事務作業の改善アイデア7選！中小企業が成功できるポイントを解説

「事務作業の効率化を図りたいが、どのように改善すればいいのかわからない」

「企業規模を問わず実践できるおすすめの改善策が知りたい」

このような悩みをお持ちの担当者は多いのではないでしょうか。

本記事では事務作業の具体的な改善事例を紹介します。

成功のポイントや手順も合わせて解説するので、始めやすい取り組みから実践してみてください。

事務作業の改善の目的とは

事務作業を改善する目的は、手順を効率化し、業務品質を向上させることです。

作業工数の見直しにより無駄な手間や時間を削減することで、人件費などのコストを抑えることができます。作業効率の向上により、少ない時間やリソースでより多くの仕事を達成できるようになれば、組織の生産性が高まります。事務作業の改善を検討することは、組織目標の達成につながる新たなアイデアやビジネスチャンスの発見にも効果的です。

また効率的な業務環境を整えることによって、従業員のストレスや負担が軽減され、それが働きやすい環境へと直結します。このような環境は従業員のモチベーションを高めることに寄与し、結果として業務品質の向上にもつながります。

以上のように、事務作業の改善は、競争力の強化や顧客満足度の向上を実現し、企業の持続可能な成長を促進します。

事務作業を改善する具体的なアイデア7選

事務作業を改善する必要性を理解していても、何から取り組めばいいのかわからない場合も多いでしょう。本章では、具体的なアイデアを次の7つに分けて紹介します。

• 無駄省略・時間短縮

• 整理整頓

• IT技術の活用

• コア業務とノンコア業務の区別

• 業務品質の統一

• 適材適所の人員配置

• 情報共有の円滑化

実践しやすいアイデアもあるため、自社の現状に合わせて無理のない範囲で取り入れてみてください。

アイデア①無駄省略・時間短縮

作業プロセスにおける無駄な手間や時間を削減することで、作業の効率化を図る業務改善アイデアです。具体的には、以下のような取り組みが挙げられます。

無駄省略・時間短縮のアイデアを活用することで、従業員の仕事パフォーマンスが向上しやすくなります。効率よく作業を進め、企業全体の生産性を高めましょう。

アイデア②整理整頓

資料・データ管理や作業環境の改善を通じて処理の迅速化を図る業務改善アイデアです。具体的には、以下のような取り組みが挙げられます。

整理整頓された環境では作業に集中しやすくなり、ミスの防止や時間の無駄削減につながります。必要な情報をすばやく取り出せるよう、つねにわかりやすく整理しておきましょう。

アイデア③IT技術の活用

情報技術を使った処理の自動化などにより、時間短縮を図る業務改善アイデアです。具体的には、以下のような取り組みが挙げられます。

情報技術の活用により作業の手間が省けるとともに、人的ミスの軽減にもつながります。

アイデア④コア業務とノンコア業務の区別

コア業務とは、企業の利益や事業発展に直結する重要度の高い業務のことです。

企業の主要な業務と補助業務を明確に区別してリソース配分を最適化することで、業務改善につながります。

企業成長のためには、より戦略的な業務に集中できるようなリソース配分が重要です。業務の優先順位を明確化し、アウトソーシングを適切に利用することで、コア業務の品質を高めましょう。

アイデア⑤業務品質の統一

業務の品質基準やプロセスを明確に定義し、徹底して遵守させることで作業精度や顧客満足度の向上を図る業務改善アイデアです。具体的には、以下のような取り組みが挙げられます。

業務品質の統一を実現するためには、上記に加えて、従業員の意識改革を効果的に進めるための取り組みも必要です。改善活動に対する定期的な評価を行い、業務品質の向上を継続的に追求していく必要があります。

アイデア⑥適材適所の人員配置

各従業員の能力や経験に合わせて業務を適切に割り当てることで、従業員のモチベーション向上ならびに業務全体の効率化を図る業務改善アイデアです。具体的には、以下のような取り組みが挙げられます。

適材適所の人員配置を実現するためには、従業員の能力や志向性を正確に把握し、柔軟に業務配分を行うことが求められます。スキルアップ機会の提供や定期的なフィードバックも行いながら、人員配置の見直しを継続的に行いましょう。

アイデア⑦情報共有の円滑化

チーム内での情報伝達や共有をスムーズに行うことで、業務の遅延やミスを防ぐ業務改善アイデアです。具体的には、以下のような取り組みが挙げられます。

情報共有を円滑に行うためには、適切なツールやプロセスの導入とともに、従業員間のコミュニケーションを促進する習慣の形成が重要です。情報共有のメリットを従業員に理解してもらい、密な意見交換を行いましょう。

事務作業の改善における課題の見つけ方

事務作業の改善を効果的に実施するためには、課題の特定が重要です。

本章では課題の見つけ方について、次の4つに分けて解説します。

• 作業手順を可視化する

• 他社の改善事例を取り入れる

• 従業員に対してヒアリングを実施する

• 顧客からのフィードバックを分析する

自社の現状の正確な把握と、問題点の発見から始めましょう。

作業手順を可視化する

現在の事務作業の手順を細かく書き出し、課題を見つけやすくしましょう。

業務プロセスや作業フローを分析し、図やチャートなどの形で可視化します。各作業ごとに担当者や所要時間を詳細に記述することで、個々の作業の連携が明らかになり、作業の流れを俯瞰的に把握できます。

作業手順の可視化におけるメリットは、一連の流れにおいて業務の停滞や生産性の低下を招いている箇所を発見できる点です。作業の重複や業務負担の偏りなどがあった場合、改善ポイントとなる可能性があります。

図やチャートを用いて作業フローを可視化することで、チーム内での共有や議論がしやすくなる点もメリットの一つです。改善アイデアの検討が促進されるほか、改善活動の進捗確認や効果検証の際にも、可視化された作業手順が役立ちます。

明確な作業フローを把握し、問題点を見極めることで、業務改善に関する効果的な計画を策定することもできます。

他社の改善事例を取り入れる

他社が取り組んで成功または失敗した改善事例を調査・分析する手法です。

過去のさまざまな改善事例は、自社の業務に対する新たな視点を得るためのヒントとして活用できます。

まず必要な作業は、同業他社や類似業界の企業が行った業務改善事例の調査です。公開されている報告書やケーススタディ、業界イベントでのプレゼンテーションなどを参考にしましょう。成功事例だけでなく、失敗事例も含めた幅広い情報収集が重要です。

次に、収集した改善事例を自社の業務やプロセスと比較し分析します。ポイントは共通する課題やニーズ、成功要因や失敗要因などの発見、および自社に適用可能なアイデアの抽出です。

他社の事例をそのまま転用するのではなく、自社の特性や課題に合わせて適切に調整する必要があります。類似業界の優秀な実績やトレンドを把握し、自社独自の改善施策を展開することで、競争力の向上につなげましょう。

従業員に対してヒアリングを実施する

従業員一人ひとりから直接話を聞き、業務の問題点や改善点について自由な意見を収集する手法です。

煩雑で時間がかかる作業や、必要性を感じない作業など、人によって難しさや不便さの基準は異なります。何気ない作業に思わぬ問題が潜む可能性に目を向け、真剣にヒアリングを行うことが大切です。

例えば「会議資料の作成に時間がかかっている」という意見があった場合、資料作成の効率化や当該会議の必要性を検討すべきであると判断できます。

ヒアリングの方法は面談のほか、匿名のアンケートも効果的です。日々の業務で困っていることやストレスに感じていることはないか、気軽に話してもらえるような機会を提供しましょう。

顧客からのフィードバックを分析する

自社の課題を発見するには、社内だけでなく社外からの視点も取り入れましょう。顧客からの意見や要望は、業務の問題点を客観的に把握し、第三者目線で改善の方向性を見出す貴重な情報源となります。

まず必要なのは、顧客からのフィードバックを収集する手段の確立です。商品・サービスの利用者アンケートやカスタマーサービスに寄せられる声に加え、SNSでの意見やレビューサイトでの評価なども含みます。顧客との定期的な対話を通じた的確なニーズ把握も重要です。

次に収集した顧客フィードバックを分析し、共通課題を抽出します。商品・サービスの機能性、サポートやコミュニケーションの質など、さまざまな側面からのフィードバックを整理してください。優先順位付けにより、改善すべき重要な課題を特定できます。

顧客の要望を自社の課題発見につなげるためには、客観的なデータだけでなく、主観的な意見や感情も考慮した分析が大切です。

事務作業の改善を進める手順

事務作業の改善を進める手順は以下の通りです。

• 1.現状の業務の洗い出し

• 2.課題の特定

• 3.目標設定

• 4.解決手段の検討

• 5.コストの算出

• 6.業務改善計画の策定

• 7.実行・効果検証

事務作業の改善は正しい手順に沿って計画的に実行しましょう。

本章では「年に一度の報告書作成業務に関する改善」を例として、わかりやすく解説します。

1.現状の業務の洗い出し

まずは現状把握から開始します。

事務作業の改善を検討する場合は、準備段階から業務完了までに行う作業を具体的に書き出し、それぞれの担当者や所要時間を可視化しましょう。

【例】報告書作成の手順確認、データ収集、原案作成、関係部署への確認依頼など

2.課題の特定

各業務ごとに以下の視点で改善の余地がないか確認し、課題を特定します。

• 時間が適切に使われているか

• 意味のある業務かどうか

• 担当者への負担は均等か

• 難易度が高すぎないか

【例】各業務の所要時間を比較したところ、一人の担当者が前年の資料や引継書を見ながら進めているために、報告書作成の手順確認に長時間を費やしていることがわかった。

3.目標設定

課題を特定したら、解決の基準となる目標を設定します。

実現したかどうかを明確にするため、目標は数値化して誰でも理解できるように示しましょう。

【例】報告書作成の手順確認に要する時間を30％削減する

4.解決手段の検討

目標達成のために、どのような取り組みを行うのか検討します。

本記事のアイデア事例を参考にし、実効性のある解決手段を選びましょう。

【例】業務マニュアルを作成し、複数人で業務フローや進捗状況を共有できるようにする

5.コストの算出

事務作業の改善に向けた取り組みにあたり、発生するコストを算出します。

ツール導入などの確実に発生するコストだけでなく、付随して発生する可能性のあるコストも忘れずに算出しましょう。

【例】業務マニュアルの印刷費、マニュアル作成のための時間外手当など

6.業務改善計画の策定

費用対効果の検証を済ませたら、目標達成日を定め、逆算して改善計画を策定します。

通常業務に支障を及ぼさない範囲内で、無理のない計画を立てましょう。

【例】1年後の報告書作成において目標を達成するために、今後半年間でマニュアル作成と従業員への周知を行う

7.実行・効果検証

計画を策定したら、いよいよ業務改善の実行に移ります。

実行途中で、進捗状況を検証するタイミングを設けることがおすすめです。

【例】他の業務で忙しく、マニュアル作成がなかなか進まないため、アウトソーシングできないか検討を開始した

いきなり多くの業務改善に取り組もうとせず、一つずつ実行していきましょう。

検証と改善を繰り返し、PDCAを回し続ければ目標達成に近づきます。

事務作業の改善を成功させるポイント

「事務作業の改善を実施しても効果が得られない」「計画どおりに進められない」という場合は、次の4つのポイントを意識してみましょう。

• 目標や成果の数値化

• 解決手段の明確化

• リスク発生の可能性分析

• 習慣に対する意識改革

事務作業の改善の目標を達成するためには、ポイントをおさえた継続的な実施が大切です。

目標や成果の数値化

目標や成果を具体的な数値で示すことで、達成度を客観的に評価できます。

事務作業の改善の目標を定める際には、具体的で測定可能な数値の設定が必須です。例えば「業務時間を減らす」という目標よりも「業務時間を30分短縮させる」と表現することで達成をイメージしやすくなります。

さらに事務作業の改善を実施した後には、得られた効果や変化も同様に数値化しましょう。事前に設定した数値目標との比較によって、改善の効果を客観的に把握し、次の改善計画の方向性を検討できます。

また目標や成果の数値化により、改善施策の優先順位が明確になるため、リソース配分の最適化にも有効です。さらに数値化された成果は事務作業の改善の進捗状況や効果を伝えやすくし、チーム内の透明性確保およびコミュニケーションの促進にも役立ちます。

解決手段の明確化

問題の本質を見極め、不必要な対処法や誤ったアプローチを避けるためにも、課題の解決手段を明確にしましょう。計画の具体性を高め、実行段階での混乱や誤解を防止する効果があります。

例えば業務時間の削減を図る場合、作業手順の見直しや自動化ツールの導入、アウトソーシングの活用などが解決手段の候補として挙げられます。

解決手段は効果やリスク・コストなどを考慮し、最適な選択を行うことが重要です。実行手順や担当者、実施期限などの必要事項も合わせて明確化することで、目標達成までのプロセスを組織内でわかりやすく共有できます。

リスク発生の可能性分析

事務作業の改善の実施にともなう潜在的なリスクの予測も、目標達成のための重要な要素です。

予期せぬ問題やトラブルに備えることで、事務作業の改善の取り組み中に問題が発生したとしても、大きな障害となる前に対処できます。

例えば自動化ツールの導入により想定されるリスクは、予算超過や導入遅延、動作不具合などです。リスク発生の予測により、人材や時間などの必要なリソースを適切に確保し、無理のない範囲で解決手段を実行できます。予算に制約がある場合には、優先順位を付けたうえでの対応も可能です。

事務作業の改善の目標を達成するため、できる限り多くのリスク要因を洗い出しましょう。詳細な分析のもと、未然の防止策を打つことが大切です。

習慣に対する意識改革

事務作業の改善を効果的に実施するポイントの最後は、組織全体で習慣に対する意識改革を浸透させることです。

当たり前を疑い、日常業務や行動を客観的に見直すことで、無駄な作業や効率の低い箇所を発見しやすくなります。

さらに、前例への過度なこだわりや思い込みを排除し、新しいアイデアや手法を積極的に受け入れる姿勢も重要です。一度定着した習慣を変える決断には大きな困難をともないますが、変化に対する柔軟性と新しい試みに対する前向きな姿勢が意識改革の鍵となります。

業務改善には従業員の主体性が求められます。業務改善の実施により得られる効果を社内で共有し、習慣を変える必要性や重要性を理解してもらうよう努めてください。

また、十分な教育とトレーニングの機会を設けるなど、従業員が変化にとまどわないよう適切なフォローが必要です。

組織全体が習慣改革に取り組み、新しい価値観や行動パターンを定着させることで、業務改善を効果的に実施できます。

事務作業の改善・効率化に効果的なツール

事務作業の改善や効率化を実現するツールも多く活用されています。

以下にツールの一部を紹介するので、導入を検討してみてください。

事務作業のアウトソーシングならカチアルサポートへ

「人手がない」「ツールの導入が難しい」という場合はアウトソーシングがおすすめです。

カチアルサポートでは、バックオフィス業務の代行サービスを提供しています。

経理・人事・秘書などの幅広い業務に対応可能です。業務マニュアル作成にも対応しているため、他の事務作業と一緒に依頼することで、さらなる効率化・人手不足解消を図ることができます。

稼働をひっ迫する業務をまとめてアウトソーシングすることで、利益や事業発展に直結する、より重要度の高い業務へ注力できます。特に、現時点ではリソースに限りがある企業にとっては、必要な業務を柔軟に依頼できる点を、大きなメリットとして感じていただけるでしょう。

さらに、初回限定のエントリープランは月額43,000円（税込47,300円）となっており、リーズナブルにご利用いただけます。社内で不慣れな作業に取り組むよりも、アウトソーシングを利用した方がコストを抑えられる場合もあります。

カチアルサポートについて詳しく知りたい方は、お気軽にご相談ください。