どの業界の会社でも必要となるのが、業務マニュアルです。教育にかかるコストを抑えられて属人化も防ぐことができるため、業務の効率化には必須のツールです。
「業務マニュアルを作成したいけどリソースがない」「マニュアル作成のノウハウを持った人材がいない」などの悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか？
そういった方に向けて、今回の記事ではマニュアル作成代行サービス・代行会社の選び方や相場、おすすめの代行サービスをご紹介します。
マニュアル作成代行サービスとは、その名の通り、マニュアルの作成を代行してくれるサービスや会社のことです。
マニュアル作成を専門としているため様々なノウハウを持っており、社内でマニュアルを作成するよりも効率良く、かつクオリティの高いマニュアルを作ってもらうことができます。
マニュアル作成代行にはそれぞれ対応している範囲があり、マニュアル作成代行によって依頼できる範囲が異なる点が特徴です。
ここでは、マニュアル作成代行サービスに依頼できる業務内容についてご紹介します。マニュアル作成代行サービスに依頼できる業務は、大きく4つです。
新規マニュアルの作成
既存マニュアルの更新・リライト
既存マニュアルの電子化・フォーマット変更
印刷・製本
それでは、順番に見ていきましょう。
新しくマニュアルを作成する際にマニュアル作成代行に依頼できます。
特に初めてマニュアルを作成する場合、どこから手をつけて良いのか分からない場合もあるでしょう。
他にもマニュアル作成のためのリソースがない場合などは、マニュアル作成を外注する方法も検討してみてください。
マニュアル作成を外注することにより、最低限のリソースでクオリティの高いマニュアルを作成できます。
マニュアルは、一度作ったら終わりではありません。定期的にマニュアルの内容を更新し、場合によってはリライトする必要があります。
そのような場合も、マニュアル作成代行サービスに依頼可能です。
マニュアルを一度作成したものの、上手く運用できていない場合は特に、今あるマニュアルを見直すためにも、外部の目を通すことが有効かもしれません。
マニュアル作成のプロの目線を入れることで、使い勝手の良いマニュアルになり、さらなる業務効率化を目指せるでしょう。
既存のマニュアルが紙で作られており、データ化・電子化したいという場合もマニュアル作成代行サービスに依頼できます。
紙のマニュアルは保管場所が必要ですし、保管されている場所でなければ見ることができないという制約もあります。一方でマニュアルを電子化すれば、外出中やリモートワーク時など、どこにいてもマニュアルを確認することが可能です。
また、既存のマニュアルがうまく機能していない時は、フォーマットの変更を検討すると良いでしょう。
読み手にとってわかりづらいフォーマットになっていると、読んでも内容が理解できないため、次第にマニュアルが読まれなくなり、マニュアル通りに業務が遂行されない原因となります。
そのため、プロの目線を入れて、読み手にとってわかりやすいことを考慮したフォーマットのマニュアルに変更しましょう。
既存のマニュアルが電子データとなっており、印刷・製本したい場合も、マニュアル制作代行サービスに依頼することができます。
マニュアルを印刷していつでも見ることができる状態にしておくことでミスを防ぐことができる場合もあるので、業務を行う環境に合わせてマニュアルを電子化するか印刷・製本するかを決めると良いでしょう。
次に、マニュアル作成代行サービスの選び方についてご紹介します。
マニュアル作成代行を行っている企業・事業者は多くあるので、自社にとって最適なサービスを選ぶために、ぜひ参考にしてみてください。
選ぶポイントは、以下の5点です。
委託できる業務範囲
得意分野は何か
対応メディア
セキュリティ体制
実績
それぞれを順番に解説していきます。
マニュアル作成代行サービスに依頼できる内容は様々です。そのため、新規でマニュアル作成をしたいのか、既存のマニュアルを更新したいのか、紙のマニュアルを電子化したいのかなど、依頼したい業務をあらかじめ決めておくことが重要です。
会社によっては、マニュアル作成代行だけではなく、経理などの事務代行も行っているケースがあります。マニュアル作成以外にも外注する可能性がある場合は、まとめて依頼できるかどうかも事前に確認しておくと良いでしょう。
ひとえにマニュアル作成代行サービスといっても、委託できる業務範囲が様々であることから、サービスや企業・事業者によって得意分野は異なります。
そのため、依頼したい内容に特化したサービス、企業・事業者を選べば、より高いクオリティでスピーディーにマニュアルを作成することが可能です。
IT業界など、特定の業界に特化したサービス、企業・事業者もあるので、マニュアルを作成したい内容に応じて依頼先を決めると良いでしょう。
紙媒体でマニュアルを作るのか、電子媒体でマニュアルを作るのかによっても、委託するサービス、企業・事業者は変わってきます。
最近では電子媒体でマニュアルを作成しクラウドで保管する方法が主流となってきていますが、業界によっては紙媒体での管理が好まれる場合もあるでしょう。
どの媒体でのマニュアル作成に対応しているのかを事前に調べておく必要があります。
マニュアル作成を委託するためには、自社の情報やノウハウを提供しなければなりません。中には、社外秘となる業務フローが含まれる場合もあるでしょう。
そのため、セキュリティ体制が整っているサービス、企業・事業者を選ぶことは、自社の情報を守ることにつながります。
特に電子マニュアルを作成する場合はクラウドでの管理が多くなるため、委託先のセキュリティ面を事前に把握することは大切です。
委託を考えているマニュアル作成代行が、過去にどのようなマニュアルを作成しているのか、実績を確認することも重要なポイントです。
自社と同業種のマニュアル作成経験があるサービス・事業者であれば、その業界の特性にあわせて使いやすいマニュアルを作成してもらえる可能性があります。
他にも、導入実績・事例を確認することで、マニュアル完成時のイメージが付きやすくなり、どの程度のクオリティで納品されるかを事前に把握することができます。
実績はホームページに載っている場合もありますが、見当たらない場合は直接問い合わせてみると良いでしょう。
ここからは、マニュアル作成代行サービスに委託する際の料金相場についてご紹介します。
マニュアル作成代行サービスの相場は委託する内容によって異なるため、下記の通り委託内容別に紹介していきます。
企画構成費
原稿作成費
図解や画像、イラスト作成費
その他
企画構成費とは、どのようなマニュアルにするかを決める打ち合わせの段階で発生する費用です。
打ち合わせの回数ごとに1〜5万円などと価格が決まっている場合と、原稿作成費と合わせて一式で10〜30万円などとパッケージ化されている場合があります。
打ち合わせ時間や担当する人数、マニュアルのボリュームによって大きく幅がありますが、マニュアル作成において一番重要なステップであるため、比較的高価格な傾向にあります。
マニュアルのボリュームや作り込み具合によってはパッケージ式の方がトータルで見ると安くなる場合があるため、委託したい内容に応じて見積もりを取ると良いでしょう。
原稿作成費用とは、主にマニュアルの内容についての執筆や作成にかかる費用です。
サービスによって費用の計算の仕方が異なりますが、A4サイズの1ページあたりで算出されることが多く、およそ6千円〜1万5千円前後です。
文字数はA4サイズの1ページであれば1,000～1,200文字程度が妥当です。
なお、図解や画像、イラストを入れるとその分1ページあたりの文字数は少なくなり、原稿作成費にも影響が出る場合もあるため、事前に算出の仕方は確認しておきましょう。
他にも、内容の専門性が高くなればなるほど求められるライティングスキルが高くなるため、費用も高額になる傾向にあります。
図解や画像、イラスト作成費とは、マニュアルに差し込むための図解や画像、イラストの作成時に発生する費用です。
文章以外にこれらの作成も委託する場合は、文章とは別途費用が発生します。
簡単な図解やイラストであれば、いずれも1点あたり2千円〜1万円前後が相場です。
しかし、複雑なグラフや図、イラストレーターに依頼する必要があるイラストやフォトグラファー撮影の画像は相場よりも単価が高くなります。
どのような図や画像を使いたいのか事前に整理しておき、予算の範囲内で依頼する内容や点数を決めると良いでしょう。
上記に挙げた費用の他に、印刷や製本にかかる費用やマニュアルを電子化する費用など（PDFやHTMLなど）も発生します。
印刷・製本の場合の費用は、ページ数や部数、印刷する紙の種類などによって大きく異なるため、事前に見積もりを取りましょう。
電子化の場合は、PDFで1ページあたり数百円ほど、HTMLの場合で1ページあたり5千円程度が相場です。HTMLの場合は他にも、基本設計やテンプレートの作成などが費用が発生します。ページ数によっても大きく価格が変動するため、印刷・製本の場合と同様に事前に見積もりを取ることをおすすめします。
続いて、マニュアル作成代行の外注先の種類を紹介します。
外注先によってクオリティや納期、単価が変わってくるため、予算や納期に合わせて選択すると良いでしょう。
マニュアル作成代行会社
フリーランス
クラウドソーシング
では、順番に解説していきます。
マニュアル作成の業務を専門にしている業者にマニュアル作成を依頼する方法です。
業務マニュアルや手順書、取扱説明書などあらゆるマニュアルに対応しています。上記の委託できる業務に関しても、企画構成の段階から印刷や電子化まで一貫して依頼できる点が特徴です。
専門的なノウハウを持っているので、高いクオリティのマニュアルを作ることができます。
マニュアル制作のノウハウを持っているフリーランスに依頼する方法もあり、求める人材と直接契約ができれば、マニュアル作成代行会社よりも安価に依頼できる可能性があります。
一方で、個人によって得意分野や実績に差があるため、過去の実績やスキルを確認し、求める品質とマッチするか否かの判断をすることが重要です。
まれにフリーランスへの依頼において、制作の途中で連絡がつかなくなってしまったり、個人の事情で業務を遂行しきれなくなってしまうリスクもあるので、その点も注意しましょう。
クラウドソーシングは、インターネットのクラウドソーシングサイトを介して、そのプラットフォームに登録している個人などに業務を委託する業務形態です。
サービスに登録していれば誰でも依頼できるため、マニュアル制作代行と比べて単価が低い傾向にあります。フリーランスと同様に個々の得意分野や実績の差があるため、依頼前に実績確認や納期を確認しておきましょう。またクラウドソーシングにおいても個人の事情によって業務が完了しないままになる可能性も考慮しておきましょう。
ここでは、マニュアル作成代行サービスに依頼するメリットを紹介します。
マニュアル作成代行に依頼するメリットは、以下の5つです。
高品質なマニュアルを作成できる
マニュアルの作成時間を短縮できる
業務の効率化や生産性の向上が望める
コストを削減できる
業務の属人化を防げる
それぞれ詳しく説明していきます。
専門の知識と技術を持ったプロフェッショナルがマニュアル作成を行うことで、高品質なマニュアルを作成することができます。
過去の実績の積み重ねにより、情報を明瞭かつ簡潔に伝える方法や万人に理解しやすいレイアウト、図やイラストの効果的な使い方を熟知しているため、企画構成の段階で認識のすり合わせをしっかりと行うことで期待に沿うマニュアルが作成できるでしょう。
自社でマニュアル作成をしようとすると、ノウハウがない場合は作成方法をゼロから調べて情報を整理し、マニュアル作成を行う必要があります。
マニュアル作成には膨大な時間とコストがかかるため、ノウハウがない状態でマニュアルを作るとなると一苦労です。
外注する予算がある場合は、マニュアル作成を生業としているプロに任せることでマニュアル作成にかかる時間を短縮できるだけでなく、ノウハウを熟知したプロの手によって短期間で高品質なマニュアルを制作することができます。
自社内でマニュアル作成を行う場合と比べ、外部の目を入れることで、より客観的な意見を取り入れることができます。
他にも、あらゆる業界や企業のマニュアル作成の実績がある代行会社に依頼することで、他の会社が効率化したノウハウが詰まったマニュアルを参考に適切なマニュアルを作ってもらえるでしょう。
一見、マニュアル作成をマニュアル作成代行会社に委託する方がコストが高くなるように感じるかもしれませんが、長期的に見るとコスト削減につながります。
マニュアル作成にかかる時間や労力の節約はもちろん、専門的な知識による効率的なマニュアル作成のプロセスは業務中のミスや手戻りの削減につながります。
つまり、結果的に業務全体の運用コストを下げることにもつながるのです。
マニュアル作成をマニュアル作成代行会社に委託すると、業務プロセスやノウハウが個人に依存することなく組織全体で共有されるようになります。
自社内でマニュアルを作る場合は業務の担当者自身が行っている業務フローを可視化する流れになりますが、この際に属人化している情報はなかなか言語化されません。第三者、プロの視点から業務フローを深掘りしてもらって初めて言語化できる内容もあるでしょう。
個人の知識や経験が客観性のあるマニュアルによって組織全体で共有されることにより、人事異動や退職などの人的変動があった場合でも、業務の質やスピードを大きく落とすことなく、円滑に業務を進められます。
メリットがあれば、当然デメリットも存在します。
マニュアル作成代行サービスに依頼するデメリットは、以下の3つです。
打ち合わせの手間が発生する
マニュアル作成のノウハウが社内に残らない
認識のすり合わせ次第でクオリティに差が出る
順番に解説していきます。
マニュアル作成代行会社にマニュアル作成を依頼する場合、まずは打ち合わせから進めていきます。
作成するマニュアルによって担当する人数や打ち合わせの回数は変動しますが、自社の業務を知らない外部の人に業務内容を共有しマニュアル化してもらうためには、相応のコミュニケーションコストがかかります。
打ち合わせの日程調整や定期的な情報共有、先方からの提案の精査など、マニュアル作成に取り掛かる前の段階でやりとりが発生する点は、マニュアル作成代行会社に委託する際のデメリットのひとつです。
マニュアル作成代行会社に委託すると、社内でマニュアル作成を行うよりもクオリティが高く、かつ時間的コストも短縮される一方で、マニュアル作成のノウハウは社内に残りません。
一度マニュアルを作成して終われば良いですが、他にもマニュアル作成したい業務がある場合は、その業務についても一から打ち合わせをして作成を依頼しなければなりません。
一回でも社内でマニュアルを作ってしまえば、それ以降はマニュアル作成のノウハウが残るため、どれくらいの数のマニュアルを作成する予定なのかを把握した上で、どこまで外注するかを判断すると良いでしょう。
企画構成の段階でうまくマニュアル作成代行会社との情報共有ができていないと、想定していた完成物とは異なるマニュアルが納品される可能性があります。
打ち合わせごとに費用が発生する場合は特に、一度の打ち合わせでたくさんの情報を詰め込みたいと考えてしまうかもしれませんが、完成した後で「期待していたマニュアルと違った」となってしまうと、企画構成の段階からかけていたコストがすべて無駄になってしまいます。そのような事態にならないためにも、互いの意思疎通ができているのか、作りたいマニュアルの具体的な内容が相手の提案と一致しているかを見極めて、都度調整しましょう。
ここからは、マニュアル作成代行に依頼する際の注意点をご紹介します。
マニュアル作成代行に依頼する際の注意点は、以下の3つです。
予算と合うかどうかを確認する
納期を確認しておく
なるべく多くの資料を提供する
いずれも大切なポイントなので、以下で詳しく説明していきます。
複数のマニュアル作成代行会社から見積もりを取得し、委託できる業務の範囲とそれにかかるコストを比較検討しましょう。
見積もりを詳細にチェックすることで予算オーバーのリスクを事前に把握し、調整が可能です。担当者との打ち合わせ時にどのようなマニュアルを作成したいかを伝えることで、おおよその費用感が分かります。
また、見積もりの際には初期のコストだけでなく、修正回数や追加作業、緊急対応などにかかる費用も併せて確認しておきましょう。
マニュアル作成を代行会社に依頼する際は、スムーズに作業が進行するよう配慮する必要があります。
作成するマニュアルの種類やボリュームによって納品スケジュールも変わるため、打ち合わせの際には、制作スケジュールを明確にした上で希望する納期を代行会社に伝えましょう。
マニュアル作成の品質は、提供する情報の質と量に大きく依存します。マニュアル作成を専門に請け負っているマニュアル作成代行会社でも、外部から自社の詳細な業務や業務フローは分かりません。
提供できる情報を事前に整理しておき、なるべく多くの情報を提供できるようにすると良いでしょう。
また、初稿の確認の際は、実際の業務に即した内容になっているか、マニュアル作成の目的に合致しているかを確認し、必要に応じてフィードバックを行います。このプロセスをスムーズに進めるためには、フィードバックの方法や期限、修正に関する取り決めをあらかじめ確立しておくことが重要です。
最後に、おすすめのマニュアル作成代行会社を4つご紹介します。
カチアルサポート
HELP YOU
マイクロメイツ
ヒューマンサイエンス
それぞれに特徴があるため、上記で紹介した選び方のポイントを参考に、ニーズに合った会社を選んでください。
引用：カチアルサポート
カチアルサポートは、NTT印刷が提供しているバックオフィス業務の代行サービスです。
マニュアル作成代行の他にも、経理・営業事務・人事/採用・秘書・クリエイティブなどさまざまな事務作業を依頼できます。
厳選された正社員のスタッフが拠点に出社して業務を行うため、セキュリティ面も安心できる点が特徴です。
マニュアル作成だけでなく、他の事務業務に関しても外注を検討中の場合は特におすすめのサービスです。
サービス名 | カチアルサポート |
費用 | 初回限定エントリープラン 43,000円（税抜）/月（税込47,300円） ライトプラン 55,000円（税抜）/月（税込60,500円） スタンダードプラン 118,000円（税抜）/月（税込129,800円） プロプラン 106,000円（税抜）/月（税込116,600円） |
業務範囲 | 見積書作成、資料作成、請求書、データ入力、文字起こしなど |
特徴など |
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引用：HELP YOU
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
マニュアル作成はもちろん、経理や総務、秘書、営業事務などの事務業務の他にマーケティングや広報など幅広い業務に対応しています。
平均5人のチームによりオンライン上で業務を遂行するため、スキルを組み合わせて広範囲の業務サポートが可能な点が特徴です。
リモートでの業務がメインの方にはおすすめのサービスです。
サービス名 | HELP YOU |
費用 | チームプラン（実働30時間） 100,000円/月 チームプラン（実働45時間） 150,000円/月 1名専属プラン（実働45時間） 150,000円/月 1名専属プラン（実働60時間） 200,000円/月 |
業務範囲 | 見積書作成、資料作成、経理業務、リサーチ、デザインなど |
特徴など |
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参考：HELP YOU
引用：マイクロメイツ
マイクロメイツは、株式会社マイクロメイツが提供するマニュアル作成サービスです。
業務マニュアルの作成からマニュアルのローカライズ・保守など、マニュアルに関する課題解決を提供しています。
マニュアル制作後の研修やヘルプデスクなどのサービスも行っている点が特徴です。マニュアル作成について30年以上の経験と実績があるので、マニュアル作成のノウハウが全くない状態でも安心して依頼できます。
サービス名 | マイクロメイツ |
費用 | 要見積もり |
業務範囲 | マニュアル作成、研修テキスト作成、FAQコンテンツ作成など |
特徴など |
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参考：マイクロメイツ
引用：ヒューマンサイエンス
ヒューマンサイエンスは、株式会社ヒューマンサイエンスが提供するマニュアル作成代行サービスです。
業務マニュアルや操作マニュアル、取扱説明書、セミナーテキスト、オンラインマニュアル（オンラインヘルプ）など様々な種類のマニュアルに対応しています。
プロジェクトマネージャーが一括進行管理を行うため、作成途中での仕様変更にも柔軟に対応できる点が特徴です。
267社・3,732件の実績があり、マニュアル制作を熟知した経験豊富なコンサルタントが調査・分析〜アウトプットまでトータルでサポートしてくれます。
サービス名 | ヒューマンサイエンス |
費用 | A4 50ページの場合 95万円～ A4 100ページの場合 180万円～ A4 500ページの場合 750万円～ |
業務範囲 | マニュアル作成、マニュアルの分析・評価サービスなど |
特徴など |
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参考：ヒューマンサイエンス
本記事では、マニュアル作成代行に依頼する際のサービス・会社の選び方や外注するメリット・デメリット、依頼する際の注意点などを解説しました。
マニュアルは、業務の効率化や属人化を防ぐために重要な役割を担っています。
マニュアル化が必要な業務にはマニュアルを用意し、定期的に更新・メンテナンスすることが大切です。
自社内でマニュアル作成や更新のリソースが足りない場合は、マニュアル作成代行に外注する選択肢もぜひ検討してみてください。
