経理担当者にとって、請求書関連の業務はミスのない処理が求められる負担の大きい作業の一つです。
「毎月の膨大な量の請求書の処理が大変」「締め作業を早く終えられるようにしたい」
そのようなお悩みをお持ちの担当者も多いのではないでしょうか。
煩雑な請求書関連の業務を効率化する方法として注目されているのが、請求書業務の代行サービスです。
請求書業務の代行サービスでは、請求書の発行や送付などの事務手続きや、請求回収、与信審査などの経理担当者にとって心理的な負担がかかる作業も依頼できます。
本記事では、請求書業務の代行サービスの概要、利用するメリット・デメリット、代行会社選びのポイントをご紹介します。
請求書業務の代行サービスで依頼できる主な業務内容をそれぞれ詳しく解説していきます。
請求書の作成・発行代行
代金の回収代行
与信審査の代行
請求書関連業務の代行サービスでは、請求書の作成、発行、封入、郵送などを依頼できます。代行サービスは、請求書関係のアウトソーシングを請け負う業者や、税理士事務所や経理事務所に依頼できます。
請求書の作成・発行であれば、請求書発行システムを利用することもでき、フォーマットの作成やデータのアップロードを行うだけで、請求書を簡単に作成・発行が可能です。また、このようなシステムは、見積書や注文書なども発行できる場合が多いです。
代金回収を含む請求業務の代行サービスもあり、支払いが遅れている取引先への催促や、未回収金の回収作業が含まれます。このような精神的に負担の大きい作業を委託することで、経理担当者のストレスを軽減することができるでしょう。
さらに、取引先からの入金確認も代行可能です。特に、取引が多い会社の場合、照合作業だけでも大きな労力を必要とします。代行サービスに依頼することで、業務効率化のみならず、その労力を別の業務に充てることもできるでしょう。
与信審査も含めた業務を代行するサービスもあります。自社で審査を行う場合、基準の設定や財務状況の調査などに多くの時間がかかります。
与信審査のプロセスがスムーズでないと、取引の機会を逃してしまうこともあるでしょう。請求書業務の代行サービスを利用することで、迅速な審査が可能となり、新規の取引先ともスムーズにビジネスを進められます。
請求書業務を外部に委託することで、得られる主なメリットは以下の3つです。
経理担当者がコア業務に集中できる
コスト削減につながる
未回収リスクを回避できる
請求書関連の業務を代行してもらうことで、請求書の作成やチェック業務の負担を削減し、経理担当者は事業の継続に関わるコア業務に集中できます。
請求書業務代行を活用することにより、請求書の封入や発送などの事務作業にかける時間を削減し、さらには支払い回収などの経理担当者のストレスになりやすい業務負担も軽減できます。
請求書業務の外注化によって、経理担当者の負担が軽減されるため、新たに人員を増やす必要がなくなり人件費の削減につながるでしょう。特に経理は高い専門性を必要とする業務であり、人材の確保が難しいのも特徴です。採用しても、万が一、短期間で離職してしまえば、また採用コストをかけて人を雇う必要があります。
代行サービスに依頼することで、自社で新たに人を採用せずに、経理のプロに業務を頼めるため、人件費や採用費の削減につながります。また用紙代、印刷代、封筒代などのコストも節約できる場合もあります。
企業間決済において、度々支払い漏れなどは発生します。代金の催促や回収といった、心理的な負担が大きく、時間と手間のかかる業務も代行会社に任せることで、未回収により生じるリスクを減らし、利益の安定化を図れます。
請求書関連の業務を外注することによるメリットがある一方で、デメリットもあります。
社内にノウハウが蓄積されない
イレギュラーな仕事が発生した場合に対応してもらえないことがある
情報漏えいのリスクがある
請求書関連の業務を外部に依頼することで、その業務に関するノウハウを社内に蓄積することが難しくなります。
特に、請求回収や与信審査などは会社にとって重要な業務ですが、外部に委託することで社員に業務を経験させる機会を与えられなくなります。
ノウハウを社内に蓄積していきたいと考える場合、代行を依頼する業務範囲を調整するなどの工夫が必要です。
代行業者との契約で取り決めた内容以外のイレギュラーな業務が発生した場合、対応してもらえない可能性があります。対応してもらえたとしても追加の料金がかかる可能性があることを考慮しておきましょう。
請求書業務の代行サービスを利用する場合、取引先の情報を代行会社に共有することは必要不可欠です。そのため、情報漏えいリスクがゼロではあるとは言い切れません。代行先のセキュリティ体制が万全かどうかを事前に確認し、機密保持契約等の対策をすることが重要です。
請求書業務の代行サービスを選ぶ際には、次のポイントを考慮しましょう。
幅広い業務に対応しているか
セキュリティ対策が万全であるか
自社の既存システムとの連携が可能か
請求書関連業務の代行サービスによって依頼できる業務範囲が異なります。事務的な作業のみなのか、専門性の高い業務も対応してくれるのか契約前にしっかり把握したうえで、自社に合った代行サービスを選びましょう。
取引先の情報や売上金額などは機密性の高い情報です。代行サービスを選ぶ際は、代行サービス側で講じている対策やスタッフへの教育体制などセキュリティ対策を確認するようにしましょう。
請求書関連業務の代行サービスでは、自社の既存システム（会計ソフトや顧客情報管理のための基幹システム等）と連携することで、作業の自動化が可能です。したがって、受注から会計処理まで一気通貫で自動化したい場合は、既存システムとの連携方法を必ず確認しましょう。
引用元：カチアルサポート
請求書に関わる業務の中でも請求書の作成・発行など事務的な作業の代行を検討している場合、煩雑な業務を手軽に依頼できるカチアルサポートがおすすめです。
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サービス名 | カチアルサポート |
| 費用 | 初回限定エントリープラン 43,000円（税抜）/月（税込47,300円） ライトプラン 55,000円（税抜）/月（税込60,500円） スタンダードプラン 118,000円（税抜）/月（税込129,800円） プロプラン 106,000円（税抜）/月（税込116,600円） |
業務範囲 | 記帳代行（会計システム入力など）／請求書・領収書発行／売上・入金確認／データ集計／給与計算補助など |
特徴など |
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請求書関連の業務代行を利用することで、経理スタッフの業務負担を軽減するとともに、自社の売上安定に寄与します。
請求書関連の業務は、請求書の作成・発行などの事務的なものもあれば、与信審査などの専門性の高い業務もあります。
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