社内資料の作成は、社内のスムーズなコミュニケーションと情報共有のために不可欠です。しかし、社内資料を作成する際はポイントをしっかり抑えないとその効果を発揮できません。この記事では、社内資料の基本から作り方のポイント、作成プロセスの効率化につながる代行サービスの利用に至るまで、一連のステップを詳しく解説します。
これらを参照すれば、新入社員から経験豊富なマネージャーまで、どんな立場の人でも分かりやすい社内資料を作成できるようになります。ぜひ参考にしてください。
社内資料とは、企業内で情報を共有、伝達、または記録するために作成される資料を指します。業務の進行や報告、手順の標準化など、目的やシーンに応じてさまざまな形式を使い分けることが一般的です。社内資料は、従業員間でのコミュニケーションを効率化し、業務の透明性を高めるために重要な役割を担います。
社内資料の種類は、目的や使用するシーンに応じて多岐にわたりますが、使われる頻度の高い主なものをいくつかご紹介します。
会議資料 | 会議の議題や議論のポイント、決定事項などをまとめた資料。会議の議事録も含まれる。 |
プロジェクト計画書 | 新しいプロジェクトの目標やスケジュール、予算、関係者などの計画をまとめた資料。 |
業務手順書 | 特定の業務プロセスや手順を詳細に記述した資料で、新しい従業員のトレーニングや業務の標準化に使用される。 |
報告書 | 業務の成果、プロジェクトの進捗、市場調査の結果などをまとめた資料。定期的な業績報告や研究結果の報告などが含まれる。 |
研修資料 | 従業員のスキルアップや教育を目的とした資料。講義のスライド、マニュアル、教育ビデオの脚本などが含まれる。 |
社内通達 | 社内の新しい方針、規則の変更、重要なお知らせなどを伝えるための短い文書。全従業員に迅速に情報を伝えるために用いられる。 |
社内のスムーズなコミュニケーションと情報共有のために不可欠な社内資料ですが、ただ作るだけでは内容が分かりづらく、逆効果になってしまうこともあります。
社内資料を作る際の落とし穴として、以下のようなものが挙げられます。
構成が乱れている
情報過多
誤字脱字や専門用語の乱用
視覚的要素の不適切な使用
普段このような社内資料を作ってしまっていないか、ぜひ一度振り返ってみてください。
構成が乱れている社内資料は、読み手にとって非常に理解しづらいものです。情報の整理や論理的な流れが欠けていると、重要なポイントが見落とされたり、読み手が文書の目的を見失ったりする原因になります。
はじめに目次を設ける、関連する情報をセクションごとに分ける、結論を簡潔に示すなど、情報を効率的に伝えることを意識した構成が望ましいです。
情報過多の資料は、重要なポイントが埋もれてしまい、読み手にとっての負担が大きくなります。伝えたいメッセージを読み手に的確に伝えるためには、情報を絞り込み、本当に必要な内容だけを含めることが重要です。すべての詳細を資料に盛り込むのではなく、メインとなるメッセージやキーポイントに焦点を当て、補足情報は別途参照できるようにリンクや注釈を用いると良いでしょう。また、情報の優先順位をつけ、最も重要なものから順に配置することで、読み手の理解を助けます。
誤字脱字は社内資料の信頼性を低下させる要因となります。作成後は校正を怠らず、誤字脱字がないか徹底的にチェックしましょう。
また、専門用語や略語の過度な使用にも注意が必要です。特定の読者には理解しやすいかもしれませんが、すべての読者が同じ背景知識を持っているわけではないので、できるだけ一般的な言葉を選びましょう。専門用語を使用する場合は、定義や意味の簡潔な説明を添えることが望ましいです。
図表やグラフ、写真などの視覚的要素は、複雑な情報を効果的に伝える効果があります。しかし、不適切な使い方をしてしまうと読み手の理解を妨げてしまい逆効果です。
例えば、不明瞭な図表や関連性のない画像、過度に派手な色使いは、資料の読みやすさを損なうので注意が必要です。
視覚的要素を使用する際には、文書の内容を補い、読み手の理解を助けるために使われているかを確認しましょう。
社内資料を作成する際には、その効果を最大限に高めるために、作成に入る前の準備が非常に重要です。ここでは、社内資料作成の前準備として以下の3つのステップについて紹介します。
目的の明確化
読み手の特定
情報収集と整理
これらの前準備を丁寧に行うことで、質の高い社内資料を作成できることはもちろん、資料作成がスムーズに進むため時間やリソースの無駄遣いを避けることにもつながります。
前準備として最も重要なのは、社内資料を作成する目的の明確化です。目的が明確でなければ、資料の構成や内容がぶれてしまい、読み手に伝えたいことを的確に伝えられません。例えば、情報共有、教育、意思決定のサポート、業績報告などが目的になり得ます。
社内資料を通して何を伝えたいのか、どのような行動を促したいのかを具体的に定義しましょう。目的が明確であればあるほど構成や内容を適切に決定でき、読み手に対してしっかりとメッセージが伝わる資料になります。
読み手の特定は、社内資料の内容をどのように伝えるかを検討する上で非常に重要なポイントです。読み手の背景知識や興味、ニーズの理解により、適切なトーン、用語の選択、情報の深さなどを調整できます。
例えば、技術的な詳細情報を必要とするエンジニア向けの資料と、戦略的な概観を求める経営層向けの資料では、内容の提示方法が大きく異なるでしょう。
読み手が明確になればなるほど、相手のニーズに合った内容や表現ができます。
効果的な社内資料を作成するためには、必要な情報の事前収集・整理が不可欠です。資料の目的と対象者を念頭に置きながら、関連するデータ、研究結果、過去の報告書、プロジェクト文書など、幅広い情報源から情報を集めましょう。
情報収集が完了したら、重要な情報を選別・整理します。この段階で情報の優先順位をつけ、メインメッセージを伝えるためにはどの情報が役立つかを検討しておくとその後の作成プロセスがスムーズに進みます。
社内資料は、情報が正確かつ効果的に伝わることが求められます。社内資料を効果的に作るポイントは以下の4つです。
構成の計画
内容の明瞭化
視覚的要素の活用
アクションへの誘導
これらのポイントを意識することで、読み手にとってより理解しやすく、記憶に残る資料となります。また、効果的な社内資料は読み手の行動や意思決定に影響を与える力を持ち、単に情報を共有する以上の価値をもたらします。
社内資料を作る際にはまず構成の計画から始めましょう。構成が適切だと、読み手がスムーズに情報を吸収・理解できます。
読み手が情報を追いやすいように、はじめに全体の概要を示し、次に各セクションの詳細に移るのが一般的な流れです。
各セクションでは関連性のある情報をまとめ、適切な順序で記載していきます。読み手が情報を理解しやすいように、ポイントを強調し、必要な場合は小見出しや番号リストを使用するのもおすすめです。
読み手が資料を理解しやすくする上では、内容の明瞭化が不可欠です。情報を整理し、ポイントごとに分けて示すことで、読み手は必要な情報を素早く把握できます。
表現はできる限り簡潔にし、専門用語の使用は最小限に抑えましょう。特に重要な情報は、強調表示により読み手の記憶に残りやすくなります。また、抽象的な内容を含む場合は、具体的な事例やデータを用いた補足も必要です。
複雑な情報やデータは、図表やグラフ、写真などの視覚的要素を使うことで理解しやすくなり、記憶にも残りやすくなります。
また、フォントの種類やサイズ、色の使用、ページレイアウトなど、デザイン要素を適切に取り入れることで、資料を読みやすくする効果もあります。
一方で、視覚的要素の不適切な使用は混乱を招くので注意しましょう。あくまでも資料の内容を補足するものであることを意識し、過度な装飾は避けることが重要です。
社内資料を通じて読み手にアクションを促したい場合、明確で分かりやすい指示が求められます。読み手が取るべき具体的なアクションを資料の中で示すと同時に、そのアクションがなぜ重要なのか、どのような結果を期待しているのかも説明しましょう。
また、アクションの期限や関係者を明記することで、実行が促される効果もあります。
社内資料は作成して終わりではなく、作成したあとも非常に重要です。資料が当初の目的を達成し、長期にわたって効果を維持できるよう、以下のことを行いましょう。
校正とフィードバック
継続的な改善
それぞれ具体的に解説します。
資料が完成したらまずは校正を行い、誤字脱字や文法的な誤りがないかをチェックします。専門用語を使用している場合は、正確に使用されているか、情報が明確かつ正しく伝えられているかも確認が必要です。
次に、社内のメンバーからフィードバックを収集します。関連する同僚や上司だけではなく、異なる部門や役職の人からフィードバックを受けることでさまざまな視点での改善点が見つかります。
フィードバックをもとに、内容の修正や追加、構成の変更など、必要なアクションを実施しましょう。
社内資料は、業務の状況やプロジェクトの進展などによって更新が必要となることが多々あります。フィードバックをもとに資料を定期的に更新し、新しい情報やデータを反映させることが重要です。
また、資料の使用状況や読み手の反応をモニタリングし、実際の効果や反響を分析します。効果が低いと判断される部分については内容の見直しや表現方法の改善を行い、より理解しやすく、行動を促す内容に改善していきましょう。
ここまで社内資料の作り方について解説してきましたが、多くの企業では社内資料の作成が大きな負担となっています。
自社の従業員のリソースがひっ迫している、作った社内資料が上手く活用されていない、などの課題がある場合は、代行サービスの活用も選択肢の一つです。
ここでは上記のような課題を持つ企業に向けて、代行サービスについてご紹介します。
社内資料の作成は、多くの企業にとって日常業務の一部です。しかし、社内資料の作成には時間がかかることが多く、他の重要な業務に集中できない原因となっている場合も少なくありません。実際、パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社の調査によると、過半数の従業員が「社内会議の事前資料作り」や「議事録の作成」に負担を感じていることが明らかになっています。
このような状況は、業務の効率化を図る上で大きな障害となり得ます。
一方で、社内資料作成のために専門の人材を採用するのは、コストや管理の面から見ても現実的ではないと考える企業が多いのが現状ではないでしょうか。このような課題に対処するために近年注目を集めているのが、社内資料の作成を代行してくれるサービスです。
社内資料の作成を代行サービスに依頼する最大のメリットは、従業員がより重要な業務に時間を充てられるようになる点です。代行サービスの専門スタッフは資料作成のプロフェッショナルであり、質の高い資料を効率的に作成します。代行サービスの活用により、従業員の負担を減らし、企業全体の生産性向上につながります。
NTT印刷株式会社が提供するカチアルサポートは、社内資料作成をはじめとしたさまざまなバックオフィス業務を代行するサービスです。
例えば、社内会議でホワイトボードに書きとめた内容を写真で共有するだけで、PPT資料化します。また、月次など定期的な報告が必要となる販売進捗状況の資料化なども、継続的に代行することが可能です。
自由度の高さと月額43,000円（税込47,300円）～というリーズナブルな料金体系が特徴で、好きなときに好きなだけ、厳選されたスタッフに業務を依頼できます。
カチアルサポートのスタッフはサービス拠点に出社し、管理者の監督のもとで業務に従事するため、業務の品質やセキュリティの面でも安心です。
さらには、資料作成のほかにも、経理・営業事務・人事／採用・秘書・クリエイティブなど、さまざまな業務を依頼することが可能です。
社内資料の作成は、組織内でのスムーズなコミュニケーションと情報共有を実現するための重要な業務です。
この記事では、社内資料の基本的な作り方から、作成プロセスの効率化に至るまで幅広く解説しました。
社内資料作成の重要なポイントは、目的の明確化、対象者の特定、情報収集と整理に始まり、構成の計画、内容の明瞭化、視覚的要素の活用といった資料作成の基本を抑えることが挙げられます。
社内資料は単に情報を伝達するだけではなく、企業全体の生産性と効率性を向上させるための強力なツールとなり得ます。場合によっては代行サービスの活用なども検討しながら、より効果的な社内資料の作成に向けて、一歩一歩進んでいきましょう。
