「アウトソース」という言葉を聞いたことがあるものの、「どのようなサービスなのか分からない」「何を依頼できるのか把握できていない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、アウトソースの意味や利用するメリット・デメリットについて解説します。外注や人材派遣との違いやアウトソースを導入する際のポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
アウトソースの意味や概要、類似サービスとの違いを解説します。
アウトソースとは、自社で遂行している業務の一部を社外に依頼することです。「外部委託」や「アウトソーシング」とも呼ばれており、言葉の意味や使用方法に大きな違いはありません。
アウトソースは、子会社や協力会社、個人事業主、人材派遣会社などそれぞれの委託先に仕事を依頼し、受託企業（者）は定められた業務を期間内に完了させるという仕組みです。
近年はオンラインで完結するクラウド型サービスもあり、サービスの幅が広がっています。業務効率化を目指す企業や、人手不足の企業での導入が進んでいます。
外注とは、下請け企業に仕事を引き渡すことです。アウトソースとの主な違いはサービスの利用目的です。
アウトソース：業務効率の改善・質の向上
外注：コストの削減
外注では「早く」そして「安く」成果物を納品できる企業の評価が上がりやすくなります。一方アウトソースではあらかじめ期間と料金が定められているケースがほとんどです。受託者は、与えられた時間を有効活用しながら、最善の方法で業務を遂行することが求められます。
人材派遣では、派遣会社と依頼企業が業務内容・期間・料金といった条件を決め、人材派遣会社によって選抜された人材が依頼会社に通勤しながら業務を遂行します。依頼企業は、派遣された人材に直接業務を教えたり、コミュニケーションを取ったりしなければなりません。
一方アウトソースでは、受託者と依頼企業の間に責任者が配置され、責任者が受託者に業務内容を指示します。受託企業はチーム制で業務をこなしていくパターンが多いため、依頼企業が直接指示を出すことなく業務を一任可能です。このように、アウトソースと人材派遣には、依頼企業におけるオペレーション構築やスタッフ管理の負担を抑えられるかどうかという点に違いがあります。
ただし、アウトソースの中には人材派遣によってサービスを提供するタイプのものもあるため、人材派遣もアウトソースの一種と考える方もいます。
アウトソースは、大きく分けて以下の3種類に分類されます。
BPO（business process outsourcing）：業務プロセスの一部を一括して専門業者に外部委託すること
ITO（IT outsourcing）：情報システムに関する業務をまとめて外部に委託すること
KPO（knowledge process outsourcing）：医療品開発や航空機設計などの知的業務を委託すること
どのような業務を委託するかによって、使用するアウトソースの種類が異なります。アウトソースだからといって、適当にサービスを選ぶと自社課題や従業員ニーズに合わない可能性があるため注意しましょう。目的や課題とサービス内容が合わない場合、思うような効果を実感できなくなる恐れがあります。
アウトソースで依頼が可能なサービスの内容は以下の通りです。
経理・総務
人事・採用
営業
IT
ヘルプデスク・顧客対応
対応業務の概要を紹介します。
給与計算や労務管理、税務申告など知識が必要な業務の依頼が可能です。特に経理や総務ではルーティンワークが多く、「コア業務に集中しにくい」「業務負担が大きい」と感じる従業員も少なくありません。メール対応やデータ入力などの事務作業はアウトソースに適した分野となっており、業務効率化をめざすことができます。
採用業務や人材育成、評価などの人事・採用業務を依頼できます。応募者・内定者とのやり取りや研修の進行なども可能です。
ただし、採用する人材の最終決定など、企業の今後を左右する重要な業務は対応不可とされるケースがほとんどです。人事・採用は専門的な知識や豊富な経験が必要とされる業務であるため、質を改善させたいと考えている企業に適しています。
取引先との商談や顧客管理などの営業に付随する業務も対応可能です。営業スタッフの指導や経営戦略の立案、コンサルティング業務などのトータルサポートが可能なサービスもあります。
営業職は人材の定着が難しいといわれており、「営業の人手が足りない」という企業も多いでしょう。営業アウトソースは、自社の営業業務の在り方を見直したり、人手不足を補充したりしたいときに適しています。
システム管理やセキュリティ対策といったIT関連業務も依頼できます。IT関連の業務は専門性の高い分野であるため、アウトソースする企業が多いでしょう。
IT関連のアウトソースには、「テクニカルサポート」「システムマネジメント」「PMO・コンサル」などさまざまな種類があります。また、駐在や運用、フルアウトソーシングといったようにサービス形態も豊富なため、自社に合ったサービスを見極めることが大切です。
コールセンターなどの顧客対応もアウトソースが可能です。顧客対応は時間がかかるため、自社の従業員だけで対応しようとすると業務過多に陥りやすい傾向があります。
また、クレーム対応や問い合わせ対応では精神的なストレスを感じやすく、離職・休職原因にもなり得るため注意が必要です。
販売しているサービスが多い企業や人手不足の企業は、アウトソースに依頼するのが望ましいでしょう。
アウトソースに業務を依頼するメリットは以下の6つです。
経営方針の多角化に対応できる
人手不足の状況でも事業を継続できる
業務を効率化できる
事業の質・競争力が高まる
組織をスリム化できる
コストを削減できるケースもある
メリットの内容について詳しく解説します。
ビジネス環境が目まぐるしく変化している昨今は、全ての業務を自社で対応・完結させることは困難になっています。たとえ新しい事業のために人材を確保しても、またすぐに別の新事業が発足したり廃業したりすることがあるため、その都度人材を採用するのは現実的ではありません。
アウトソースを活用すれば、外部から人材を調達できるため自社で増員する必要がなく、人材や事業への投資リスクを抑えつつ新しい事業を開拓できます。
日本国内の人口は少子高齢化が進んでおり、2008年をピークに減少の一途をたどっています。特に生産年齢人口は年々減少しており、慢性的な働き手不足が生じているのが現状です。
「新しい事業を始めたいけど対応できる人がいない」「離職や退職者のほうが多く、従業員の業務が肥大化している」といった状況に陥っている企業も少なくありません。
このようなケースに最適なのがアウトソースです。自社で対応しきれなくなった業務を外部に委託することで、従業員の負担を軽減しながらも業務を継続できます。従業員年齢が高齢化している企業や、スタートアップ企業での導入におすすめです。
アウトソースサービスを導入することで、従業員がコア業務に集中できる環境が整います。特に経理や総務の分野ではルーティンワークが多く、「雑務に時間を取られてしまいなかなか仕事が進まない」「納期に間に合わない」とストレスを感じている従業員も多いでしょう。
事務作業をアウトソースすれば従業員の負担が軽減されます。健康経営としての効果も期待できるでしょう。
また、業務の効率化が叶えば、空いた時間を別の業務に割り当てることも可能です。新規事業の開拓や事業拡大など、企業としての成長の可能性が高まります。
アウトソースサービスでは、一定の知識や経験を持つ人材が適切な方法で業務を遂行するため、業務の質の向上や改善をめざすことができます。社会保険や労働基準法など法律への対策も可能です。また、会計や税務などの専門的な知識が必要な業務にも対応できます。
豊富な実績とノウハウを持つ他社の人材が業務に加わることで、第三者の客観的な視点に基づいたアドバイスを享受できるのもメリットのひとつです。自社の人材では気が付かないような新しい発見もあるでしょう。業務内容を見直したいときにも適したサービスといえます。
幅広い事業を展開する企業がその都度人材を確保し続けると、組織が肥大化する恐れがあります。組織が大きくなりすぎると統制を取りにくく、組織機能が弱体化することもあるため注意が必要です。
大規模企業や組織形態が複雑化しすぎている企業は、業務をアウトソース化することで、組織の肥大化リスクを軽減できます。組織の縮小が叶えば従業員同士の距離が近くなるため、コミュニケーションが活性化します。従業員の働きやすい環境が整い健康経営にもつながることでしょう。
アウトソースサービスは、人件費やシステム管理料などのコストを軽減したいときにピッタリのサービスです。業務効率が悪化していると「残業しないと終わらない」「人手を追加しなければならない」といったように、コストが肥大化しやすい傾向があります。
一方、アウトソースを運営する企業は、それぞれの分野に関する知識・経験が豊富な人材を採用しており効率的に業務をこなしていきます。
また、受託者から無駄を省くためのノウハウを享受できるのもうれしいポイントです。業務形態や依頼する内容によっては、どのように業務を進めているかを実際に見たりアドバイスをもらえるため、自社の業務改善にも役立つでしょう。
メリットの多いアウトソースサービスですが、利用時には以下のようなデメリットもあります。
情報漏えいリスクがある
自社のノウハウを育成しにくくなる
業務の実態を把握しにくくなる
注意点と対策を紹介するので参考にしてみてください。
個人情報や企業の機密情報を取り扱うような業務では、情報漏えいリスクが発生する恐れがあります。「外部の人材に情報を受け渡す」という工程が増えるため、自社で一括管理するよりもリスクが高まります。情報漏えいが発生すると、企業としての信頼が落ちる可能性があるため注意しましょう。
ただし、アウトソースを運営する企業ではプロを採用しているケースがほとんどです。また、多くの企業は責任を持って事業を運営しているため、セキュリティ体制は盤石であることのほうが多いでしょう。
サービス・運営会社を選ぶ際は、プライバシーマークやISMSなどを取得しているサービス・運営会社を選ぶことが大切です。セキュリティ面についてはホームページ上で解説している企業が多いため、確認してみてください。
アウトソースに頼りすぎると、自社の従業員における業務のスキル向上が難しくなるケースもあります。自社でノウハウが育成されない場合、今後もアウトソースに頼り続けなければならなくなる可能性があるため注意しましょう。長期的に見ると、コストが余計にかかってしまうことも考えられます。
自社のノウハウ・人材を育成していきたいと考えている場合は、コンサルティングやアドバイスまで依頼できるサービスを選ぶのがポイントです。業務効率を改善させる方法や他社から見た場合の自社の問題点を教えてもらえます。
自社の従業員が業務をする場合に比べて、「今どこまで進んでいるか」「問題が発生していないか」といった実態を把握しにくくなる点にも注意が必要です。思っていたよりも業務が進んでいない場合、「次の業務に移行できない」「スケジュールが間に合わない」といった問題が発生する可能性があります。
また、コミュニケーション不足による人為的ミスが発生することも考えられます。例えば、取引先との商談日程に関するやり取りで、自社の担当者とアウトソース受託者で異なる日程を提案してしまった場合、「どちらを信用すればよいのか」「マネジメントができていないのでは」といったように信頼関係が揺らぐこともあるでしょう。
アウトソースを利用する際は、委託先企業や担当者と定期的にコミュニケーションを取り、状況確認をすることが大切です。委託先に任せっきりにせず、自社で対応する部分を残しておくのも良いでしょう。
アウトソースの導入を成功させるためのポイントは以下の通りです。
運営会社・サービスの実績を比較する
自社課題を明確にする
予算を決めておく
依頼できない業務もある
サービス導入時に取り入れたいポイントについて解説します。
サービスの導入実績は「利用のしやすさ」や「顧客満足度」を図る際の、指標のひとつです。運営会社を選ぶ際はまず導入実績を確認しましょう。実績数や導入先の企業の規模をチェックすることで、自社に合ったサービスかどうかを判断しやすくなります。
なお、ニッチな業務を依頼したいときは、専門性の高いサービスに依頼すると良いでしょう。その場合は導入実績数が少ない傾向があります。
自社の課題解決に適したサービスを利用することで、アウトソースのメリットを最大限に享受できるようになります。そのため、以下のような点をクリアにしておきましょう。
従業員が負担を感じている業務
業務完了までに時間がかかっている業務
コア業務以外の業務
従業員が必要としているサポート
ミーティングやアンケート、サーベイを実施して、自社の現状を把握・分析することが大切です。またその際、業務フローまで決めておくとスムーズに依頼が進みます。どの業務をどこまで依頼するか、どれくらいの期間サービスを利用するか考えておきましょう。
アウトソースに依頼する内容や期間によって、サービス料金が異なります。料金体系は月額制と従量制の2パターンです。月額制は毎月一定の料金を支払う方法で、依頼する業務量が多いときに適しています。
一方、従量制は利用するサービスによって料金が課金されていくシステムになっており、一時的に利用したいと考えている企業に最適です。
トータルサポートやオプションを追加してサービス内容を充実させた場合は、費用がかさむこともあります。予算オーバーになると「コスト削減」のメリットは享受できなくなるため、あらかじめ予算と料金を十分に比較しましょう。
アウトソースサービスでは、基本的には幅広い業務を委託できますが、一部には委託できない業務も存在します。例を挙げると、国家資格保持者の独占業務、サービサー法など特別な法律で禁じられている業務などです。
また、採用する人材を最終決定する業務のように、企業の将来を左右するような特別な判断を行う業務も対応不可とされているケースが多いため注意しましょう。
カチアルサポートは、弊社（NTT印刷株式会社）が運営するアウトソースサービスです。バックオフィス業務の代行・サポートを行い、幅広い業務分野に対応しています。具体的には以下のような業務を中心に代行します。
営業事務
経理
採用
人事
秘書
クリエイティブ
簡易翻訳
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NTTグループがご提供する、業務品質・セキュリティともに安心して依頼できるサービスです。
サービス提供企業 | NTT印刷株式会社 |
メイン業務 | 経理、営業事務、秘書・人事/採用などに幅広く対応 |
費用 | 初回限定エントリープラン 43,000円（税抜）/月（税込47,300円） ライトプラン 55,000円（税抜）/月（税込60,500円） スタンダードプラン 118,000円（税抜）/月（税込129,800円） プロプラン 106,000円（税抜）/月（税込116,600円） |
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アウトソースとは社外の人材に業務を委託することです。経理や総務、人事、採用、ヘルプデスク、ITなどさまざまな業務を依頼できます。
アウトソースを利用するメリットは、「経営方針の多角化に対応できる」「業務効率化が叶う」「業務の質を改善できる」など多数あります。
自社課題に合ったサービスを導入することで費用対効果を向上できるため、従業員ニーズや問題点を明確にした上で自社に合ったサービスを見極めましょう。
サービス導入時のポイントや利用時の注意点を記載した今回の記事も、ぜひ参考にしてみてください。
