採用代行（RPO）は、人材採用にかかわる業務を自社の人間に代わって行うアウトソーシングサービスです。人材採用業務を任せたいと考えているものの、「採用代行サービスとは何なのか」「どのような業務を依頼できるのか」といったことが分からず、なかなかサービス利用に踏み込めないという企業も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、採用代行サービスの概要やメリットについて解説します。
サービス利用に向いている企業の特徴や利用時の注意点と対策なども併せて紹介するので、ぜひ参考にしてください。
はじめに、採用代行の概要や注目を集めている理由、類似サービスとの違いといった基本情報について解説します。
採用代行とは、採用業務の一部から多くの工程を外部のプロに委託する方法のことです。「Recruitment Process Outsourcing（RPO）」とも呼ばれています。
業務内容は、応募者対応から書類管理まで、幅広い業務に対応可能です。
依頼者と委託を受ける者で相談しながら委託する業務の内容を決めることができ、正社員だけでなく、パートやアルバイトの採用時にも活用可能とされています。
採用代行サービスは主に、「採用プロセス代行型」と「リクルーター派遣型」の2種類に分類されます。サービスの概要は以下の通りです。
採用プロセス代行型：人材を採用するまでの工程で発生する事務代行を行うもの
リクルーター派遣型：リクルーターに候補者を探し出してもらうもの
多くの企業では従業員の働きやすい環境を整えるための施策として、採用代行のサービスを導入しています。日本では少子高齢化の影響によって売り手市場の状態が続いており、人材確保が難しくなっているのが現状です。
労働者が減少すれば、その分、一人ひとりに分配される業務量が増加します。業務過多の状況や、勤務年数に見合わない仕事の重圧に負担を感じ、退職してしまう方も少なくありません。
こういった状況に有効なのが採用代行サービスです。アウトソーシングサービスに採用業務を委託することで、従業員の抱える負担を軽減できます。
また、近年増加傾向にある採用手法の多様化や採用活動の長期化、内定辞退のリスクへの対応も可能です。
採用代行と人材派遣の違いは大きく以下の通りです。
| 採用代行 | 人材派遣 | |
|---|---|---|
サービス内容 | ・採用に関する事務作業 ・応募者対応 など | ・派遣会社から人材を派遣 |
業務の対応範囲 | ・状況に応じて臨機応変に変更可能 | ・あらかじめ派遣契約書内で定められた業務のみ |
別会社の人材に業務を委託するという意味では似ているサービスですが、業務内容の細かい指示や臨機応変な対応が可能か否かという点に違いがあります。
採用代行は話し合いの中で直接依頼する業務を決められるため、内容の細かい指示や変更ができます。
一方、人材派遣は派遣会社から人材を派遣してもらい、その人物に特定の業務を請け負ってもらうサービスです。派遣された人材は、あらかじめ定められている業務内容、労働環境で仕事をすることになります。
採用代行で依頼できる代表的な業務内容は以下の通りです。
採用計画の立案やアドバイス
母集団形成にかかわる業務
選考に関する業務
内定に関する業務
その他の付随業務
対応できる業務の内容について詳しく解説します。
人材募集から働き始めるまでの採用計画を立てるサービスです。希望に合わせて、採用までのスケジュールや、やっておくべきことを提示してくれます。求める人物像や必須要件の設定、予算の立案や費用対効果の分析なども可能です。採用担当者がいない場合や、初めて採用業務を行う企業に適しています。
母集団とは自社で採用する可能性のある人材（集団）のことで、そういった人材に自社の存在を知ってもらう作業となります。具体的には採用広告の掲載やスカウト業務、エントリーシートの作成、説明会の実施などが挙げられます。
選考に関する業務とは、採用する人材を決める作業です。候補者や書類の管理、書類審査、面接などの採用に関する業務を委託できます。また、試験会場の設定や候補者への合否連絡といった付随業務も依頼可能です。ただし、委託者では候補者の合否判断はできないため、最終的には自社で対応する必要があります。
採用された人材が入社するまでの手続きややり取りを行う業務です。具体的には入社時に必要な書類の送付、入社前研修の実施、個別のフォローアップ面談の実施などを依頼できます。また内定者からの問い合わせ対応や、メールのやり取りなどを委託できるサービスもあります。
サービスによっては、採用作業に付随する業務も依頼可能です。例えば、採用者への定期的なアンケートの実施や採用担当者へのフィードバック、選考データの分析・管理などが挙げられます。
また、グローバル人材を採用するための書類作成などのサービスが可能なケースもあります。サービスや運営会社によって内容は異なるため、事前にしっかり確認しましょう。
採用代行に業務を依頼するメリットは以下の5つです。
採用業務の質を向上させる
従業員がコア業務に集中できる
採用担当者が不在でも採用活動ができる
内定辞退リスクを軽減できる
コスト削減につながる
具体的なメリットの内容について解説します。
採用代行を利用する主なメリットは、採用業務の質を向上できることです。専門的な実績と経験を持つ人材が採用を行うため、鋭い洞察力や最新のトレンドに基づいた知識を活かし、採用プロセスを効果的かつ効率的に進めます。より適切な候補者の特定や選考プロセスの最適化が叶うでしょう。
また、外部の人材に採用を委託することで、新たな視点から採用を実行できるというのも利点のひとつです。担当者によって、採用する人材の傾向が偏ってしまうリスクも軽減できます。多様な視点からのアドバイスを得られるため、人材採用の成功率の向上にもつながります。
応募者のスクリーニングや面接スケジュールの調整、書類審査など、採用業務には事務作業が多く、時間と手間がかかるものです。採用担当者が少ない場合や希望者が多いようなケースでは、担当者の負担が増大する恐れがあります。
このような場合に有効なのが、採用代行です。サービスを導入して事務作業を軽減することで、従業員がコア業務に集中できる環境が整います。採用担当者の業務負担が軽減されるとともに、労働環境も整えられるでしょう。
採用担当者の不在や欠員による影響を最小限に抑え、採用活動を継続できるのも採用代行サービスの強みです。例えば、採用担当者がまだ不在のスタートアップ企業や、担当者が体調不良などで休業してしまった場合などでも採用活動を継続できます。
外部のエキスパートが採用プロセス全体を管理してくれるため、自社にノウハウを持つ人材がいなくても問題ありません。
多くの採用代行サービスでは、候補者との給与交渉や労働条件の提示などのサポートが可能です。内定者としっかりコミュニケーションが取れるため、候補者が納得して内定を受け入れる可能性が高まります。
また、採用代行では採用業務のみを行うため、自社の担当者が他の業務と兼任して採用業務を遂行するよりもスピーディーに候補者と連絡が取れます。内定者からの信頼も得やすくなるでしょう。
採用代行を導入することで、費用の見直しができるのも重要なポイントです。自社の採用担当者が採用業務を行う場合、通常の業務と兼任して採用業務を遂行することも多く、採用にかかる期間が長くなったり、残業時間が増加したりして、人件費がかさんでしまうケースも少なくありません。
一方、採用代行はプロが効率的に採用業務を進めていきます。「費用対効果」の面で考えると、これまで社内の人材にかかっていた人件費や管理費などよりもサービス利用料のほうが割安になる可能性があります。
採用代行を利用する際のデメリットは以下の3つです。
従業員の採用スキルを向上できない
自社イメージとズレが生じる可能性がある
内定者や応募者とコミュニケーションが取れない
具体的な内容について解説します。
業務を外部に委託することで、自社の従業員における採用業務のスキル向上が難しくなる可能性があります。採用ノウハウが育成されない場合、今後もアウトソーシングサービスに頼り続けなければならなくなる恐れもあり、注意が必要です。
ただし、採用業務の全てを委託するのではなく一部委託にすることで、採用スキルを向上できなくなるリスクを軽減できます。また、自社の担当者と一緒に業務を遂行してもらいながら、スキルアップを目指すのも方法のひとつです。
採用代行で面接や説明会などを実施してもらう場合、採用担当者の選任は慎重に行いましょう。場合によっては、応募者が「企業イメージと異なる」「採用担当者と合わないから、内定を辞退したい」などと感じる可能性があります。
どのような人材を派遣してほしいか、自社イメージがどのように定着しているかを事前に伝えておくことが大切です。サービスを利用する前に各社を比較しながら、信頼のおける運営会社を選びましょう。
自社で採用業務を実行しないため、希望の人材と採用代行者が採用した人材にミスマッチが起こる恐れがあります。特に、応募者・内定者との連絡も外部サービスに委託した場合は、相手がどのような人材なのかを把握しにくいでしょう。
このようなミスマッチを防ぐためには、希望の人材について事前にしっかりと伝えておくことが重要です。また、全てのコミュニケーションを委託するのではなく、自社の採用担当者と連絡を取れる機会も残しておく必要があります。
採用代行サービスの利用に適した企業の特徴について解説します。
規模が大きい企業や人気の高い企業は、応募者数が多くなりやすく、一人ひとりとじっくり向き合うことは難しいでしょう。膨大な数の書類審査を行うとなれば、担当者に大きな負担がかかります。そういった場合は、採用代行を導入し、作業効率を向上させましょう。
また、採用ポジションが多い企業にも、採用代行サービスの導入が効果的です。経験豊富なプロは人材の適性を見抜く高いスキルを保有しているため、部署や役職に合わせて適切な人材を紹介できます。
人手不足の企業や、経験値の高い採用担当者が不在の企業などにも、採用代行サービスがおすすめです。従業員の業務負担を軽減できる上に、プロに委託できるため採用業務の質を向上できます。
またグローバル人材を雇う予定がある企業も、採用代行に委託するとよいでしょう。海外の人材を採用する際は、ビザの取得や在留資格の確認など様々な付随業務が発生します。時には、外国語対応を求められることもあります。
採用代行に依頼する場合は必要なスキルを持ったスタッフが対応してくれるため、頻雑な業務も自社で対応する必要がありません。応募者とのコミュニケーションから書類の作成まで、一貫して依頼できます。
採用代行の利用には様々なメリットがありますが、注意したいポイントもいくつかあります。
業務の対応範囲が運営会社により異なる
予算と費用が合うか確認しておく必要がある
情報共有は綿密に行う
セキュリティ対策は万全に
それぞれ解説します。
運営会社によって、利用できるサービスの内容が異なるため注意しましょう。採用スケジュールの立案からサポートまでを総合的に依頼できるものもあれば、採用に関する事務作業のみを可能とするサービスもあります。
自社の状況を分析し、課題に即したサービスを利用することが重要です。従業員にアンケートを取ったり聞き取り調査をしながら、どの業務が負担になっているかを明確にするとよいです。
採用代行サービスの費用は、主に「月額一律料金型」と「従量課金型」の2パターンに分けられます。従量課金型の場合、あれもこれもとサービスを追加していくと、実際にかかる費用が予算をオーバーする可能性があります。
採用代行サービスの費用は運営会社によって異なりますが、目安金額は以下の通りです。
ノンコア業務のみ：5万円～10万円
コア業務のサポート：15万円～30万円
採用業務全般：30万円以上
また、正社員の採用か、パート・アルバイトの採用かによって料金設定が異なる場合もあります。予算が限られている場合は、事前に見積もりを出してもらいましょう。
採用業務を成功させるためには、採用代行を委託する人材と自社の担当者での情報共有が大切です。業務代行を依頼したからと任せっきりにすると、情報連携のタイムラグや情報共有の漏れなどが発生する可能性があります。
また、担当者によって対応に差があったり連絡が遅かったりすると、応募者・内定者から不信感を抱かれトラブルにつながることも考えられます。委託した業務の進捗や、採用状況などを随時確認するようにしましょう。
採用業務では多くの個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策も重要です。万が一情報漏えいが起これば、企業の信用問題に発展する恐れもあります。利用するサービスを選ぶ際は、運営会社がISMSやプライバシーマークを取得しているか、事前に確認することをおすすめします。
ISMS：情報セキュリティマネジメントシステム
プライバシーマーク：個人情報の保護に関するマネジメントシステム
また、採用代行は企業だけでなくフリーランスの方が個人で行っていることもあります。一般的には個人よりも法人のほうが費用や人員を投資しやすいため、セキュリティ対策が強固である可能性が高くなっています。
採用代行サービスは主に以下の3パターンに分けられます。
総合支援サービス系
コンサルティング系
特化系
それぞれのタイプからおすすめの運営会社・サービスを紹介するので、参考にしてみてください。
出典：株式会社ネオキャリア
株式会社ネオキャリアが運営する採用代行サービスは、累計10,000社以上の導入実績があります。総合支援型となっており、求人広告の掲載から応募者管理までのノンコア業務の代行を依頼できます。
24時間365日、土日祝対応可能なのも評価の高いポイントです。国内に5拠点を展開しているため、採用担当者が急病になった際や災害時などでも迅速に対応してもらえます。
サービス提供企業 | 株式会社ネオキャリア |
採用ターゲット | 新卒～中途、正社員・パート・アルバイト |
費用 | 要問い合わせ（月10万円前後～） |
メイン業務 | ノンコア業務 |
サイトURL |
マンパワーグループ株式会社は、世界第3位の規模を持つ老舗総合人材サービス会社です。50年以上の歴史とノウハウがあり、費用対効果の高い採用方法に定評があります。
リピート率は90％以上、経験豊富なオペレーターが親身で丁寧に応募者対応を実施してくれるため、内定者とのコミュニケーションに課題がある企業におすすめです。
「フルパッケージ型」と「選択型」の2つのプランから、自社課題に合わせて選べます。プライバシーマークを取得しているためセキュリティ対策にも安心感があります。
サービス提供企業 | マンパワーグループ株式会社 |
採用ターゲット | 新卒～中途、正社員・パート・アルバイト |
費用 | 要問い合わせ（フルタイムのオンサイトリクルーター1名：100万円以上/月） |
メイン業務 | 採用コンサルタント業務 |
サイトURL |
出典：株式会社アールナイン
株式会社アールナインが提供する採用代行サービスでは、専属の担当者がプロジェクトを運用するのが特徴です。年間30,000件を超える豊富な実績を持った採用担当者が、企業課題の解決に向けてサポートしてくれます。代行範囲は幅広く設定されており、その中から必要なサポートをピックアップしながら依頼する形式です。
また導入後のサポートがあるのも強みのひとつです。PDCAを回し続けながら状況を分析し、採用課題の根本治療に導いてくれます。自社に採用ノウハウがなくてお悩みの企業に適しています。
サービス提供企業 | 株式会社アールナイン |
採用ターゲット | 新卒～中途、正社員・パート・アルバイト |
費用 | 要問い合わせ（お手軽プラン：1万円～、変動型プラン：月10万円～、固定型プラン：月30万円～） |
メイン業務 | 採用業務全般（スカウト代行、面接代行など） |
サイトURL |
採用代行を利用することで、担当者の業務負担を軽減できるだけでなく採用業務の質の向上が期待できます。
一方で、採用代行に頼りすぎてしまうことで、「社内に採用のノウハウが蓄積されない」「自社イメージとズレが生じる可能性がある」「内定者や応募者とコミュニケーションが取れない」といったデメリットも存在します。
そのため、 採用業務を丸ごとアウトソーシングするサービスは、自社にとってハードルも高く、予算的にも厳しいと考える方もいらっしゃるでしょう。
採用代行には、採用計画の策定から実際の選考まで依頼できるものもあれば、採用に関わる事務業務（書類管理、応募者対応など）の代行を中心としたサービスなど幅広く存在します。
カチアルサポートでは、採用計画の策定や選考などの採用のコア業務は自社で行いながらも、採用業務におけるノンコア業務（応募者との面談調整・合否連絡、求人媒体への手配）はアウトソーシングすることができるため、担当者の業務負荷を減らすことができます。
また採用以外にも人事、経理、営業事務、クリエイティブなどさまざまなバックオフィス業務に対応しながら、月額43,000円～（エントリープラン）からとリーズナブルにご利用いただける点も魅力の一つです。採用アウトソーシング活用のトライアルとして、ぜひ一度お試しください。
