オンライン事務代行の選び方は？料金相場や厳選サービス3社も紹介！

「事務作業が多く、外部委託を検討している」

「業務量が毎月異なるため、柔軟に対応してもらえるサービスを見つけたい」

このような悩みを抱えている企業は、多いのではないでしょうか。

人材派遣を利用するほど業務が多くない場合や、月々の業務量にばらつきがある場合は、オンライン事務代行の利用がおすすめです。

オンライン事務代行の中には、リーズナブルな価格設定や業務への柔軟な対応など、さまざまな特長を持つサービスがあります。

本記事では、オンライン事務代行の選び方のポイントや、料金相場を解説します。

オンライン事務代行のおすすめサービスもご紹介しますので、導入を検討する際にお役立てください。

オンライン事務代行とは

本章では、オンライン事務代行の意味や、フリーランスに事務代行を依頼する場合との違い、依頼できる業務例などを解説します。

• オンライン事務代行の意味

• オンライン事務代行企業とフリーランスの事務代行の違い

• オンライン事務代行に依頼できる業務例

オンライン事務代行の意味

オンライン事務代行とは、リモート（遠隔）で対応する事務作業の代行サービスです。

このサービスを利用することで、企業や個人が事務作業を、外部の企業に依頼することができます。業務の依頼から納品までオンライン上で完結するため、場所や状況にかかわらずサービスを導入することが可能です。

昨今の人手不足という背景から、オンライン事務代行は非常に注目を集めているサービスです。

また、オンライン事務代行は、「オンラインアシスタントサービス」や「オンライン秘書」などと呼ばれることがあります。

オンライン事務代行企業とフリーランスの事務代行との違い

オンライン事務代行を提供しているのは、大きく分けて「専門企業」と「フリーランス」の2種類です。

同じオンライン上のサービスであっても、専門企業に依頼する場合と、フリーランスとでは、以下のような違いがあります。

フリーランスのオンライン事務代行は、価格や条件を交渉しやすいことが魅力です。しかし、スケジュールや依頼内容の変更などへの対応が困難な場合があり、業務に支障をきたすこともありえます。

サービスを選定する際は、これらの違いを理解したうえで、自社の状況に応じたオンライン事務代行を選びましょう。

オンライン事務代行に依頼できる業務例

オンライン事務代行には、さまざまな業務に対応できるサービスがあります。一方で、経理などの専門分野に特化したものもあり、サービスを導入する前に、業務範囲を理解する必要があります。

以下は、オンライン事務代行で依頼できる業務の例です。

オンライン事務代行のメリット

オンライン事務代行を利用することは、企業にとって大きなメリットがあります。

本章では、代表的な3つのメリットをご紹介します。

• コア業務に集中できる

• コストを抑えることができる

• 地方都市企業でも人材確保ができる

コア業務に集中できる

コア業務とは、戦略立案や経営企画など、直接成果や利益を生み出す業務を指します。しかし、事務作業が日常的に多いと、従業員の時間が事務作業に取られてしまい、コア業務に十分集中できないという課題を抱える企業も多いのが現状です。

例えば、電話の一次対応や書類作成、データ入力といった事務作業をオンライン事務代行に委託することで、従業員が利益や成長に直結する業務に十分な時間を確保できるようになります。

コストを抑えることができる

オンライン事務代行を利用することで、残業時間を減らし、人件費を削減することができます。

膨大な事務作業が要因で、従業員が慢性的に残業をしている場合、オンライン事務代行を活用することで、残業時間の削減につながるでしょう。もちろん、オンライン事務代行を利用する費用はかかりますが、各分野に精通したスタッフが対応するため、短時間で高品質なアウトプットが期待できます。

また、事務にあたる従業員の新規採用を検討している場合も、オンライン事務代行を活用した方が費用対効果が高い可能性があります。

オンライン事務代行を活用することで、一定のスキルを持った人材をすぐにアサインできるため、採用費や福利厚生費といったコストの削減にもつながります。

このように、人件費や採用費を抑える効果が期待できる点も、オンライン事務代行の大きなメリットです。

地方都市企業でも人材確保ができる

オンライン事務代行は、スタッフが出社する必要がないため、地方都市に拠点のある企業でも利用しやすいサービスです。

地方都市に拠点がある企業では、地元で優秀な人材を確保することが難しい場合があります。また人口が減少しているエリアでは、求職者の人数が少なく、特定のスキルを持った人材がすぐに見つからないこともあるでしょう。そのような課題がある企業にとって、オンライン事務代行は、地元の人材不足を克服する有効な手段といえます。

オンライン事務代行のデメリット

オンライン事務代行には大きなメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。

本章では、オンライン事務代行のデメリットを解説します。

• オンラインツールに慣れる必要がある

• スタッフとの相性が合うかわからない

• 社内にノウハウが蓄積しない

オンラインツールに慣れる必要がある

普段の業務で、オンラインツールを活用していない場合、導入に抵抗を感じることがあるかもしれません。

オンライン事務代行は、業務のほとんどがオンライン上で完結するため、利用する企業側にある程度の、ITスキルが求められます。例えば、メールやチャットなどのコミュニケーションツールの導入や、大容量のデータを送受信するためのネットワーク環境の整備などです。

また、オンラインでの業務に慣れていない企業にとっては、クラウドでのファイル共有やチャットでの連絡方法に、戸惑う場合があるでしょう。紙ベースでの作業や、対面での業務指示が日常的な場合、オンライン上でのやりとりが主となるオンライン事務代行の導入がスムーズに進まない可能性があります。

スタッフとの相性が合うかわからない

オンライン事務代行企業と契約した場合、実際に業務を担当するスタッフと、事前に面談することはほとんどありません。そのため、業務を開始してみなければ、スタッフとの相性やスキルを判断することが困難です。

このような事態を避けるためには、トライアル期間やお試しプランのあるサービスを活用し、実際に稼働するスタッフとの相性を確認すると良いでしょう。

社内にノウハウが蓄積しない

長期的にオンライン事務代行を利用する場合、自社の従業員が業務に携わる経験が不足し、社内にノウハウが蓄積されない可能性があります。また、特定の業務を外部委託に依存しすぎると、サービスを中止した後に、社内に適性のある人材がおらず、業務が停滞するリスクもあります。

このようなリスクを避けるには、オンライン事務代行と定期的なフィードバックの場を設けることが有効です。これにより、委託している業務のフローやアウトプットへの理解が深まるでしょう。さらに、このフィードバックを社内で共有することで、ノウハウを蓄積していくことができます。

オンライン事務代行の選び方ポイント3選

昨今、オンライン事務代行が注目されるにつれ、提供している企業やサービスの数が増えてきています。

本章では、数あるオンライン事務代行の中から、自社にとって適切なサービスを選ぶポイントを解説します。

• 業務体制の違いを理解する

• セキュリティ対策は十分か確認する

• コミュニケーションの方法を確認する

業務体制の違いを理解する

オンライン事務代行には、「チーム制」と「担当者固定制」の大きく2つの体制があります。

チーム制は、複数のスタッフがチームを組んで、依頼者の業務を分担しながら進める体制です。

以下は、チーム制のメリット・デメリットです。

担当者固定制は、1人のスタッフが継続して、依頼者の業務を担当する体制を指します。

担当者固定制のメリット・デメリットは以下の通りです。

利用するオンライン事務代行によっては、チーム制と担当者固定制を選択することができるサービスもあります。中には固定の窓口専属スタッフと作業チームのハイブリッド体制で運営しているサービスもあるため、導入を検討する際には事前に確認をするようにしましょう。

セキュリティ対策は十分か確認する

オンライン事務代行を選定する際に、セキュリティ対策について確認することは非常に重要です。なぜなら業務を外部委託することは、情報漏えいのリスクがあるためです。

例えば、次のような認証の有無は、セキュリティ対策を適切に講じているかどうかの目安になります。

この他に、セキュリティポリシーの確認や、スタッフに対するセキュリティ教育の実施状況なども、あわせて確認するようにしましょう。

コミュニケーションの方法を確認する

オンライン事務代行は、メールやビジネスチャットツールで、ほとんどのコミュニケーションが完結します。そのため、自社で使い慣れたツールを使用できるか、確認しましょう。すでに自社で使っているツールを使用できれば、オンライン事務代行の導入がスムーズです。

また、業務の依頼や相談ができる窓口専属のスタッフの存在は、オンライン事務代行を選ぶうえで重要なポイントです。業務に関する要望を、窓口スタッフが取りまとめて各スタッフに伝達してくれるため、コミュニケーションにかかる時間を短縮することができます。

オンライン事務代行の料金相場

本章では、オンライン事務代行の料金体系の違いと、それぞれの相場について解説します。

• 月額制と従量課金制の違い

• 料金相場

月額制と従量課金制の違い

オンライン事務代行の料金体系には、大きく「月額制」と「従量課金制」の2種類があります。

月額制とは、毎月決まった料金を支払い、契約で定めた範囲の時間や業務内容で、オンライン事務代行を利用する料金体系です。

月額制には、以下のようなメリットとデメリットがあります。

月額制の場合、業務量が少ない月には、依頼する業務や料金プランを変えることができるサービスもあります。柔軟な対応が可能なオンライン事務代行を利用し、業務量が少ない月に割高になることを防ぎましょう。

従量課金制とは、利用した業務量や時間に応じて支払う料金体系を指します。1時間ごとに課金されるサービスから、「メール対応1件につきいくら」といったように、個々の業務に対して課金されるものもあります。

従量課金制のメリットとデメリットは次の通りです。

従量課金制は、利用量に応じて料金が変動するため、長期的なコスト予測が困難です。しかし、必要な分だけ利用できるため、スポットでの利用に適した料金体系といえます。

料金相場

月額制の相場は、概ね月額55,000円〜120,000円（税抜）となっています。時給換算すると、3,000円～4,000円となるオンライン事務代行が多くあります。ただし、月内利用時間や契約月数によって料金プランが異なります。

従量課金制の場合は、1時間あたり2,500円（税抜）が相場です。しかし、この料金に加え、基本料金やプロジェクト管理費などの名目で費用が発生するサービスもあります。また、専門的な業務に関しては、別途費用がかかる場合もあります。

オンライン事務代行の厳選サービス3社

本章では、厳選したおすすめのオンライン事務代行を、3社ご紹介します。

• カチアルサポート

• クラウドワークス エージェント

• メリービズ

カチアルサポート

出典：NTT印刷株式会社 カチアルサポート

カチアルサポートは、NTT印刷株式会社が運営している、オンライン事務代行です。

経理・営業事務・人事/採用・秘書・クリエイティブなど幅広い業務に対応していることが特長です。依頼業務は自由に組み替えることができ、月ごとに依頼する内容を変更可能です。そのため、繁忙の波にあわせて依頼する業務を調整することができます。

カチアルサポートでは、窓口専属スタッフが企業からの依頼や相談に応じます。要望に応じて、各分野に精通したスタッフをアサインするため、コミュニケーション負荷がかかりません。また、初回限定エントリープランが用意されており、お試し価格で3ヶ月間、スタッフとの相性やスキルを確認することが可能です。

また、採用過程において厳しい審査基準が設けられており、面談やスキルチェックなどの審査を通過したスタッフのみが業務に従事することで、安定した質の高いアウトプットにつながっています。さらに、スタッフは必ずサービス提供元拠点に出社して、管理者監督のもと作業に従事します。加えてカチアルサポートを運営しているNTT印刷株式会社は、情報セキュリティの国際基準であるISO27001認証と、個人情報保護の証であるPマークを取得しているため、機密情報を扱う業務も安心して委託することができます。

参照：NTT印刷株式会社 カチアルサポート

クラウドワークス エージェント

出典：クラウドワークス エージェント

クラウドワークス エージェントは、企業とフリーランスのマッチングを行い、オンライン事務代行を提供しています。国内最大級のクラウドソーシングサービスである、クラウドワークスに登録している600万人もの人材から、自社のニーズに応じた人材を見つけることが可能です。

クラウドワークス エージェントは担当者固定制を採用しており、継続して同じスタッフが業務に対応します。日々のコミュニケーションの中で、スタッフは業務理解を深めることができるため、依頼業務のマニュアルが必要ありません。

契約前に、候補者の経歴書確認とオンライン商談の機会があり、ミスマッチを防ぐことができます。また、エージェントがフリーランスをフォローする体制があるため、スムーズに業務を開始・継続することができます。

参照：クラウドワークス エージェント

メリービズ

出典：メリービズ

メリービズは経理業務に特化した、オンライン事務代行です。

仕訳入力や経費精算などの日常業務だけではなく、クラウド会計ソフト導入など経理のDX化推進までサポートしてくれます。経理業務全体の改善・コンサルティングを行うサービスもあるため、抜本的な業務改善に取り組むことができます。

経理業務を代行するのは、簿記2級以上の保有者や、税理士事務所での広範囲なサポート経験者など、高いスキルと豊富な経験を持つスタッフです。

参照：メリービズ

オンライン事務代行を活用してコア業務に集中しよう

本記事では、オンライン事務代行の選び方や、料金相場などについて解説してきました。

記事のまとめは以下の通りです。

• オンライン事務代行とは、リモートで対応する事務作業の代行サービス

• オンライン事務代行を活用することで、コア業務への集中や、従業員の残業時間削減が期待できる

• オンライン事務代行を導入する際には、業務体制やセキュリティ対策、コミュニケーションの方法などを確認する必要がある

• オンライン事務代行の料金体系には、月額制と従量課金制があり、それぞれメリット・デメリットがある

オンライン事務代行を導入すれば、企業の拠点を選ばず優秀な人材に業務を依頼することができます。

月々の業務量に応じて柔軟な対応が可能なため、人手不足に悩んでいる企業にとっておすすめのサービスといえます。

ぜひ、オンライン事務代行を活用して、従業員がコア業務に集中できるようにしましょう。