「議事録を毎回作成するのはとても大変…」「もっと効率的に議事録を作成する方法はないだろうか？」
と考える担当者の方は多いのではないでしょうか。
本記事では、議事録の作成を効率化する方法と議事録作成ツールのメリット・デメリット、議事録作成効率化のおすすめサービスを紹介していきます。
議事録作成の効率化を図りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
はじめに、議事録の作成が必要な理由についてご紹介します。
会議に参加していない人に決定事項を共有する
ネクストアクションを確認する
順番に見ていきましょう。
参加できなかった人々に向けて、決定事項が何であったかを明確に伝えるために議事録を作成する必要があります。
文章で記録することによって口頭での伝達時に生じるミスが避けられるため、決定事項を正確に伝えることができます。
会議で決定した内容を元に、会議の後に「誰が」「何を」する必要があるのかを議事録に明記することで、ネクストアクションが明確になります。
議事録を見ることで関係者全員がネクストアクションを把握でき、スケジュールが立てやすくなります。
一般的に議事録に入れると良いとされている項目は、以下の8つです。
項目 | 詳細 |
会議名 | 何についての会議なのかがわかるように、会議の名称を記載します |
日時 | 会議を行った日付・時間を記載します 日時を記載しておくことで、後から議事録を見返した時に時系列順に会議の内容を振り返りやすくなります |
場所 | 会議が開催された場所を記載します 利用した会議室の名称や、オンライン会議だった場合は利用したツール名などを記載しておくと良いでしょう |
参加者 | 誰が参加したのかを記載しておきます 当日欠席になってしまった人がいる場合は、欠席者として名前を記載しておくと、補足説明が必要か否かなど判断しやすくなります |
議題 | 何について話し合ったのかがわかるように、議題をわかりやすく明記します 会議を行う前にアジェンダを用意しておくことで会議の進行がスムーズになるので、事前に決定しておくと良いでしょう |
議論内容 | どのような内容を話し合ったのか、どのような経緯で誰が何を発言したのかについて、要点をまとめて記載します この項目は会議によってボリュームが大きく変わるため、あらかじめ定めた議題に沿って何の話題を議事録に残すのかを事前に検討しておくとスムーズです |
決定事項 | 議題ごとに、決定事項を記載していきます 決定に至った背景も併せて記載すると、参加できなかった人の決定事項に対する理解を深めることができます |
ネクストアクション | 次の会議の日程や、担当者が次に取り組むべきタスクをまとめます 会議に参加していない関係者にも議事録を共有する際に、スケジュールが明示されていると連携が取りやすくなり、プロジェクトがスムーズに進むでしょう |
議事録の効率化を図るためのポイントは、下記の7点です。
基本的な項目をテンプレート化しておく
議事録作成のポイントを把握しておく
文章校正機能を活用する
複数人で共同編集する
会議中に要点をまとめる
Wチェックを依頼する
議事録作成ツールを活用する
それでは、順番に解説していきます。
会議名や日時・議題など、基本的な項目は事前にテンプレート化しておくと良いでしょう。会議中にメモを取りやすくする工夫をすると効率的に記録できます。
議事録作成に慣れていない場合は、誰でも時間がかかってしまうものです。
議事録を作成する時のポイントとして、下記の5点を押さえておきましょう。
要点を整理して書く
5W1Hを意識して書く
矢印や記号を活用する
関連資料を添付する
箇条書きで書く
他の人にも共有することが前提の議事録は、文章に正確性が求められます。
文章作成時には意外と誤字脱字や文法の間違いがあり、一つずつチェックするのは骨が折れる作業です。
そのため、Wordなどのドキュメント作成ツールの文章校正機能を活用しましょう。文章校正機能を活用することで誤字脱字を簡単に見つけられ、一瞬で修正できます。
複数人で一つの議事録を作成することで、役割分担できます。
例えば誰が発言をまとめるのか・誰が要点を整理するのかなど、担当を分けておくことで、会議中の議事録の基盤作成がより容易になります。また、会議後も誤字脱字チェックの担当を決めておけば、一人だと気づかないミスにも気づきやすくなるなど、メリットが多くあります。
なぜその結論にたどり着いたのか、後からわかりやすいように、要点になる発言や流れの要点をメモしておきましょう。
ポイントは、「誰が」「何を」「いつまでに」するのかを明確に残しておくことです。
要点を押さえておけば、会議後に情報整理する際、どの情報を肉付けすれば良いのかが明確になるため、効率的に議事録の作成や清書ができます。
ある程度議事録が仕上がったら、議事録の清書前に会議に参加した上長や共同編集の担当に議事録内容のチェックを依頼すると良いでしょう。
Wチェックを行うことで内容の抜け漏れを防ぎ、効率よく議事録の清書ができます。
議事録作成ツールとは、会議内容の文字起こしや文字起こしした内容を議事録にまとめる等、議事録の作成工程を簡略化できるツールのことです。
近年ではAIを活用した議事録作成ツールが充実してきています。
手動でゼロから議事録を作成するのではなく、このようなツールを活用することも議事録を効率的に作成する手段の一つです。
議事録作成を効率化させるツールを選ぶ際に意識したいポイントは、以下の3つです。
文字起こしの精度は高いか
使いやすいか
セキュリティは安心できるか
それぞれ詳しく説明していきます。
いくら自動で文字起こしをしてくれても、その精度が低い場合は改めて手直しする手間が発生してしまいます。
そのため、文字起こしの精度が高いかどうかは導入するツールを選ぶ基準として重要なポイントです。公式サイトを確認する・トライアル期間で実際に試してみることで、その精度の確認が可能です。
議事録を作成するのは、特定の担当者一人ではありません。担当が誰になっても迷わずにツールを使えるよう、ツールの操作性を含めた議事録の作成手順、アップロードにかかる時間などを確認しておきましょう。
議事録は、企業の情報そのものです。議事録作成ツールを使うことは同時に情報漏えいのリスクを孕んでいるともいえます。そのため、セキュリティが確立されており安全性が保証されているツールを選ぶことは、重要なポイントです。
録画や録音データ・議事録データの保管方法や、情報通信の暗号化、IPアドレス制限や多要素認証（不正アクセスの防止）など、企業が求めるセキュリティ基準に沿っているツールを選ぶようにしましょう。
議事録作成ツールを導入するメリットは、以下の3つです。
作業の負担が軽減できる
多言語に対応している
クラウド保存まで対応しているツールも多数ある
それぞれ詳しく説明していきます。
一番のメリットは、自動で文字起こしをしてくれる点です。文字起こしをした後に自動で要約まで行ってくれるため、手動で文字起こしや要約をするよりも時間短縮できます。
ツールによっては、多言語に対応しているツールも数多くあります。担当者が外国語を話せなくても自動で翻訳が可能なので、海外企業との会議の議事録を作成したい場合などに便利です。
議事録作成ツールには議事録の管理・保管までがセットになっているツールもあります。
クラウド上に議事録が保管できるため、議事録の管理が容易になる点がメリットです。セキュリティ面で安心できるツールであれば、議事録の保管場所が一元化されるため、どこに議事録があったのかを探す時間もなくなるでしょう。
議事録作成ツールを使用する際のデメリットは、以下の3つです。
情報漏えいのリスクが発生する
細かいニュアンスの違いなどの判別がしづらい
最終的なチェックは人が行う必要がある
順番に解説していきます。
インターネットを使って情報を管理するため、内容が外部に流出するリスクはどうしても発生してしまいます。また、AIの学習に会議で話した情報が使われる可能性もあります。
使用するツールを決定する際に、情報がどこまで利用されるのか、セキュリティ管理は万全かをしっかりと確認しておきましょう。
議事録作成ツールは、音声を文字に起こしていくものです。そのため、業界用語や社内独自の用語などはうまく判別できません。誤字や他の言葉として認識される可能性があります。
また、話し言葉を文字起こしして要約していくため、人とは異なり、意図しない文章ができあがる可能性はゼロではありません。
上述の通り、自動で議事録を作成してくれるといっても完璧に意図した議事録ができあがるわけではありません。必ず人間の目を通し、情報の整合性を確かめ、細かい部分を修正する必要があります。
場合によっては、自分でゼロから作るよりも修正すべき箇所が多く発生してしまう可能性もあることを念頭に置いておきましょう。
ここまで、議事録作成を効率化するための書き方のコツやツールの活用について紹介してきました。効率化のもう一つの手段として挙げられるのがバックオフィス代行の活用です。
バックオフィス代行では、ルーティンワークや売上に直接的にはつながらない業務などのノンコア業務を外部企業に委託し、自社の社員がコア業務に注力できるようにします。
議事録の作成は会議の内容をまとめる重要な業務ではありますが、社員にとっては会議の内容を実行に移すことの方が生産性が高いといえます。そのため、議事録の作成はノンコア業務として外部に任せてしまうのも方法の一つです。
カチアルサポートとは、NTT印刷が提供しているバックオフィス業務の代行サービスです。経理・営業事務・人事/採用・秘書・クリエイティブなどさまざまな事務業務の依頼が可能なので、議事録の作成だけでなく、その他の事務業務も併せて委託できます。
急いでまとめた会議メモを清書しての議事録作成や、会議の録画データを利用した文字起こしによる議事録作成など、柔軟な対応が可能です。
またスタッフは100％正社員で、サービス提供元拠点に出社し、管理者の監督のもとで業務に従事するため、コミュニケーションやセキュリティの面でも安心です。
サービス名 | カチアルサポート |
費用 | 初回限定エントリープラン 43,000円（税抜）/月（税込47,300円） ライトプラン 55,000円（税抜）/月（税込60,500円） スタンダードプラン 118,000円（税抜）/月（税込129,800円） プロプラン 106,000円（税抜）/月（税込116,600円） |
業務範囲 | 議事録作成、見積書作成、請求書の仕分け、データ入力、文字起こしなど |
特徴など |
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今回の記事では、議事録の作成が必要な理由から議事録に記載すべき内容、議事録作成を効率化する方法、おすすめのサービスについて解説しました。
ゼロから議事録を作成しようとすると、どうしても情報整理や誤字脱字のチェックなどに時間がかかってしまいます。
議事録に記載すべき内容をあらかじめ整理しておく・議事録作成ツールを活用するなど、少しでも議事録作成の効率化を図るために、本記事で紹介した方法をぜひ試してみてください。
そして、更なる効率化を検討したい方には事務業務の外注がおすすめです。
カチアルサポートでは、100%正社員の専門スタッフが業務を担当するので、大変効率が良く、安心して任せられます。ぜひご検討ください。
