「事務作業に追われて営業や商品開発が進まない」「事務員の業務過多でミスが目立ってきた」「事務員を新たに雇いたいれど採用コストが気になる」
このようなお悩みがあれば事務代行サービスがおすすめです。
事務代行サービスでは、事務作業を外注することで、費用を抑えながら事務のプロに仕事を依頼できます。
この記事では事務代行サービスについてのメリットデメリットを把握し、失敗しないサービスの使い方をまとめました。事務代行を利用して社員の負担を減らし、売上や経営を安定させたい方はぜひ参考にしてください。
事務代行サービスとは、自社の事務作業を外注（アウトソーシング）できるサービスのことです。
事務代行で取り扱うサービスは多岐にわたります。事務員を雇用するのとは異なり、スポット利用もできるため、自社にとって必要な時に必要な業務だけを委託する使い方も可能です。
近年では人件費などのコスト削減や業務効率化のために、事務員を採用するのではなく、こういった事務代行サービスを利用する企業が増えてきています。
また社内の人的リソースが少ない中で、自社の社員には、会社の利益に直結するコア業務に注力してもらうようにするためにも、事務代行サービスの活用が注目されています。
事務代行で依頼できる代表的な業務内容は以下の通りです。
経理
秘書・総務
営業サポート
一般事務
その他庶務
事務代行を依頼する前に、自社で必要な業務内容をピックアップしておくと良いでしょう。
事務代行サービスでは、下記のような経理全般の業務を依頼できます。
入出金管理
給与計算
月次決算
年末調整
決算・申告業務
仕訳整理・記帳
売掛金・買掛金管理
経験豊富な事務員がなかなか採用できない場合は、代行サービスに経理業務を依頼することで、採用にかかる費用や人件費の削減につながります。
また、その分野に精通した人材に依頼できるので、教育にかかる工数も減らすことができます。
下記のような総務・秘書業務の代行も可能です。
契約書管理
受付業務
スケジュール管理
会議サポート
電話応対のみならず、様々なアシスタント業務も委託できます。
営業に付随する業務を代行するサービスです。基本的な業務の内容は以下の通りです。
営業資料作成
電話やメールの対応
見積書・請求書発行
クレーム対応
顧客リストの作成・更新
自社の営業担当者には、新規顧客の開拓や商談中の顧客のフォローなど、より多くの契約を獲得するための活動に注力してもらいたいですよね。
そのため、なるべく事務作業は事務代行に依頼して、営業メンバーのコア業務である営業活動に専念できるようにすると効率化が進みます。その結果、営業成績が底上げされ、売上の増加につながることが期待できます。
事務代行では、下記の一般的な事務作業を依頼可能です。
社内資料作成
ファイリング
データ入力
発送業務
備品管理
バックオフィス全般を事務代行に外注すると、自社のコアな業務にリソースを割けるようになります。
その他にも社内の細々とした事務業務の依頼も可能です。
名刺管理
アンケート管理
社員の名簿作成
上記のような事務作業も外部に委託することで、社員が注力すべき業務に時間を充てることができます。
事務代行に業務を依頼するメリットは以下の5つです。
重要な業務に集中できる
事務作業のクオリティが保たれる
採用コストがかからない
必要な時のみ利用できる
教育や指導のいらない即戦力が期待できる
具体的な内容について解説します。
煩雑な事務作業を外部に委託することで、より重要な業務に集中できます。これまで事務作業に費やしていた人員や時間を自社のコア業務へ回せるため、自社のリソースを最大限活用できるでしょう。
特に従業員数があまり多くない中小企業で、事務作業の一部を事務員以外が負担しているなら事務代行を検討するのも一つでしょう。
専門知識を持つスタッフが対応するため、事務作業のクオリティが担保されます。さらに業務委託で依頼できるため、スキルが費用に見合わない場合は契約の見直しも可能です。社員として事務員を採用するよりもリスクが低いといえるでしょう。
社員として採用すると、毎月の給与に加えて、社会保険などの人件費がかかります。また、採用のためには、広告費やエージェントの仲介手数料なども発生します。
加えて、実費以外にも、面接など採用にかかわる社員の人件費や工数もかかることを考慮すると、事務代行を利用することで、そういったコストを抑えて、必要な人材を確保できます。
事務代行は、必要時のみ利用できるため費用負担が最小限に抑えられます。繁忙期や決算期など事務作業が負担になる時期だけスポット利用ができます。
事務員を雇用すると常に人件費がかかりますが、事務代行は必要時だけの費用で抑えられるでしょう。
事務代行はすぐに作業できる人員に委託できるため、即戦力として期待できます。事務員を新たに雇う場合は未経験や経験の浅い人を採用する場合もあるでしょう。事務代行を利用すると、教育する時間や指導する人員の人件費を抑えられます。
事務代行を利用するデメリットは以下の3つです。
自社の事務ノウハウが構築できない
作業内容やスキルがブラックボックス化する
関係性の構築が難しい
業務委託で費用を抑えられる代わりに、自社の人材ではない点に注意が必要です。具体的な内容を解説します。
自社のスタッフではないため、社内にノウハウを蓄積していくことが困難です。そのため、自社の事務スキルを高めていきたいのであれば事務員の採用が望ましいでしょう。
事務作業を外部へ委託することで、具体的な作業内容が不透明になる可能性があります。結果、今後も代行に頼り続けなければならなくなる恐れもあり、注意が必要です。
ただし、事務業務のすべてを委託するのではなく、一部委託にすることで、スキルが向上できなくなるリスクを軽減できます。また、自社の担当者と一緒に業務を遂行してもらいながら、スキルアップをめざすのも方法のひとつです。
自社スタッフではないため関係性の構築が難しい可能性があります。
キックオフミーティングを行ったり、定期報告を受けたりするなど、関係性が薄くても信頼できる仕組み作りが必要です。納期やスケジュールの変更などイレギュラーな内容を気軽に相談できる方法を探るのも大切でしょう。
実際に事務代行サービスを利用する際に気をつけるポイントは以下の2点です。
サービス内容
信頼性
具体的に注意すべきポイントを解説します。
どのようなサービスを提供する事務代行業者なのか事前に把握し、自社のニーズと照らし合わせましょう。自社で求めるスキルや必要な経験の水準も明確にしておくと安心です。自社が求める作業に必要な資格を持っている人と契約できるかもチェックする必要もあります。
外部委託になるため自社の情報が漏洩しないように注意が必要であり、信頼性の確保は必須です。事務代行サービス業者は増えており、利用する際にポイントを抑えなければ逆にコストや時間がかかる可能性があります。
事前に失敗リスクを減らすために以下の点に気をつけましょう。
依頼できる業務と費用を明確にした上で契約する
秘密保持契約を結ぶなど情報漏洩に注意する
すでに実績のある事務代行業者を選ぶ
ルールやマニュアルの共通認識を徹底する
丸投げしない
事務代行サービスをうまく利用すると自社の時間や費用を節約して事業に専念できます。
事務代行サービスの料金形態は2種類あります。
月額制
従量課金制
相場を以下の表にまとめました。月額は稼働時間により決まっているケースが多くなっています。
| 20時間 | 月額5万円～ |
30時間 | 月額8万円～ |
| 50時間 | 月額12万円～ |
特別な資格が必要である専門事務の場合は上記の一般事務の相場よりも高くなる傾向があります。自社が事務代行を依頼したい具体的な業務量を調査してから見積もり依頼を出すのがおすすめです。
また従量課金制の場合は、依頼された業務や時間に対して、費用がかかる料金形態を指します。
従量制 | 1業務当たりの費用×業務量 | 【例】 |
時給制 | 時給×稼働時間 | 【例】 |
事務代行サービスをどうやって選べば良いかわからないという方のために、下記3つのサービスをご紹介します。
カチアルサポート
フジ子さん
B -FOLLOW
利用シーンごとにおすすめなサービスをピックアップしています。自社に合ったサービスを選びましょう。
引用元：カチアルサポート
NTT印刷のカチアルサポートは、厳選されたスタッフが経理・営業事務・採用/人事などさまざまなバックオフィス業務を代行するサービスです。
複数の業務を組み合わせて依頼でき、必要に応じて依頼業務の内容を変更できるため、柔軟性のある利用が可能です。
スタッフは全て正社員となっており、セキュリティ体制の高い拠点に出社して、管理者の監督下で業務に従事しています。
業務品質や情報セキュリティの面で、安心して業務を依頼できるサービスです。
サービス名 | カチアルサポート |
費用 | エントリープラン 43,000円（税抜）/月（税込47,300円） スタンダードプラン 118,000円（税抜）/月（税込129,800円） |
業務範囲 | 経理、営業事務、秘書・人事/採用などに幅広く対応 |
特徴など | 100％正社員の厳選スタッフ |
引用元：フジ子さん
フジ子さんはオンラインで事務代行を行うオンラインアシスタントを依頼できるサービスです。委託した担当者のスキルや、費用対効果に不安があるならトライアルが長い方が安心して利用できます。
業務内容も経理、秘書/総務、人事、WEBと幅広く、プロの即戦力人材からのサービス提供が可能です。
サービス名 | フジ子さん |
費用 | PLAN20（20時間/月） 57,000円/月 |
業務範囲 | 経理、秘書や総務、人事、Webサイト運用 |
特徴など | 無料トライアルが1週間と長い |
参考：フジ子さん
引用元：B-FOLLOW(ビーフォロー)
B-FOLLOWはオフラインでの作業依頼も可能な事務代行サービス。
しかしオフライン作業を依頼する際には事前に相談が必要です。
5時間の無料トライアルがあるため、短期間でクオリティを判断して継続利用するか判断できるのも魅力的です。
アシスタントが作業者と自社の間に入りディレクションを行うため、作業者への指示出しの作業も少なくてすみます。
サービス名 | B -FOLLOW |
費用 | 月20時間プラン 50,000円/月 |
業務範囲 | 営業サポート、秘書、人事/経理、クリエイティブ（Webサイト・名刺・メルマガなど） |
特徴など | 5時間の無料トライアル 専属アシスタントが自社と作業スタッフの間に入るため指示出しの手間が減らせる オフライン作業にも対応 |
事務代行サービスを使うと採用コストなどの費用が抑えられて、クオリティの高い事務作業を外注できます。
現在は物価の高騰などもあり、経費の削減が必要な企業は多いでしょう。さらに今後の日本は社会保険料や最低賃金が上がる見込みも高くなっています。
安定した経営のためには時代のニーズに合った事務代行サービスの利用により経営を安定させ、事業成長に直結する業務に自社スタッフのリソースを確保することが大切です。事務代行サービスを通じて、自社の経営を最適化していきましょう。
カチアルサポートでは、最短6営業日で稼働できるプロの人材が豊富に在籍しております。繁忙期やスポット対応も可能ですので、事務に人手が取られてお悩みならお問い合せください。
