営業事務代行サービスおすすめ5選！選定ポイントや料金相場を徹底解説

「営業事務の代行に興味があるけど、業者選びに失敗したくない」
「営業事務の代行を依頼する場合の料金相場が知りたい」

このように考える企業担当者は多いのではないでしょうか。

本記事では営業事務代行サービスの選定ポイントや料金相場、おすすめのサービスなどについて詳しく解説します。

営業事務代行サービスの導入を検討する際の手引きとしてご活用ください。

営業事務代行の業務範囲

営業事務は、企業の営業活動のサポートを行う業務です。営業事務代行に依頼できる業務内容は主に以下のようなものがあります。

＜社内向け業務＞

• 受発注管理

• 契約管理

• 営業担当者のスケジュール管理

• 顧客リスト作成

• サンプル商品の管理、手配

＜社外向け業務＞

• 電話、メール対応

• 納品指示や確認

• 見積書、請求書作成

• 提案書作成・更新

• 郵送手配

社内向け業務から社外向け業務まで、さまざまな業務を担い、業務範囲が広く時間と労力がかかるため、営業担当者が本来注力すべきお客様へのコンタクトや対応に支障をきたす場合もあり、近年では営業担当者の負担を軽減すべく営業事務代行サービスが注目を集めています。

営業事務代行を活用すべき企業

営業事務代行は、規模や業界に関係なく、業務量の増加やリソース不足に課題を感じるあらゆる企業に適しています。その中でも、特に以下のような状況にある企業は、営業事務代行のメリットを最大限に享受できるでしょう。

• 中小企業やスタートアップ

• 成長中であり業務量が増加している企業

• コスト削減を目指す企業

• 柔軟な営業対応が必要だが、営業担当者に余裕がない企業

それぞれ解説します。

中小企業やスタートアップ

営業事務代行を活用すべき企業として、まずは中小企業やスタートアップが挙げられます。これらの企業は現段階ではリソースが限られる傾向にあるため、自社内部ですべての業務に万全な対応をやりきることが難しいケースもあります。また、人手不足により、営業担当者が営業事務の業務も行うなど、各メンバーが複数の業務を兼任している場合もあります。

営業事務代行を活用することで、営業担当者は本来の営業活動に集中でき、売上の向上や新規市場開拓などにより多くの時間を割けます。

特にスタートアップ企業は、外部のリソースを活用することで急速な成長期においても柔軟な対応が可能になり、スムーズな経営拡大を実現しやすくなるでしょう。

成長中であり業務量が増加している企業

業務拡大や繁忙期などにより業務量が急増しているにもかかわらず、人手が足りず、新たに人材を採用する余裕が今すぐにはない企業にも営業事務代行はおすすめです。

営業事務代行の活用により、見積もりの作成や顧客からの問い合わせ対応、データ管理などの煩雑な業務を外部に委託できます。

既存の従業員はより重要な業務に集中できるようになり、人手不足による業務の遅延やミス発生などのリスクを抑えられます。

コスト削減を目指す企業

営業事務代行は、採用や教育にかかるコストや人件費を削減する手段としても有効です。事務業務を集約することで、効率的な業務稼働となり、稼働単価の低下が見込めます。

また、営業事務代行は柔軟に契約内容を変更できる場合が多いため、その時々のニーズに応じて依頼業務を調整することで、無駄なコストを削減できます。

柔軟な営業対応が必要だが、営業担当者に余裕がない企業

業務量が不規則で自社内部での人員調整が難しい企業や、時期に応じてより対応量が大きく増減する企業にとっても、営業事務代行は強い味方です。

自社が持つニーズの変動に応じて委託する業務範囲や規模を柔軟に調整できるため、効率を最大化して運営体制を拡張できます。

営業事務代行のメリット    

営業事務代行にはさまざまなメリットがありますが、あらゆる企業にあてはまる5つのメリットに注目して解説します。

• コストが削減できる

• 業務の効率化と生産性の向上につながる

• 柔軟な対応が可能になる

• リスクが軽減できる

• 業務品質が向上する

コストが削減できる

営業事務代行を利用する最大のメリットの1つは、コスト削減です。営業事務職として新たな人員を雇用する必要がなくなり、それに伴う人件費や研修費などのコストの節約が期待できます。

また、営業事務代行サービスの多くは、依頼する業務の範囲に応じて費用が変動し、必要な時にのみ利用できるため、コストに抑えられます。

業務の効率化と生産性の向上につながる

営業事務代行の活用により、日々の煩雑な事務作業から解放されることで、営業戦略の策定や顧客との関係構築など、直接的に利益を生み出す活動により多くの時間を使えるようになります。

営業事務代行サービスを提供する業者には、専門知識を持ったプロフェッショナルが在籍していることが多く、業務スピードの向上やミスの減少も期待できます。

こうして業務効率化が進むことで、従業員のワークライフバランスの向上にもつながるでしょう。

柔軟な対応が可能になる

市場環境や業務量の変化に対して、柔軟な対応が可能になることも営業事務代行のメリットです。業務量が増加した場合は依頼範囲を調整し、反対に業務量が減少した場合には依頼範囲の縮小も可能です。

繁忙期や突発的な業務増加にも企業として柔軟に対応できることは、不確実性の高いビジネス環境で営業稼働の出力を保ち続けることは重要な要素だといえます。

リスクが軽減できる

営業事務代行の活用で、人材の雇用や管理に関わるリスクを軽減できます。人材不足や人材の質問題、突然の退職や病休または産休といった変動的な人員の担保など、内部リソースに依存するリスクを回避する手段のひとつとなります。

また、営業事務代行業者は営業事務経験のあるスタッフが対応する場合が多く、業務処理の過程で発生するミスや遅延といったリスクも最小限に抑えられます。

業務品質が向上する

多くの営業事務代行業者では、営業事務経験があるスタッフが業務を行います。また、作業精度に関しても教育が施されており、集中して作業をするためミスの減少も期待することができます。そのため、自社内部で同様の業務を行う場合に比べて業務品質の大幅な向上が期待できます。

契約書の作成から顧客管理、データ集約や整理まで、各種業務を高い品質で実行することで、顧客満足度の向上や営業成績のこれまで以上の改善につなぐことが可能になります。

高品質なサービス提供は、企業のブランドイメージ向上にもつながり、市場での競争力を強化します。

営業事務代行のデメリット    

営業事務代行には多くのメリットがある一方で、注意すべきリスクやデメリットもあります。営業事務代行のデメリットは主に以下の4つが挙げられます。

• コミュニケーションの課題

• 業者による品質のバラつき

• セキュリティリスク

• 過度な依存

デメリットを理解して適切に対処することは、メリットを最大化させるためにも非常に重要です。それぞれ詳しく解説します。

コミュニケーションの課題

営業事務代行に依頼する際、コミュニケーションの障壁が生じる可能性があります。

営業代行業者への委託では、対面ではなく遠隔で作業を行うこととなるので、都度、直接目の前でコミュニケーションをとることはできません。そのため、依頼業務の真意や意図が正確に伝わらず、誤解が生じるリスクもあります。

細かな業務プロセスや企業独自のルールを理解してもらうには、相応の時間と努力を必要とするでしょう。

これらの課題を解決するためには、委託開始時に委託業務の内容や意図をしっかりと伝えることや、委託期間中にはオンラインでの定期的なミーティングや進捗報告のシステムなど、明確なコミュニケーションの機会を設け、相互の目線を合わせた関係性の確立が望ましいでしょう。

業者による品質のバラつき

業者によっては、営業事務代行サービスの品質に大きな差が出ることがあります。一部の業者では、未熟練のスタッフによる作業や、細部にまで目が行き届かないサービスが提供される場合もあり、期待した成果を得られないこともあります。

サービスの品質が低い場合、顧客満足度が低下するなど、ビジネス上の大きなリスクに直結するため、業者選定は慎重に行うことが重要です。

事前に業者の評判や過去の実績をしっかりと調査し、信頼できる業者を選択しましょう。

セキュリティリスク

営業事務代行を利用する際、自社の顧客情報や機密情報を外部の業者に預けることになる場合もあります。そうした際は、情報漏えいや不正アクセスといったセキュリティリスクが発生する場合もあります。

委託先の業者が適切な情報管理体制やセキュリティ対策を講じていない場合、企業の信用失墜や法的な責任を問われるリスクにつながることもあります。

営業代行業務を実際に対応するスタッフが、"委託した業者の社内環境ではなく、自宅のリモート環境で勤務している場合もある" ので、そうした実際の対応環境のセキュリティリスクに関しても把握しておくべきと言えます。

業者のセキュリティポリシーや守秘義務契約の詳細を事前に確認し、場合によっては追加のセキュリティ対策を求めるなどの対策が必要です。

過度な依存

営業事務代行への過度な依存は、組織の自立性を損なう恐れがあります。特に、業務の重要な部分を外部に依存しすぎると、自社内部でのスキルや知識が育たず、将来的に自社で業務を行う際に困難が生じてしまいます。

このようなリスクを回避するためには、委託先の業者と協力しあい、委託業務のマニュアル化や、自社内部での知識共有の機会を設けることも必要です。また、定期的に委託業務の見直しを行い、必要に応じて内部リソースの強化や代替サービスの検討を行いましょう。

営業事務代行サービス選定のポイント

サービス選定の際は、1つの側面ではなく、あらゆる角度から自社の基準に照らし合わせて判断しましょう。

ここでは、営業事務代行サービスを実際に選定する際の6つのポイントについて解説します。

• サービスの範囲と質

• 費用と料金体系

• セキュリティとプライバシー

• 実績と評判

• 契約条件と柔軟性

• コミュニケーションとサポート体制

サービスの範囲と専門性

営業事務代行サービスを選ぶ際に最初に確認すべきは、提供されるサービスの範囲とその質です。自社が必要とする業務がサービスに含まれているか、サービス提供業者が対応する業務の提供品質をどのように担保しているかを事前に確認しましょう。

例えば、顧客対応やデータ入力、請求書の発行など、特定の業務に特化している業者もいれば、営業活動全般にわたるサポートを提供する業者もいます。

自社のニーズに適した提供内容を持つ業者を選ぶことが、営業事務代行活用の成功の鍵となります。

費用と料金体系

費用と料金体系も、営業事務代行サービスを選ぶ際の重要な要素です。明確で理解しやすい料金体系になっているか、隠れた費用がないか、予想外の追加費用が発生しないかなどを確認しましょう。

あわせて、サービスの費用が予算内で収まるかどうか、サービスの範囲や質に対するコストパフォーマンスが高いかどうかの検討が重要です。

セキュリティとプライバシー

営業事務代行に依頼する業務には、顧客情報や企業の機密情報が含まれる可能性があるため、セキュリティとプライバシーの保護は非常に重要です。

サービス提供業者がデータ保護法規を遵守し、情報漏えいを防ぐための堅固なセキュリティ対策を講じているかを事前に確認しましょう。

契約前にセキュリティポリシーを詳しく確認し、疑問点があればクリアにする、必要な場合は追加のセキュリティ対策を求めるなどの対応が必要です。

実績と評判

営業事務代行を提供する業者の過去の実績や市場での評判は、サービスの質を判断する上で重要な指標です。安定したサービスを提供しているか、他の顧客からの推薦や評価はどうかを参考にし、信頼できる業者を見極めることが重要です。

類似の業種や規模の企業へのサービス提供実績がある場合は、口コミやレビューから情報を収集し、自社の期待に沿った業務品質が担保されているかを検討しましょう。

契約条件と柔軟性

契約条件の明確さや柔軟性も重要な選定基準です。事業の成長や変化に応じてサービス内容や契約期間を柔軟に調整できるかどうかが、長期的なパートナーシップを築く上で重要です。また、契約解除の条件や手数料など、契約に関する細かな条項も事前に確認しておくと、後々のトラブルを回避できます。

コミュニケーションとサポート体制

営業事務代行サービスを選定する際の最後のポイントは、コミュニケーションとサポート体制です。サービス提供業者との円滑なコミュニケーションは、業務がスムーズに遂行されるために不可欠です。レスポンスの速さや定期的なレポートの提供など、サービス提供業者のコミュニケーションの質を事前に確認しておきましょう。

また、緊急時の対応や、サービスに関する質問へのサポート体制も、長期的なパートナーシップを構築する上で重要なポイントです。

営業事務代行の費用相場

営業事務代行サービスの料金は、主にその業務内容や範囲、契約形態によって大きく変わります。

一般的な事務代行サービスの料金体系は「固定報酬型」と「従量課金型」の2つに大別され、それぞれの特徴や費用相場は下記のとおりです。

営業事務代行サービス比較5選

営業事務代行は、サービスを提供する業者によってさまざまな特徴があります。サービス品質や費用など、あらゆる角度から各業者を比較し、自社に合ったパートナーを選びましょう。

ここでは参考として、以下5社のサービスを紹介します。

• カチアルサポート｜NTT印刷株式会社

• HELP YOU｜株式会社ニット

• CASTER BIZ assistant｜株式会社キャスター

• パーソルテンプスタッフ｜パーソルテンプスタッフ株式会社

• Remobaアシスタント｜株式会社Enigol

①カチアルサポート｜NTT印刷株式会社

出典：カチアルサポート　NTT印刷株式会社

カチアルサポートは、NTT印刷会社が提供するBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスです。営業事務をはじめ、人事/採用や秘書、クリエイティブなどの幅広い業務を、厳選されたスタッフが代行します。

NTTグループとしての信頼と実績に基づいたサービスを提供しており、品質の高さやセキュリティ体制の面で安心です。

②HELP YOU｜株式会社ニット

出典：HELP YOU　株式会社ニット

株式会社ニットが提供するHELP YOUは、バックオフィス作業を得意とするオンラインアシスタントサービスです。

経験豊富なアシスタントが500人おり、スキルだけではなく仕事に対するマインドも教育しています。

③CASTER BIZ assistant｜株式会社キャスター

出典：CASTER BIZ assistant　株式会社キャスター

CASTER BIZ assistantは、日常業務から専門分野までの幅広い業務をサポートするリモートアシスタントサービスです。

全国各地の優秀な人材が、チーム体制で業務をサポートします。

④パーソルテンプスタッフ｜パーソルテンプスタッフ株式会社

出典：パーソルテンプスタッフ　パーソルテンプスタッフ株式会社

パーソルテンプスタッフの営業事務アウトソーシングでは、メーカーや建設、商社、マスコミなど幅広い業種での実績を持ちます。

プロジェクトの60%でリモートを導入しており、現場常駐とリモートを組み合わせてサービスを提供しています。

⑤Remobaアシスタント｜株式会社Enigol

出典：Remobaアシスタント　株式会社Enigol

株式会社Enigolが提供するRemobaアシスタントでは、クライアントごとに専門のチームを構成してリモートで業務をサポートします。

スタッフは全国から集まっており、オンラインで働く上で重要なスキルの教育・研修を受けているため、ITリテラシーが高い人材です。

カチアルサポートなら営業事務以外もおまかせ！

出典：カチアルサポート　NTT印刷株式会社

業務量が不規則で、繁忙期に合わせてフレキシブルに対応したい場合などは、自由度の高いカチアルサポート（NTT印刷株式会社）がおすすめです。

カチアルサポートでは、契約した時間の使い方は自由に決められ、依頼する内容も月ごとに変更・組み替えできます。

そのため、繁忙期は営業事務にコミットして依頼し、繁忙期以外はその他の業務を依頼する、といった柔軟な対応が可能です。

自由度の高さがありながらもリーズナブルな価格設定のため、「コストを押さえつつ人手不足を解決したい」という企業から選ばれています。

また、カチアルサポートのスタッフはサービス提供元拠点に出社して管理者のもとで業務に従事するため、「リモートだとセキュリティ対策が気になる」といった懸念を持つ企業にもおすすめです。