手紙の代筆はプロにお任せ！おすすめサービス7選｜活用法や注意点も

現代のビジネスシーンにおいて、手紙は重要なツールでしょうか。

メールやチャットといった即時性があり、効率的な連絡手段が一般的となっていますが、まだまだ手書きの手紙の方が有効である状況は残っています。例えば、儀式典礼のご案内や、重要な方への特別なご連絡などの、品格や礼儀に重きをおく必要がある場面では、手書きの手紙が用いられることは少なくありません。

しかし、多忙を極める現代のビジネスパーソンにおいては、手書きで手紙を書くということはハードルが高い面もあります。

手書き文字に自信がない、文章作成が苦手、といった人にとっては、必要であると理解していても、なかなか手が及ばない事もあるのではないでしょうか。そのようなときに頼りになるのが、手紙の代筆サービスです。

手紙の代筆サービスでは、場面に応じた適切な文章と、整ったきれいな手書き文字で、必要な内容の手紙を用意してくれます。礼儀を損なうことなく、適切な形で、相手へ手紙をお送りすることで、相互の信頼やビジネス関係を保つことができるでしょう。

ビジネスシーンで手紙の代筆サービスが活用される場面

ビジネスにおいて誠意や真剣な姿勢を伝えたいとき、手書きの手紙を送るケースがあります。主に以下のような場面では、手紙の代筆が活用されています。

• 挨拶状や礼状

• クレーム対応やお詫び状

• 提携先や顧客へのお知らせや招待状

挨拶状や礼状

挨拶状や礼状は、取引先や顧客と信頼関係を築くための重要なコミュニケーションツールです。新年の挨拶や節目ごとのお礼状など、適切なタイミングでの挨拶や感謝の表明は、相手に好印象を与え、ビジネス関係の強化につながります。

特に、重要な取引先や長年の顧客に対しては、無機質な電子メールやチャットではなく、人の手が入った手書きの手紙を送ることで、より深い信頼を築くことが期待できるでしょう。

クレーム対応やお詫び状

クレーム対応やお詫びは、ビジネスシーンにおいて非常にデリケートな対応が求められる場面です。適切な言葉選びや表現を用いることで、相手の負の感情を和らげ、今後の関係改善への道を開くことができます。

手紙の代筆サービスに依頼することで、誠意ある適切な謝罪の言葉や、問題解決への具体的なアプローチを織り交ぜたお詫び状が作成されることでしょう。

提携先や顧客へのお知らせや招待状

新製品の発表やセミナーの案内、周年記念イベントの招待など、提携先や顧客に対するお知らせや招待状は、ビジネス活動を円滑に進めるためのきっかけとなり得ます。

送り先の属性や状況に応じて、特別感のある手書きのお知らせや招待状をお送りすることで、一層の興味関心を引くことができるでしょう。

手紙の代筆サービスを利用するメリット

手紙の代筆サービスを利用することで、以下のようなメリットを得ることができます。

• 手書き作業時間の節約と効率化

• プロの知見を基により心に響く文章が作成できる

• 自分では書きにくい内容も第三者により正確に伝えることができる

手書き作業時間の節約と効率化

日々の業務が優先される中、手書きの手紙作成に時間を割くのは難しい場合が多いでしょう。パソコンでの文字入力と違い、丁寧に筆を動かすために神経も使いますし、書き損なった場合の労力も大きなものがあります。

また、重要な取引先や顧客に対して手紙を書く場合、言葉の選び方や文体も考慮する必要があり、思った以上に時間がかかってしまうこともあります。

手紙の代筆サービスを利用することで、文章作成や手書き作業に費やす時間を削減し、その分のリソースを他の重要な業務に充てることが可能になります。

プロの知見を基により心に響く文章が作成できる

手紙の代筆サービスには、豊富な経験とスキルを持つ代筆スタッフが在籍しています。プロがきれいな手書き文字で書く文章は、相手に対する心遣いや感謝の気持ちが伝わりやすく、好印象を与えることができるでしょう。

自分では書きにくい内容も第三者により正確に伝えることができる

クレーム対応やお詫び状などは、デリケートな内容を手紙で伝えなければならないことも少なくありません。例えば、謝罪をしながらも自社の立場を守らなければならない場合など、書きにくく表現に迷うこともあるでしょう。

手紙の代筆サービスを利用すれば、プロが第三者の視点で冷静に、そして適切に文章を組み立ててくれます。

手紙の代筆サービスを活用する際の注意点

メリットがある一方で、手紙の代筆サービスを利用する際は以下の点に注意が必要です。

• 依頼内容を正確に伝える

• 情報漏えいリスクへの対応

依頼内容を正確に伝える

手紙の代筆サービスを利用する際には、依頼内容を正確に伝えることが何よりも重要です。

どのような手紙を作成したいのか、具体的な目的や伝えたいメッセージ、相手の立場などを詳細に説明することで、より意図に沿った文章を作成してもらうことができます。

例えば、相手の役職や関係性などを明確にすることで、代筆者も適切な文章を書きやすくなります。

情報漏えいリスクへの対応

ビジネスシーンでの手紙には、社外秘の情報や取引先との機密事項が含まれることが少なくありません。そのため、手紙の代筆サービスを利用する際は、委託先となるサービス提供元が、プライバシー保護や機密保持にしっかりと対応しているかという点にも十分に確認し、注意しておく必要があります。

個人情報保護法に準拠した業務対応が実施されるのか、機密保持契約（NDA）を事前に締結することができるかなどの具体的な情報漏えいリスクへの対応を確認しましょう。

手紙の代筆サービスを選ぶ際のポイント

手紙の代筆サービスを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。選び方を間違えると、意図にそぐわない手紙が作成されてしまったり、情報漏えいなどの予期せぬトラブルが生じてしまったりすることもあります。具体的には、以下のポイントに着目して依頼先を選定しましょう。

• 料金設定とサービス内容

• 過去の実績やレビュー

• セキュリティ対策

料金設定とサービス内容

手紙の代筆サービスを選ぶ際には、料金設定と提供されるサービス内容のバランスをしっかりと確認することが重要です。

安価なサービスは魅力的に見えるかもしれませんが、質が伴わなければ本末転倒です。料金に見合った質が提供されているか、価格設定が明朗であるかをチェックしましょう。

例えば、、手紙の修正回数や対応時間の制限といった基本メニューの対応範囲や、オプション料金がかかる場合のケースやその内容など、サービス内容の範囲を把握しておくことで自社のニーズと合っているかを判断しやすくなります。

過去の実績やレビュー

サービス提供業者の過去の実績や顧客からのレビューも、サービスを選ぶ際に重要な参考情報となります。過去の実績を見ることで、どのような分野の手紙に強いのか、また対応可能な手紙の種類やクオリティなどを確認できます。

レビューについては、レビューサイトやSNSなどで実際の利用者の声をチェックしましょう。

セキュリティ対策

依頼内容にはプライベートな情報やビジネス上の機密が含まれる場合もあり、その情報が漏えいしないようにするためには、信頼のおける業者を選ぶことが大前提です。

サービス提供業者のセキュリティポリシーや個人情報保護方針の提示の有無、機密保持契約（NDA）の締結可否の有無など、具体的な情報漏えいリスクへの対応を確認し、信頼性を見極めましょう。

おすすめの手紙代筆サービス7選

手紙代筆サービスの内容や料金は、提供業者によって違いがあります。あらゆる角度からそれぞれを比較し、自社に合った業者を選びましょう。ここでは、手紙代筆を依頼できるサービスを紹介します。

• 代筆屋手書き屋

• 代筆ドットコム

• テガミコ

• エクシオ絆

• 虹耕

• クラウドワークス

• ココナラ

①代筆屋手書き屋

出典：代筆屋手書き屋

代筆屋手書き屋は、手紙代筆代行に特化したサービスです。一般社団法人日本代筆屋協会 代表理事の長谷川氏が、代筆屋兼手紙コーディネーターを務めています。

個人からの依頼はもちろん、スポーツメーカーや法律事務所、広告代理店など、法人の取引実績も多数あります。

②代筆ドットコム

出典：代筆ドットコム

代筆ドットコムは、手紙・手書き代行のプロ集団です。各種営業の手紙や、内定者の親族への手紙、ダイレクトメールやハガキなど、法人向けの大量手書き代筆代行も対応しています。

文章作成の代行は行っていないため、文章は自分で考える必要があります。

③テガミコ

出典：テガミコ

テガミコは、ビジネスシーンにおける手紙・文章作成の実務経験、手紙の先生として企業研修・講座実績もあるメンバーが運営している代筆サービスです。

ヒアリングを丁寧に行い、気持ちが最大限に伝わる手紙・文章作成を完全カスタマイズで行っているのが特徴です。

④エクシオ絆

出典：エクシオ絆

エクシオ絆にはライターが在籍しており、手紙だけではなくWeb原稿や広報誌など、幅広い分野での文章作成を依頼できる代筆サービスです。

また、専任デザイナーもいるため、デザインとセットになった清書も行っています。会社のロゴマークなどを入れたハガキの作成など、年賀状や暑中見舞いなどに活用できます。

⑤虹耕

出典：虹耕

虹耕は、書道師範による代筆サービスです。すべての作業を女性スタッフが行っており、楷書体、行書体、女性らしい書体などさまざまなニーズに対応しています。

1枚からの発注も可能なため、初めての利用でも気軽に試すことができます。

⑥クラウドワークス

出典：クラウドワークス

クラウドワークスは日本最大級のクラウドソーシングで、全国97万社で利用されています。

案件を発注すると全国のワーカーから提案を受けることができ、プロフィールや実績を比較検討し、希望に合った人と契約することができます。

クラウドワークスには200万人以上のワーカーが登録していますが、ワーカー間のレベル差が大きいため、人材の吟味は慎重に行いましょう。

⑦ココナラ

出典：ココナラ

ココナラは、個人のスキルを売り買いできる、スキルマーケットとも呼ばれるサービスです。「手紙　代筆」で検索すると、700件以上のスキル出品があります。（2024年9月現在）

出品されたスキルの中から、ワーカーのプロフィールやポートフォリオ、評価などを見て比較検討ができます。

他の業務も依頼するならカチアルサポートがおすすめ！

出典：カチアルサポート

カチアルサポートは、NTT印刷会社が提供するBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスです。

カチアルサポートに依頼できる業務の1つとして手紙の代筆があり、その他にも人事・経理・営業事務・秘書など、幅広い業務に対応可能です。

カチアルサポートの大きな特徴として、依頼業務を自由に組み替え、月ごとに依頼する内容を変更できることが挙げられます。手紙の代筆と合わせて他のバックオフィス業務をアウトソーシングすることで、さらなる効率化が期待できるでしょう。

また、カチアルサポートのスタッフは100％正社員で、サービス提供元拠点に出社し、管理者の監督のもとで業務に従事します。そのため、セキュリティ面でも安心です。

手紙の代筆を活用して想いを伝えよう

本記事では、手紙の代筆について、活用する場面や利用するメリット、おすすめのサービスなどを解説してきました。

記事のまとめは以下のとおりです。

＜記事まとめ＞

• 挨拶状やお詫び状など、幅広いビジネスシーンで手紙の代筆は活用できる

• 手紙の代筆サービスを活用することで、時間の節約や品質確保が可能

• 料金設定や過去の実績など、あらゆる角度からサービスを比較検討することがポイント

デジタルの時代になり、手紙を書くという習慣が薄れてきているのは否めません。しかし、手紙が持つ温かみは、どれだけデジタル化が進んでも代えがたいものです。

ビジネスシーンにおいても、手紙は心を伝える手段の一つといえるでしょう。

手紙の代筆を活用して、受け取り手とのビジネス関係の強化につなげていきましょう。