「定常業務が多く、効率化したい」
「人手が不足しているため少しでも業務負担を軽減したい」
このようなお悩みをお持ちの担当者は多いのではないでしょうか。
定常業務とは、日々の業務の中で常に発生する業務のことです。しかし、定常業務の量が多くなると、他の業務の進行を妨げることがあります。
本記事では、定常業務の意味や、定型業務、通常業務との違いを解説します。
また、定常業務を効率化するポイントもあわせて紹介しますので、業務改善を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
定常業務とは、そもそもどういった業務を指すのでしょうか。
定常業務とは、発生するタイミングが定期的に決まっており、かつ、その処理内容や手順もあらかじめ定められている業務のことです。
具体的には、毎日顧客データを更新したり、毎月末日に請求書を発行したりする業務を指します。このような業務のことを、一般にルーティンワークともいいます。
定常業務は、手順が明確で誰でも比較的容易に取り組めるという特徴があります。そのため、従業員が他の業務に集中できるよう、自動化や効率化が進められることが多くあります。
しかし、定常業務は企業の安定的な運営を支えるうえで重要な役割を担っています。定常業務が円滑に遂行されることで、生産性の向上や顧客からの信頼獲得にもつながるでしょう。
企業や部署によって、定常業務の内容はさまざまです。どのような業務が定常業務に該当するのか、ここでいくつか例をご紹介します。
部署 | 業務（例） |
経理 | 記帳、給与計算、入金確認 |
総務 | 備品点検、勤怠管理 |
秘書 | メール・電話対応 |
営業 | 顧客管理、営業データの集計、日報作成 |
情報システム | 社内システムのチェック、サーバーのバックアップ作業 |
マーケティング | Webサイト運用レポート作成 |
広報 | SNS投稿 |
続いて、非定常業務とは、どういった業務を指すのか解説します。
非定常業務とは、発生するタイミングが不定期であり、毎回異なる状況に対応する必要があるため、あらかじめ決まった手順で処理することが難しい業務のことです。これらの業務は、臨機応変な判断や柔軟な対応が求められ、マニュアル化が困難という特徴があります。
ここでは、いくつか非定常業務の例をご紹介します。
業務（例） | 内容 |
顧客クレーム対応 | 顧客からの複雑なクレームへの対応 |
トラブルシューティング | 機械の故障、システム障害など、予期せぬトラブルへの対応 |
プロジェクト立ち上げ | 新規事業や製品開発など、大規模なプロジェクトの立ち上げ、進行 |
法規制対応 | 新しい法律や規制への対応 |
これらの例からもわかるように、非定常業務は、予測不能な状況や複雑な問題に対応するために、多様なスキルや柔軟な思考が求められます。
定常業務に似た言葉で、定型業務や通常業務があります。これらの言葉は、定常業務とどのような違いがあるのでしょうか。詳しく解説していきます。
定常業務と定型業務は、どちらも決まった手順で繰り返し行われる業務ですが、業務の発生するタイミングが決まっているか・いないかという点に違いがあります。
定常業務 | 毎日、毎週、毎月など、固定のスケジュールに基づいて行われる業務 |
定型業務 | 固定のスケジュールの有無にかかわらず、決まった手順で行われる業務 |
通常業務とは、平常時に行なっている業務全般を指します。定常業務、定型業務、非定常業務は、この通常業務をさらに細かく分類したものです。つまり通常業務はこれらの業務よりも範囲が広い概念になります。
定常業務のメリットには、大きく以下の3点が挙げられます。
業務の効率化
業務品質の均一化
業務停止リスクの低減
定常業務は、同じ作業を繰り返し行うことで、従業員の熟練度が向上し、より効率的な作業手順が確立されていきます。これにより、作業時間が短縮され、業務効率化が期待できます。また、作業手順が標準化されることで、必要な人員や時間などを正確に予測できるようになり、適切にリソースを分配することが可能です。
従業員が標準化された手順に基づいて作業を行うため、人為的なミスを減らし、品質のバラつきを抑えることができます。一定の品質を保つことで、クレーム件数の減少も期待できます。結果として、顧客満足度やブランドイメージ向上にも寄与するでしょう。
定常業務は、マニュアル化がしやすいため、誰でも同じように作業を行うことができます。これにより、従業員の入れ替わりがあっても、業務の品質が低下することなく、スムーズな引き継ぎが可能になります。また、担当者が不在の場合でも、代理で対応をすることが比較的容易です。
定常業務にメリットがある一方で、デメリットも存在します。定常業務の主なデメリットは以下の2点です。
社員のモチベーションの低下
スキルアップの機会損失
同じ作業を繰り返す定常業務は、従業員に「マンネリ化」や「達成感の薄れ」といった心理的な負荷をかけ、モチベーションの低下につながることが懸念されます。日々変化を感じられず、業務に対する意欲が減退し、最悪の場合、離職につながる可能性も考えられます。
定常業務によるモチベーション低下を防ぐためには、定常業務の負担を軽減する方法を模索しましょう。具体的には無駄な作業の削減や業務分担などで1人の担当者にかかる負担を抑えると良いでしょう。
定常業務を繰り返すことは、従業員のスキルアップを阻む要因となります。同じ業務の繰り返しでは、特定のスキルは磨かれるものの、他のスキルを習得する機会が制限されてしまいます。これは、企業が様々な業務に対応できる多様な人材を育成することを阻み、結果として企業全体の成長を妨げる可能性があります。
この問題を解決するためには、従業員が様々な業務を経験できるような環境を整備することが重要です。具体的には、定常業務を効率化したり、外部へ委託したりする方法が挙げられるでしょう。
定常業務の効率化を実現するためには、現状を正確に把握することが重要です。そのため、業務の可視化が不可欠となります。業務の可視化をすることで、改善できる部分や自動化が可能な作業を明確にすることができます。
業務の可視化とは、業務のやり方やノウハウ、担当者の役割、さらには進捗状況などの必要な情報などを可視化し、誰もが閲覧可能なアウトプットを作成することです。
これにより、非効率な部分や自動化できる作業を明確にし、改善策を検討することが可能になります。
1．現状把握 | 全ての業務を洗い出し、担当者、作業時間、使用するツールなどを一覧化する |
2．ヒアリング | 担当者から、業務内容、課題、改善点などの意見をヒアリングする |
3．問題点の特定 | ヒアリング結果や一覧化した情報を基に、改善が必要な部分、効率化が可能な部分を特定する |
4．改善策の検討 | 問題点に対して、具体的な改善策を検討する |
5．マニュアル作成 | 標準化された業務手順を文書化し、業務の透明性を高める |
定常業務を効率化するための2つの方法について解説します。
ITシステムや自動化ツールの導入
アウトソーシング
ITシステムの導入は、定常業務の簡略化と業務負担軽減に効果的です。以下の4つは定常業務の効率化をする上で、現状多く利用されているシステムです。
会計システム
人事管理システム
顧客管理システム
業務自動化ツール
システムの種類 | システム機能の一例 |
会計システム | ・給与計算 ・経費計算 ・年末調整 ・請求書発行 |
人事管理システム | ・人事管理 ・労務管理 ・給与管理 ・採用管理 |
顧客管理システム | ・顧客管理 ・商談管理 ・問い合わせ管理 |
業務自動化ツール | ・データ分析 ・情報収集 ・資料作成 ・メール送付 |
効率化したい業務内容に合わせてシステムやツールを導入することで、これまで定常業務にかけていた工数を減らし、業務負担を軽減できるでしょう。また、人為的なミスの削減にもつながり、業務品質の向上も期待できます。
アウトソーシングとは、企業が自社の業務の一部を外部の専門企業に委託することです。例えば、これまで手間がかかっていた定常業務などをアウトソーシングすることで、従業員が新規事業の開拓や事業拡大などのコア業務に集中できるようになります。このような環境整備は、企業の成長を加速させることにつながります。
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費用 | 初回限定エントリープラン 43,000円/月（税込 47,300円） 月内利用時間12時間、契約月数3か月 ライトプラン 55,000円/月（税込 60,500円） 月内利用時間12時間、契約月数3か月 スタンダードプラン 118,000円/月（税込 129,800円） 月内利用時間30時間、契約月数6か月 プロプラン 106,000円/月（税込116,600円） 月内利用時間30時間、契約月数12か月 |
業務範囲 | 経理、営業事務、人事/採用、秘書、クリエイティブなどに幅広く対応 |
特徴 | ・業務の切り出しサポートや、マニュアル作成も依頼でき、初めてのアウトソーシング活用に適している ・100%正社員の厳選されたスタッフがサービス提供を行うため、業務のアウトプット品質も安心 ・スタッフがサービス提供元拠点に出社して業務を行うため、セキュリティの心配も不要 |
定常業務の意味や定型業務、通常業務との違い、定常業務の効率化のポイントを解説してきました。
本記事のまとめは下記の通りです。
定常業務とは対応する手順・発生するタイミングが決まっており、繰り返し行われる業務
定常業務が従業員の負担になる危険性がある
定常業務を効率化するためには、業務を可視化し、アウトソーシングの活用やITシステム、自動化ツールの導入を検討する必要がある
定常業務は日々の企業運営を支える、重要な業務です。
しかし、膨大な定常業務は従業員に負担を強い、企業の成長を妨げる可能性があります。
業務負荷を軽減するために、アウトソーシングなどを上手に活用し、企業の成長力を高めましょう。
