秘書業務の主な仕事は経営者や管理職のサポートです。メールの返信や出張の手配、会合の日程調整など多岐にわたります。秘書業務を効率化させたいと考えているものの、「どのような対策を取ればよいのか」「無理に効率化しなくてもよいのでは」と悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、秘書業務を効率化させる方法やメリットを紹介します。効率化に適した業務やおすすめサービスについても解説するので、参考にしてみてください。自社に合った方法を取り入れ、秘書業務の負担を軽減させましょう。
秘書業務を妨げる要因として考えられるのは、主に以下の3点です。
従業員の経験不足・知識不足
一人が負担する業務量が許容範囲を超えている
従業員間のコミュニケーション不足
経験不足や知識不足により、一つひとつの作業に時間がかかると、業務が思うように進まなくなる可能性があります。特に、複数人で工程別に業務を担当している場合は注意が必要です。ひとつの作業が滞ってしまうと次の工程に進めなくなるため、全体の作業に遅れが発生しやすくなります。
また、経験豊富な従業員でも業務がスムーズにいかないときは、タスク過多の可能性が高いでしょう。やるべきことが多すぎて優先順位の低い業務に手が回らなくなったり、業務効率が低下したりしている恐れがあります。
他にも、従業員間のコミュニケーションが不足していて連携が取れていない場合も、「誰がどこまでやっているか」が分かりにくく、業務が中途半端な状態になってしまうことがあります。
秘書業務の効率化をめざす際に押さえておきたい基本情報は、以下の通りです。
秘書業務の内容
効率化に適した業務と適さない業務
上記2点について詳しく解説します。
秘書業務は、組織や個人のスムーズな運営・業務遂行を支えるという重要な役割を担う業務です。スケジュール管理や会議の手配、電話やメールの応対、書類整理や作成、企業情報の管理などを行います。
また、上司やクライアントとの円滑なコミュニケーションを確保するために、電話の取り次ぎをしたり、ミーティングに同席したりすることもあります。
秘書は機密性の高い情報を扱うケースや、急な対応を求められることも少なくありません。正確性や柔軟性、瞬間的な判断力が必要とされる業務です。
秘書業務の中でも、電話対応やメールの返信、出張の手配や会合場所の確保といったバックオフィス業務は効率化しやすいでしょう。オンラインで委託できるような業務は外部委託に適しています。
一方、書類の郵送や接客対応など、オフラインでのやり取りが必要な業務は外部に委託できない可能性があり、効率化に不向きです。外部委託できない業務については、自社での対応が求められます。
また、臨機応変な対応が求められる業務や、迅速な対応が必要な業務についても自社の従業員でなければ対応できないケースが多く、効率化しにくいでしょう。
秘書業務はどのような方法で効率化できるのでしょうか。効率化に有効な方法は以下の通りです。
タスクを明確にし優先順位を決める
マニュアルを整備する
古い書類を整理する
外部ツールやシステムを導入する
秘書代行サービスに業務を委託する
効率化のやり方や期待できる効果を紹介します。
まずは「何をする必要があるか」「いつまでに準備しておくべきか」といったタスクを洗い出し、明確にすることが大切です。
優先順位を決めておくことで、目標達成までの道筋を見える化します。やるべきことができていなかったり、間に合わなかったりするといったミスを防止できるでしょう。
また、業務スケジュールを決める際は、日程に余裕を持たせるのもポイントのひとつです。万が一思うように業務が進まなくても焦って対応する必要がないため、不安やストレスを軽減できます。
マニュアルがないと業務が属人化しやすく、急な休職や離職があった際に対応できなくなるため注意が必要です。マニュアルを整備して、誰でも業務にあたれるよう体制を整えましょう。
また、人材育成の際にも活用できるため、教育プロセスにかかる人件費や時間を軽減できるという利点もあります。業務遂行のポイントや注意点などもマニュアルに記載するようなシステムを構築すれば、個人だけでなく組織全体の業務の質を高めることができます。
古い書類はきれいにまとめて倉庫にしまいましょう。使用頻度の少ないものを整理しておくと、今必要な書類を探しやすくなります。書類を探す際の無駄な時間を短縮できるだけでなく、書類を誤って紛失したり処分したりするリスクも削減できます。
また、重要な書類は電子データで保存することもひとつの方法です。郵送手続きや書類整理など、紙媒体でのやり取りは完了までに時間がかかりますが、電子データに変更することでバックオフィス業務を効率化できます。
オンライン上で作業できるため、会社に出勤する必要がなく、テレワーク中の従業員でも業務を遂行できます。データ復旧も容易なため紛失リスクにも対応可能です。
ITツールを利用することで、業務工程を管理しやすくなるという利点があります。「誰が何をやっているか」「次に何をすべきか」などを視覚的に確認できるため、今やるべきことが明確になり、業務をスムーズに進行できます。
また、システムを導入することで、業務の自動化を実現することが可能です。データ入力やメールにおける定型文の返信など簡単な業務が自動化されれば、人為的ミスの発生防止にも役立つでしょう。
秘書代行サービスとは、秘書業務を委託できるサービスのことです。電話対応や翻訳、スケジュール調整、メール確認などの代行を依頼できます。委託先は個人事業主から法人までさまざまです。
秘書業務に特化したサービスもあれば、経理や人事などのバックオフィス業務を一括で依頼できるものもあります。基本的には、専門的な知識や経験が豊富な人材が業務にあたるため、業務効率化や質の改善効果を期待できます。人材育成の手間と費用を削減できるため、スタートアップ企業や人員確保が急務となった企業に最適です。
秘書業務を効率化させるメリットは以下の通りです。
業務が円滑化し生産性も向上する
ミスが減ることでストレス軽減につながる
人件費を削減できる可能性がある
メリットの内容について解説します。
秘書業務を外部委託すると、専門性の高い人材が秘書業務を遂行するため業務が円滑化する可能性があります。経験不足の従業員が多いケースや、新人教育に時間がかかっているような企業におすすめです。
また、秘書代行サービスを導入することで社員がコア業務に集中できる環境が整い、生産性が向上するというメリットもあります。空いた時間はサブ業務に割り当てることも可能なため、業務の幅や企業の可能性が広がるでしょう。
ほとんどの秘書代行サービスでは、秘書業務の経験が豊富な人材を採用しています。業務のノウハウを心得ているため、ミスや情報漏えいのリスクを軽減できます。重要なミーティングや懇意にしている取引先との会合などで、日程を間違えたり資料が不足したりする心配がありません。
また、従業員の業務負担が過多になると、「辞めたい」「別の会社のほうが労働環境がよいのでは」と思う機会が増加し、離職につながる可能性があります。業務効率化をめざし従業員の負担が軽減できれば、副次的に従業員の定着率も上がるでしょう。
秘書を新たに雇うと、その分人件費がかさみます。毎月の給与だけでなく、ボーナスや退職金、福利厚生の手配も必要です。また、人材育成にかかる時間や費用も企業が負担しなければなりません。
対して、秘書業務効率化を目指して代行サービスを利用する場合は、サービス利用料の負担のみで済むため、コストを大幅に削減できる可能性があります。業務が効率化するだけでなく人件費も削減できるとなれば一石二鳥です。
ただし、全ての業務を委託すると自社で対応できる人材がいなくなり、利用しているサービスに依存してしまう恐れもあります。有事の際に社内でも対応できるようにすべく、マニュアルを整備するなどして対策を取りましょう。
出典：NTT印刷株式会社
秘書業務の効率化には、カチアルサポートがおすすめです。NTT印刷株式会社が運営・提供するサービスで、秘書業務のみならず幅広い領域のバックオフィス業務を依頼できます。カチアルサポートの主なメリットは以下の通りです。
幅広い業務に対応できカスタマイズも可能
企業規模にかかわらず利用できる
セキュリティ体制が万全
費用が低価格で始めやすい
サービスの特徴とメリットについて詳しく解説します。
カチアルサポートは秘書業務や人事、経理、採用などの幅広い業務におけるバックオフィス業務を依頼できるサービスです。秘書業務では、以下のような業務を依頼できます。
スケジュール調整
メール対応
電話対応
リサーチ業務
各種手配
資料作成
データ入力・管理
契約した時間の使い方は、導入企業側で自由に決めることができます。月毎に依頼内容の変更も可能です。一連のバックオフィス業務をまとめて依頼したい企業や、時期によって依頼内容を変えたいと考えている企業に適しています。
カチアルサポートは、個人事業主から大企業まで利用可能です。「1人で対応する業務範囲が広く、なかなか仕事が進まない」という企業から「繁忙期に備えて、できるだけ早く人手を補充したい」という企業まで、さまざまな要望に対応できます。
サービスは最短6日で利用を開始できるため、急な病欠や退職があった際にも安心です。採用や面接、雇用契約、教育などの手間とコストが不要なので、「新しい人材を採用するほど費用に余裕がない」というときでも利用しやすいでしょう。
カチアルサポートで採用しているスタッフは100％正社員です。厳しいテストや採用面接をクリアした優秀な人材のみが業務を遂行するため、業務の質を向上できます。
また、スタッフはカチアルサポートの運用拠点に出勤した上で、管理者の監督のもと業務に従事する仕組みになっており、セキュリティ体制も万全です。
個人情報や企業機密が秘密裏に抜き取られたり、作業ミスによって情報漏えいしたりするなどのリスクを軽減できます。
料金プランが低価格に設定されているのも魅力のひとつです。プランは4種類で、初回限定プランも利用できます。
エントリープラン | 43,000円（税抜）/月（税込47,300円） 月内利用時間 12時間、契約月数3か月 |
ライトプラン | 55,000円（税抜）/月（税込60,500円） 月内利用時間 12時間、契約月数3か月 |
スタンダードプラン | 118,000円（税抜）/月（税込129,800円） 月内利用時間 30時間、契約月数6か月 |
プロプラン | 106,000円（税抜）/月（税込116,600円） 月内利用時間 30時間、契約月数12か月 |
ライトプランなら60,500円（税込）、エントリープランは47,300円（税込）と月額5万円前後で始められます。仮に新しく正社員を雇用した場合、給与だけでも月20万円~30万円はかかるでしょう。カチアルサポートを導入すれば、業務量や予算に合わせたスモールスタートが可能です。
料金の違いは、契約時間と期間の長さです。業務量が多く、長期に及ぶのであればプロプランがおすすめです。一方、エントリープランは初回限定で利用できるプランとなっており、「まずは試してみたい」と考えている企業に適しています。
複数のプランが用意されているため、業務量や自社課題に応じて適切なプランを選択できます。
秘書業務は出張先の宿の手配やスケジュール調整、メールの返信、電話対応など、多岐にわたります。人手不足の企業では、一人あたりの業務量が増えることで、従業員の負担が増加している可能性があります。急な離職や休職につながることもあるため注意しましょう。
秘書業務の効率化には、「マニュアルを作成する」「ツールを導入する」「古い書類を整理する」などさまざまな方法がありますが、特におすすめなのは秘書代行サービスへの委託です。経験豊富な人材が業務に対応するため、業務の効率化や質の向上効果を見込めます。
カチアルサポートは、秘書業務の効率化におすすめのサービスです。メールの返信やスケジュール調整、各種手配などのバックオフィス業務に対応できます。
厳しい試験をクリアした優秀な人材が業務を遂行するため、業務の円滑化が期待できます。初回限定のエントリープランなら、月額5万円未満で3ヶ月間のお試し利用も可能です。秘書の負担を軽減したいときや、生産性を向上したいときはぜひご活用ください。
