリティ面で安心

  • 情報セキュリティの国際基準であるISO27001認証やプライバシー保護の証であるPマークを取得

対応可能な業務

経理、営業事務、採用/人事、秘書、クリエイティブなど

料金プラン

【初回限定エントリープラン】43,000円(税抜)/月(税込47,300円)/月内利用時間12時間、契約月数3か月

【ライトプラン】55,000円(税抜)/月(税込60,500円)/月内利用時間12時間、契約月数3か月

【スタンダードプラン】118,000円(税抜)/月(税込129,800円)/月内利用時間30時間、契約月数6か月

【プロプラン】106,000円(税抜)/月(税込116,600円)/月内利用時間30時間、契約月数12か月

会計ソフトへの対応

対応可能 

セキュリティ対策

スタッフはサービス提供元拠点に出社し、管理者の監督下で業務を実施

実績

ベンチャー企業から大手企業まで幅広い企業に導入実績あり

マネーフォワードクラウド経費|株式会社マネーフォワード

出典:マネーフォワードクラウド経費

株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワードクラウド経費」は、申請から経理処理まで効率化できる経費精算システムで、承認代行サービス(BPO)がセットで利用できます。

「申請書作成や領収書の添付に手間がかかる」「申請書類・承認のための出社が必要」など経費書類への手間を解決してくれます。

伝票処理をIT化させたいと考える方には特におすすめのサービスです。

マネーフォワードクラウド経費がおすすめの理由

  • 入力自動化・オートメーション機能が充実

  • 効率的なペーパーレス運用を実現

  • 従業員への支払い、経理処理まで一気通貫で効率化を図れる

機能

申請:経費明細を自動取得・領収書画像データの自動取得・申請・承認がアプリ簡潔など

承認・管理:領収書オンラインチェック・不備入力防止・チャット機能

その他:API連携・会計システム連携など

料金

基本料金 + 従量課金 + オプション料金

※詳細は要問い合わせ

会計ソフトへの対応

マネーフォワード クラウド会計へのシームレスなデータ連携が可能

他社会計システムへのCSV連携・API連携も可能

セキュリティ対策

金融機関と同じ水準のデータ保護

暗号化されたデータ保存するサーバーへのアクセス制限

実績

4,000社以上の導入実績

バーチャル経理アシスタント|メリービズ株式会社

出典:バーチャル経理アシスタント

メリービズ株式会社が提供する「バーチャル経理アシスタント」は、経理業務に特化したアウトソーシングサービスです。

日常的な処理業務から決算業務まで、あらゆる経理業務を包括的にサポートします。

簿記2級以上の実務経験豊富なプロ経理スタッフがオンラインで高品質なサービスを提供してくれます。

首都圏から地方企業、東証一部上場企業から中堅・中小・スタートアップまで、業種や業務フローを問わず対応してくれるおすすめのアウトソーシングです。

メリービズ バーチャル経理アシスタントがおすすめの理由

  • 業務設計・導入・運用まで一貫して伴走

  • 経営状況のリアルタイムなモニタリングを実現

  • スタッフの急な退職や長期休暇などの影響なく、安定したサービス提供

対応可能な業務

経費精算、帳票・仕訳入力、請求書発行、売掛・買掛管理、月次決算、クラウド会計導入支援、経理業務改善コンサルティング

料金

■従業員数5~20名:月額300,000~800,000円

■従業員数20〜50名:月額150,000~400,000円

■従業員数50〜150名:月額200,000円~800,000円

■従業員数150名以上:月額150,000円~3,000,000円

※目安のため詳細は要問い合わせ

会計ソフトへの対応

freee会計, マネーフォワード クラウド会計など30種類以上の取り扱い

セキュリティ対策

ISO27001, プライバシーマーク取得

実績

導入企業多数

※詳細は公式サイトをご覧ください

まとめ:効率的な伝票処理にはアウトソーシング業者の活用がおすすめ

伝票処理は企業の財務管理において重要な役割を果たしますが、人的ミスや非効率な作業工程など、多くの課題を抱えています。

本記事では、伝票処理の基本から効率化の方法、アウトソーシングのメリットまで幅広く解説しました。

特に、紙の伝票や書類の処理が多く、手作業での入力や管理に時間がかかっている企業にとって、アウトソーシング業者の活用は大きな効果を期待することができます

伝票処理のマニュアル作成や業務改善を検討している企業には、カチアルサポートのサービスがおすすめです。

専門スタッフが伝票処理の効率化や平準化をサポートしてくれます。

伝票処理の課題解決と業務効率化を実現したい方は、ぜひ『カチアルサポート』の活用を検討してみてください。