人事労務のアウトソーシングとは？メリット・デメリットや外注業者の選び方

「専門知識を持った人事労務担当者の採用が難しく、アウトソーシングしたいが本当に効果があるのだろうか？」「人事労務アウトソーシングに興味があるけど、業者を選ぶポイントが分からない」

このように考える企業担当者は多いのではないでしょうか。

本記事では人事労務のアウトソーシングを導入するメリットやデメリット、適切な業者を選ぶためのポイントなどについて詳しく解説します。

サービス導入を検討する際の手引きとしてご活用ください。

人事労務アウトソーシングとは

人事労務アウトソーシングとは、自社の人事や労務管理を外部の専門業者に委託することです。働き手不足の解消や業務効率化の推進を求める社会的背景が影響し、近年注目を集めています。

人事労務アウトソーシングで依頼できる主な業務内容は次のとおりです。

人事労務アウトソーシングを活用すべき企業

人事労務アウトソーシングは、規模や業界に関係なく、人手不足解消や業務効率化をめざす全ての企業に適した選択肢です。その中でも、特に以下のような状況にある企業は、アウトソーシングのメリットを最大限に享受できるでしょう。

• 中小企業やスタートアップ

• 急成長中の企業

• 法令遵守に課題を抱える企業

• 専門知識を必要とする企業

それぞれ解説します。

中小企業やスタートアップ

中小企業やスタートアップではリソースが限られているため、人事労務に関する複雑な業務を自社で処理することが困難な場合が多くあります。人事労務アウトソーシングの活用により、給与計算や社会保険手続き、採用プロセスなどの専門的な業務を外部の専門家に委託できます。貴重なリソースを、コア業務（事業成長に直接貢献する核心業務）に注力させることで、競争優位性を確保できます。

急成長中の企業

急速に成長している企業では、規模の拡大に伴い人事労務に関する課題も複雑化します。

従業員数の増加、多様化する労働契約、新たな働き方への対応など、内部リソースだけで対応するには限界があるでしょう。

人事労務アウトソーシングの利用によって、これらの課題を迅速かつ効率的に解決し、組織のスムーズな拡大を支えられます。また、組織の変化に柔軟に対応できる体制構築が可能となり、持続可能な成長の基盤を築くことができます。

法令遵守に課題を抱える企業

労働法は複雑かつ頻繁に変更されるため、法令遵守は多くの企業にとって課題です。

特に人事労務関連の法規制は国によって大きく異なるため、国際的に事業を展開する企業にとってはさらに難しい問題です。

人事労務アウトソーシングの利用により、企業は常に最新の法律に基づいた運営が可能です。人事労務アウトソーシング業者は、法令遵守に関する最新の知識を持っており、企業が法的な問題に直面することなく運営できるようサポートします。これにより、罰金や訴訟、ブランドイメージの損失などのリスクを回避できます。

専門知識を必要とする企業

特定の業界や分野では、人事労務管理に特有の知識や経験が求められることがあります。

例えば、IT業界や医療業界などでは、独自の雇用形態や労働条件が存在する場合が多く、これらを適切に管理するためには専門的な知識が不可欠です。

人事労務アウトソーシングを利用することで、業界特有の要件を熟知した専門家の支援を受けられます。

人事労務アウトソーシングのメリット

人事労務アウトソーシングを活用するメリットを以下5つの観点から解説します。

• コストを削減できる

• 業務の属人化を防止できる

• コア業務に集中できる

• 専門性の高いサービスが受けられる

• 必要なリソースを柔軟に確保できる

コストを削減できる

人事労務アウトソーシングを利用する最大のメリットの1つは、コスト削減です。人事労務の業務を自社で行う場合、専任の従業員の雇用や、関連するシステムやソフトウェアの購入・維持が必要です。つまり、人件費や研修費、技術投資など、多額のコストが発生します。

一方、人事労務アウトソーシングを利用すると、これらの固定費を変動費に変換でき、必要なサービスだけを必要な時に利用できるため、全体的なコスト削減ができます。

業務の属人化を防止できる            

人事労務管理は専門性が高く、属人化（処理手順や必要情報を担当者だけが把握している状態）しやすい分野です。業務に携わっている特定の従業員が退職または長期休暇を取る場合などに業務が滞りやすく、企業にとっては大きなリスクです。

人事労務アウトソーシング業者では複数の専門スタッフが在籍しており、一定の品質とサービスを継続的に提供します。これにより、自社の従業員の離職（休職・退職）による業務の遅延やミスが発生するリスクを軽減します。

コア業務に集中できる

人事労務アウトソーシングの活用により、人事労務管理にかかる時間と労力が大幅に削減され、自社の成長と発展に直接的に貢献する活動に集中できます。

特に中小企業や成長期にある企業では、限られたリソースの効果的な活用が成功の鍵となるため、コア業務への集中は非常に重要です。

専門性の高いサービスが受けられる            

人事労務アウトソーシング業者は、人事労務管理の専門家で構成されており、最新の法規制や各業界の事例、効率的なツールやシステムに関する深い知識を持っています。

企業はこれらの専門知識を活用することで、人事労務業務の質を向上可能です。

例えば、法律遵守の徹底、効率的な給与計算システムの導入、最適な福利厚生プランの設計などに関して、専門的なサポートを受けられます。

必要なリソースを柔軟に確保できる        

企業の規模や事業の状況によって、人事労務管理に関するニーズは常に変動します。人事労務アウトソーシングを利用することで、企業は必要な時に必要なサービスを選択し、利用することができます。例えば、業務量の増加や特定のプロジェクトに対応するため、一時的にサービスを利用したい場合でも迅速な対応が可能です。

企業の成長段階や事業戦略の変更に応じて、依頼する業務範囲を調整することも容易なため、変化するビジネス環境に効果的に対応できます。

人事労務アウトソーシングのデメリット                

人事労務アウトソーシングには多くのメリットがある一方で、注意すべきリスクやデメリットもあります。人事労務アウトソーシングのデメリットは主に以下の4つが挙げられます。

• 社内にノウハウを蓄積できない

• コストがかさむリスクがある

• コミュニケーションの課題

• 情報流出の可能性がある

デメリットを理解して適切に対処することは、メリットを最大化させるためにも非常に重要です。それぞれ詳しく解説します。

社内にノウハウを蓄積できない        

人事労務アウトソーシングのデメリットの1つは、企業内に専門的なノウハウや知識が蓄積されにくい点です。外部に業務を委託することで、企業内部での経験やスキル習熟の機会が減少します。ノウハウが蓄積されないと、将来的にアウトソーシングをやめる場合、自社内部へのスムーズな業務移行が困難になることもあります。

もし将来的に内製化する可能性があれば、全ての業務ではなく一部のみを委託するなど、自社の人材育成を妨げない工夫が必要です。

コストがかさむリスクがある    

人事労務アウトソーシングは、長期にわたる契約やサービスの利用拡大によって、思わぬコストがかさむリスクがあります。サービスの内容が企業のニーズに合わなくなった場合や、追加のサービスが必要になった場合には、当初の契約よりも高額な費用が発生することがあります。現状依頼する予定の業務だけではなく、将来的な業務変更などに伴う追加コストの発生も視野に入れ、費用対効果を慎重に考慮した上で利用を検討しましょう。

コミュニケーションの課題

人事労務アウトソーシング業者との間で発生するコミュニケーションの問題も、デメリットの1つです。特に、委託先が自社以外の場所で作業する場合は意思の疎通が難しく、お互いの認識のずれや作業指示に誤りが生じる場合があります。

業務の細かなニュアンスや企業文化、緊急時の対応方法など、認識を合わせる必要がある項目は多数あり、これらの認識が合わないと業務の質に影響を及ぼす可能性があります。

人事労務アウトソーシングを利用する場合は、委託先の業者に全て任せるのではなく、適切なコミュニケーションを取りながら業務を進めていくことが大切です。

情報流出の可能性がある            

人事労務に関する業務は、従業員の個人情報や給与情報など、機密性の高い情報を扱います。これらの情報をアウトソーシング業者に共有することで、情報流出のリスクが高まる可能性があります。

情報セキュリティに関して十分な対策を講じていない場合や、不注意から情報が漏えいする場合もある、アウトソーシング業者の情報セキュリティ対策の確認は非常に重要です。

情報流出は、企業の信用失墜や法的な責任を招くことにもつながりかねないため、セキュリティレベルの高い業者を選ぶようにしましょう。

人事労務アウトソーシング業者の失敗しない選び方

業者選びで失敗しないためには、主に以下の要素について自社の基準に照らして判断しましょう。

• サービスの対応範囲

• 業務品質

• 費用対効果

• コミュニケーションやサポート面の充実

• セキュリティレベル

サービスの対応範囲        

人事労務アウトソーシング業者を選ぶ際にまず確認すべきは、その業者が提供するサービスの対応範囲です。企業の人事労務には給与計算や社会保険手続き、採用と退職の手続きなど、多岐にわたる業務が含まれます。必要とするサービスを全てカバーしているかを確認しましょう。

また、将来的に事業が拡大した場合のニーズに対応できる柔軟性があるかどうかも重要な検討材料です。サービス提供範囲が広い業者を選ぶことで、事業の拡大や自社のニーズ変化に柔軟に対応でき、長期的に安定して利用することができます。

業務品質

人事労務アウトソーシングが自社に良い成果をもたらすかは、アウトソーシング業者の業務品質に大きく左右されます。

アウトソーシング業者の実績や評判、提供されるサービスの精度や迅速性、問題発生時の対応力などを事前に調査しておくことがおすすめです。

他の顧客からの評価やケーススタディなどを参照することで、サービスの品質をある程度判断できます。事前に品質を確認しておくことで、安心して業務を委託できるでしょう。

費用対効果

人事労務アウトソーシング業者を選ぶ際には、費用対効果も欠かせない観点です。

ただ安いという理由でサービスを選ぶのではなく、支払う費用に見合った価値があるかどうかを判断することが大切です。サービスの内容とコストを比較検討し、隠れたコストがないかや追加費用の発生する条件を確認しましょう。

料金体系が明確で透明性のある業者を選ぶことで、予期せぬコストが発生するリスクを回避できます。

コミュニケーションやサポート面の充実

コミュニケーションやサポート面も、人事労務アウトソーシング業者選びの重要なポイントです。問題発生時や疑問がある場合に迅速かつ適切に対応してもらえるか、定期的なレポートや情報提供があるかなど、円滑なコミュニケーションが可能かどうかを事前に確認しておきましょう。業務の進捗状況が可視化され、業務の遅延や二重処理の防止にもつながります。

専任の担当者が割り当てられるかどうかも、スムーズなコミュニケーションには重要な観点です。専任であれば自社の業務内容や風土をより理解しやすく、信頼関係も築きやすいでしょう。

コミュニケーションやサポート体制が充実している業者を選ぶことで、長期的なパートナーシップを維持できます。

セキュリティレベル

人事労務では機密性の高い情報を扱うため、業者のセキュリティレベルは非常に重要です。情報流出のリスクを最小限に抑えるためにも、データの暗号化やアクセス管理、定期的なセキュリティチェックなど、厳格な情報セキュリティ対策を実施している業者を選びましょう。また、情報漏えいやシステム障害が発生した場合のリカバリープランについても事前に確認しておくと安心です。

人事労務アウトソーシングの費用相場

人事労務アウトソーシングを検討するにあたって、費用相場についても把握しておくと業者選定の際に役立ちます。

人事労務アウトソーシングの料金体系は、大きく「月単位」と「業務単位」に分けられ、

それぞれの相場は以下の通りです。

人事労務アウトソーシングサービス比較10選

人事労務アウトソーシングサービスの種類は主に以下の2種類があります。

• 定型業務代理系：勤怠管理や給与計算のような定型業務に特化

• カスタマイズ系：自社のニーズに合わせて依頼する業務をカスタマイズできる

費用や業務範囲など、あらゆる角度から各業者を比較し、自社に合った業者を選びましょう。ここでは参考として、10社の人事労務アウトソーシングサービスを紹介します。

①カチアルサポート｜NTT印刷株式会社

出典：カチアルサポート　NTT印刷株式会社 

カチアルサポートは、NTT印刷会社が提供するBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスです。給与計算をはじめ、営業事務・人事/採用・クリエイティブなどの幅広い業務を、厳選されたスタッフが代行します。

NTTグループとしての信頼と実績に基づいたサービス提供をしており、品質の高さやセキュリティ体制の面で安心です。

窓口専属スタッフが、お客様の依頼内容やご相談をお伺いし、各業務に精通したスタッフでチームを編成し、業務に対応します。

②NOC人事アウトソーシング｜NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社

出典：NOC人事アウトソーシング　NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社

NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社は、人事・総務・経理をはじめとするバックオフィスのアウトソーシングに特化した企業です。

人事アウトソーシングでは、給与計算・労務管理・企業型確定拠出年金を主なサービスとしています。また、勤怠管理・配布管理・人事管理が一体となった自社システムも展開しています。

③労務アウトソーシング｜株式会社ミナジン

出典：労務アウトソーシング　株式会社ミナジン

株式会社ミナジンは、”みんなの人事部”をコンセプトに、労務アウトソーシングや勤怠管理システム、人事評価システムなどを取り扱う総合人事サービスを提供しています。

労務アウトソーシングは、給与計算・年末調整・住民税年度更新・社外人事部の4つのサービスに分かれています。

④Remoba労務｜株式会社Enigol

出典：Remoba労務　株式会社Enigol

株式会社Enigolが提供するRemoba労務は、オンラインワーカーがクラウドサービスを活用してルーティン業務を代行するアウトソーシングサービスです。

社労士と連携しており、顧問社労士がいてもカバーできない細かい業務まで対応可能です。

⑤freee人事労務アウトソース｜フリー株式会社

出典：freee人事労務アウトソース　フリー株式会社

freee人事労務アウトソースでは、給与計算や年末調整、入退社手続きや身上変更といった人事労務の幅広い業務に対応しています。

独自の人事労務ソフトも提供しているため、アウトソースした情報がクラウド上に蓄積されていき、随時確認ができます。

⑥人事給与業務アウトソーシング｜株式会社JOE

出典：人事給与業務アウトソーシング　株式会社JOE

給与計算業務に携わって50年の歴史を持つさくらシステムグループの株式会社JOEは、人事給与アウトソーシングを専門としている企業です。

独自の給与計算システムは、クラウドでありながらフレキシブルな計算式が構築可能なため、企業に合わせた柔軟な対応ができます。

⑦TRIUMPH｜株式会社トライアンフ

出典：TRIUMPH　株式会社トライアンフ

TRIUMPHでは、給与計算アウトソーシングをはじめ、採用代行や人事制度設計、社員研修などのサービスをワンストップで提供しています。

給与計算アウトソーシングでは、直接対応による窓⼝業務を請け負い、負担の大きい個々の従業員からの問い合わせにも対応が可能です。

⑧人事アウトソーシング｜株式会社アシストライン

出典：人事アウトソーシング　株式会社アシストライン

株式会社アシストラインでは、人事・総務・経理業務を中心にアウトソーシングサービスを提供しています。

人事アウトソーシングの主な内容は給与計算・労務管理・採用関連サポートの3つです。

⑨WELLCORP｜株式会社レジェンダ

出典：WELLCORP　株式会社レジェンダ

株式会社レジェンダは、採用代行・労務管理サービス・人事DX支援の3つを柱としたサービス展開をしています。

労務管理サービスのWELLCORPは、単なる業務代行だけではなく、労務管理を通じた健康経営支援や離職問題の改善にも取り組みます。

⑩C*HRs（シーアワーズ）｜株式会社シーエーシー（CAC）

出典：C*HRs　株式会社シーエーシー

株式会社シーエーシーは、AIや最新のデジタルテクノロジーを活用した新たなソリューションの展開に力を入れている企業です。

C*HRs（シーアワーズ）は従業員1,000人以上の大企業に特化した人事給与アウトソーシングサービスで、多種多様な業種や制度への対応実績を豊富に持っています。

カチアルサポートなら依頼業務を自由にカスタマイズできる

バックオフィスは業務の幅が広く煩雑なため、人事労務の他にも依頼できる業務があると嬉しいですよね。

自社のニーズに合わせて依頼する業務を自由にカスタマイズしたい場合は、NTT印刷株式会社が提供するカチアルサポートがおすすめです。

カチアルサポートでは複数業務を自由に組み合わせられ、「人事労務とは別に任せたい仕事が出てきた」という場合でも、必要な場合に必要なだけ業務を依頼できます。

自由度の高さがありながらもリーズナブルな価格設定のため、「コストを押さえつつ人手不足を解決したい」という企業から選ばれています。

また、カチアルサポートのスタッフは拠点に出社して管理者のもとで業務に従事するため、セキュリティや業務品質の面でも安心です。

成長戦略として人事労務アウトソーシングを活用しよう

人事労務アウトソーシングの活用は、働き手不足の解消や業務効率化などに寄与し、企業の成長戦略の重要な要素となるでしょう。

給与計算や社会保険の手続き、労働法規の遵守など、複雑で専門的な知識を要する業務を外部の専門家に委託することで、内部リソースをコア業務に集中させられます。

しかし、アウトソーシングには情報流出やコミュニケーションミスなどのリスクも伴います。そのため、アウトソーシング業者を利用する際には、リスクを最小限に抑えつつ、メリットを最大化するための適切な業者選びと事前準備が不可欠です。

企業は成長を加速させ、より競争力のあるビジネスを構築するために、自社に合った業者を見つけて長期的なパートナーシップを築きましょう。