引き継ぎ資料は、業務を円滑に引き継ぐために必要な情報を整理し、後任の担当者に業務対応方法を伝えるための重要な取り組みのひとつです。
しかし、急な異動や退職などで引き継ぎが発生すると、
「限られた時間で引き継ぎ資料を作るのは大変」
「引き継ぎ資料にどこまでの情報を記載すれば良いのかわからない」
のような悩みに直面することも少なくありません。
本記事では、引き継ぎ資料に記載すべき項目や作成する流れ、ポイントなどについて詳しく解説します。
引き継ぎ資料を効率的に作成する方法も紹介しておりますので、ぜひ参考としてください。
まずは、引き継ぎ資料の基本について以下2つの論点で解説します。
引き継ぎ資料とは
引き継ぎ資料に求められること
引き継ぎ資料とは、担当者の変更などにより業務を引き継ぐ際に、後任者がスムーズに業務を遂行できるよう、必要な情報をまとめたものです。単なる作業メモやチェックリストにとどまらず、業務の全体像、各工程の詳細、関連する情報などを網羅的に記載することで、後任者の理解を深め、円滑な業務移行の実現に向けて活用するものです。
例えば日常業務においては、取引先とのコミュニケーション方法や使用しているシステム、業務のスケジュールなどが含まれることが一般的です。プロジェクトベースの業務であれば、プロジェクトの進捗状況や次に行うべきタスク、関係者の連絡先などを詳しく記載すると良いでしょう。
特に、引き継ぎ期間が短い場合は口頭で説明しきれないことも多く、引き継ぎ資料が非常に重要な役割を果たすでしょう。
また、引き継ぎ資料は組織全体にとっても価値のある資産となり得ます。引き継ぎ資料を適切に作成することで、マニュアルとしての機能も果たすようになり、業務の標準化や知見の蓄積にも寄与し、組織全体の生産性向上も期待できます。
効果的な引き継ぎ資料を作成するためには、以下の点に注意しましょう。
わかりやすさ
視認性
実用性
引き継ぎ資料に求められるのは、まず第一に「わかりやすさ」です。後任者が資料を見てすぐに業務の全体像を把握できるよう、整理された情報が求められます。
また、内容の粒度や精度は当然必要ですが、視覚的なわかりやすさ（視認性）も重要です。構成やレイアウトだけでなく、図表なども活用することで理解促進の効果が働きます。さらに、「実用性」も兼ね備えた資料であればその効果はより大きくなります。具体的には、過去に起きたトラブルや対処方法、重要な連絡先などが記載されていると、引き継ぎ後に同様のトラブルが起きた際にも迅速に対応することができます。このような実用的な情報が含まれていることで、後任者が一人で解決できる場面が増え、業務の効率が向上するでしょう。
この3点を押さえた引き継ぎ資料は、単なる引き継ぎ資料を超えて、後任者が自信を持って業務を遂行できる支えとなります。
引き継ぎ資料の作成は、業務の円滑な引き継ぎを支えるだけでなく、業務全体に寄与するメリットが複数あります。これらのメリットは、企業のパフォーマンス向上だけでなくリスク管理にも有益な要素となります。
主なメリットとしては、以下の3つが挙げられます。
スムーズな引き継ぎにより業務の継続性を確保できる
業務の効率化を図ることができる
属人化の解消につながる
引き継ぎ資料を作成する最大のメリットは、業務の継続性を確保できる点です。
人事異動や退職などで担当者が変わる際、適切な引き継ぎが行われなければ、業務の停滞が発生します。業務の停滞は、企業全体の生産性だけでなく、顧客との信頼関係にまで悪影響を及ぼす可能性があります。
特に限られた時間での引き継ぎは、口頭のみの説明では理解が難しく、認識の齟齬が起こる恐れもあるでしょう。引き継ぎ資料には、業務の流れや手順、注意点などが詳細に記載されているため、後任者がその都度見直しや確認をすることができ、スムーズに業務を引き継ぐことができます。
業務の継続性を確保することは、顧客の信頼維持の観点でも非常に重要です。引き継ぎがスムーズに行われていないと、顧客は不安を感じ、信頼を損なってしまうでしょう。引き継ぎ資料が整備されていることで、担当者が変わった後も顧客に安定したサービス提供を維持することができ、企業の信頼性を保つことができます。
引き継ぎ資料を作成することは、業務の効率化にも大きく寄与します。
引き継ぎ資料には、業務の手順や重要なポイントが明確に記載されているため、後任者が業務を理解するまでの時間を短縮することができ、教育コストが軽減できます。引き継ぎ資料を参照することで、後任者は無駄な試行錯誤を減らし、円滑に業務を進めることができるでしょう。
また、引き継ぎ資料を作成する過程で、これまで見落とされていた非効率な工程や、無駄な手順が明らかになることがあります。それを機に業務フローの改善を図ることで、業務全体の効率を向上させることにもつながります。
さらに、引き継ぎとしての活用だけでなく、普段からマニュアルとして活用することができれば、既存メンバー間での業務分担にも活用ができます。業務の連携がスムーズになるとともに、チーム全体での協力が促進され、業務の効率化が一層進むことも期待できます。
引き継ぎ資料を作成することは、業務の属人化を解消するための有効な手段でもあります。
属人化とは、特定の担当者にしか業務の進め方やノウハウがわからない状態を指し、担当者の異動や退職時に大きなリスクとなります。
引き継ぎ資料を整備することで、業務の知識や手順が文書化され、誰でも理解できる形で共有されるため、業務の属人化を防ぐことができます。
属人化が解消されることで、担当者が変わっても業務が滞ることなくスムーズに引き継がれるため、企業全体の安定性が向上するでしょう。
また、引き継ぎ資料が存在することで、複数の担当者が同時に業務に関与する場合でも、統一された手順や基準に基づいて作業を進めることができ、品質のばらつきを防ぐことが期待できます。これにより業務の安定性が向上し、チーム全体での作業効率も高まります。
ここでは、引き継ぎ資料に記載すべき項目をまとめます。
もちろん、業務の内容などによって記載内容は変わることがありますので、その際は必要に応じてカスタマイズしましょう。
項目 | 内容 |
基本情報 | ・前任者の名前 ・後任者の名前 ・資料を作成した日付 ・バージョン など |
担当業務の目的・全体像 | ・業務の目的、ゴール ・業務フロー図 など |
作業手順 | ・できるだけ明確に記載する。 ・専門用語や社内用語など、限られた人にしかわからないワードは使用しないように注意 |
定期業務のスケジュール | ・毎日行う業務 ・毎週行う業務 ・毎月行う業務 など |
関係者の連絡先 | ・プロジェクトメンバー ・取引先 ・顧客 など |
使うツールやシステムの情報 | ・ツールやシステムの使用方法 ・ログイン情報 ・トラブル時の問い合わせ先 など |
進行中のプロジェクトやタスク | ・プロジェクトの概要 ・タスクの進捗 ・これまでの経緯 ・次のやるべきこと など |
過去のトラブルや対処法 | ・過去に発生したトラブル内容 ・当時の対処法 ・そこで得られたノウハウ ・トラブル発生時の連絡先 など |
重要な書類やデータの場所 | ・保管場所 ・アクセス方法 ・フォルダの構成 ・ファイル名 など |
引き継ぎ後の問い合わせ先 | ・引き継ぎが終わった後に不明点などが発生した場合の問い合わせ先 |
引き継ぎ資料を作成する際は、情報を羅列するだけではなく、体系的に構築された内容にする必要があります。資料がしっかりと整理されていれば、後任者は迷うことなく業務を引き継ぎ、すぐに作業を開始することが可能になります。ここでは作成を効率的に進めるための、具体的な流れを以下の5つのステップに分けて説明します。
ステップ1：引き継ぎスケジュールの計画
ステップ2：業務や情報の洗い出し
ステップ3：構成の作成
ステップ4：業務の手順や工程の記載
ステップ5：後任者への共有
引き継ぎ資料の作成を始めるにあたり、まず行うべきは引き継ぎスケジュールの計画です。
引き継ぎの開始から完了までの期間を明確にし、その間に必要な作業をリストアップします。後任者が引き継ぎ資料を確認し、業務を習得するまでの時間も考慮に入れて計画を立てることが重要です。
引き継ぎスケジュールには具体的な期日を設定し、ステップごとに進捗状況を確認できるようにしましょう。例えば、業務内容の洗い出し、資料の作成、後任者への共有など、主要なタスクを期日とともにスケジュールに組み込みます。業務の性質によっては、重要なタスクやデッドラインが存在する場合もあるため、それらを優先的に進める計画を立てることが大切です。
スケジュールを計画する際には、現任者と後任者の両者が無理なく対応できるよう、余裕を持ったスケジューリングを心掛けましょう。また、業務に携わる関係者にもスケジュールを共有し、引き継ぎがスムーズに進むようチーム全体で引き継ぎ体制を整えることも効果的です。計画段階で十分な準備を整えることで、引き継ぎ作業自体が円滑に進行し、後任者も安心して業務を引き継ぐことができるでしょう。
引き継ぎスケジュールを計画したら、次に行うのは業務や情報の洗い出しです。
現任者が行っている全ての業務内容や、関連する情報を詳細にリストアップします。ここで洗い出された情報が引き継ぎ資料の基礎となるため、漏れがないように徹底的に行うことがポイントです。
まず、日常的に行っている業務を一つ一つ書き出し、それぞれの業務に必要な情報や手順を整理します。さらに、プロジェクトや顧客対応など、定期的な業務に含まれないが重要なタスクも忘れずにリストに含めましょう。業務を進める上で使用するツールやシステム、ログイン情報などもこの段階で整理します。
情報の洗い出しに際しては、現任者の「暗黙知」や「ノウハウ」も意識して記録することが重要です。また引き継ぎ資料には、業務の中で培われた経験や効率的な手法、トラブル発生時の具体的な対処法などを含めることで、より実用的な資料となるでしょう。
続いてのステップは、構成の作成です。
後任者が資料を見たときに、どのような順序で情報を理解すべきかを整理し、引き継ぎ資料の全体像を決定します。適切な構成は、資料の分かりやすさに直結し、理解向上を促進します。後任者が効率的に吸収することで、引き継ぎ後の業務の停滞などを抑制できます。
まず、資料の冒頭には、業務の全体像や目的、チームの役割など、全体を俯瞰できる情報を記載します。次に、日常的な業務から重要なプロジェクト、関連するツールやシステムの使い方、連絡先など、必要な情報を順序立てて配置します。この際、情報が複雑になりすぎないよう、業務ごとやテーマごとに章やセクションを分けると良いでしょう。
構成が定まったら、具体的な業務の手順や工程を記載します。
実際に業務を進める上で必要な情報を漏れなくかつ分かりやすく、後任者がそのまま実行できるように記載することが求められます。
まず、業務の流れを時系列に沿って記述し、各タスクの手順や注意点を具体的に示します。
各業務において、どのようなステップが必要かを順序立てて説明します。例えばデータ入力業務であれば、使用するシステムへのログイン方法から、具体的な入力手順、確認作業の流れまでを詳細に記載します。また、業務を進める上での注意点や、エラーなどが発生した際の対処法についても併せて説明することで、後任者が安心して業務に取り組めるようにしましょう。
複雑な業務や複数のステップが必要なタスクについては、フローチャートやチェックリストを活用して、視覚的に理解しやすくすると効果的です。また、関連する資料やマニュアルがある場合は、参照するためのリンク先や参照箇所を明記し、必要な情報に簡単にアクセスできるようにしましょう。
引き継ぎ資料が完成したら、最後に行うべきステップは、後任者への説明です。
資料をただ渡すだけでなく、口頭で補足説明したり質問に答えたりすることで、より理解を深めてもらうことができます。引き継ぎ資料の活用方法や、特に注意すべき箇所についても具体的に説明し、後任者が迷わずに業務を開始できるようにサポートしましょう。
後任者への共有がしっかりと行われることで、引き継ぎがスムーズに進み、業務の継続性が確保されます。
引き継ぎ資料を作成する際には、単に情報を羅列するだけではなく、受け取る側が理解しやすく、実際に役立つ内容に仕上げることが求められます。これを実現するためには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。以下では、引き継ぎ資料を効果的に作成するための以下3つのポイントについて詳しく解説します。
事前知識のない第三者でも理解できる内容にする
見やすいレイアウトにする
具体例を挙げて説明する
引き継ぎ資料を作成する際に最も重要なのは、事前知識のない第三者でも理解できる内容にすることです。引き継ぎ資料は、後任者が業務をスムーズに引き継ぐことを目的としています。分かりにくい内容や曖昧な表現は迷いの元となります。後任者が混乱し、業務に支障をきたす可能性は極力排除しましょう。
そのため、専門用語や略語は必要以上に使わず、誰でも理解できる表現を心がけましょう。重要な部分やよく参照される部分については、色やフォントのサイズを変えるなどして強調し、後任者が必要な情報をすぐに見つけられるように工夫しておくことがおすすめです。
また、情報が過不足なく整理されていることも重要です。必要な情報が過度に省略されていたり、逆に余分な情報が多すぎたりすると、後任者が資料を活用しにくくなる懸念もあります。業務に必要な情報を的確に提供し、後任者が迷うことなく業務を遂行できるようにすることが大切です。また、質問が出そうな部分については、あらかじめQ&A形式で説明を加えると良いでしょう。
常に後任者の視点に立って、内容のわかりやすさを最優先に考えることがスムーズな引き継ぎに繋がります。
引き継ぎ資料を作成する際には、見やすいレイアウトにすることも欠かせません。
どんなに内容が充実していても、情報が分かりにくいレイアウトでは、後任者が必要な情報を素早く見つけられず、資料を有効に活用できない可能性があります。そのため、見やすいレイアウトで直感的に理解しやすい資料を作成することが重要です。
テキスト部分は詰め込みすぎず、適度にスペースや間隔を空けて視認性を良くしたり、箇条書きにして分解するなど、情報の齟齬が発生しないよう意識しましょう。複雑な業務工程や手順は、図表やグラフ、フローチャートなどを活用することで理解しやすくなります。
見やすいレイアウトにすることで、後任者が資料をストレスなく利用できるようになります。
引き継ぎ資料をより理解しやすくするためには、具体例を挙げて説明することが効果的です。
抽象的な説明だけでは、後任者が実際の業務にどのように適用すればよいのかイメージしにくくなることがあります。そこで、実際に行われた業務や、過去に発生した事例を用いて説明を加えることで、後任者が理解しやすくなるだけでなく、業務を実行する際の参考にもなります。
例えば、過去のトラブル事例として「XXXX年XX月に、⚪︎⚪︎という問題が発生しました。発生経緯は○○です。その際には、△△に連絡し、◻︎◻︎の方法で解決しました」というように、実際に起こり得る状況とその対処法を共有することで、後任者が同様の問題に直面した際に役立てることができます。
また、具体例を挙げることで、業務の背景や目的がより明確になり、後任者がその業務の意義や重要性を理解しやすくなります。単に手順を記載するだけではなく、なぜその手順が必要なのか、どのような結果をめざすのかなどを具体例を通して説明することで、後任者が業務に取り組む際の動機づけにもなるでしょう。
引き継ぎ資料を作成するには、時間や手間がかかることが多いですが、いくつかの方法を活用することで、その工程を効率化することが可能です。資料の品質を保ちながらも、効率的に作成するための方法として、以下の2つの方法について解説します。
テンプレートの活用
アウトソーシングの活用
最近では、インターネット上にさまざまな資料のテンプレートが展開されています。そのようなテンプレートを活用することで、資料作成時の手間を削減することができます。
例えば、日常業務の手順書、プロジェクト管理の概要、重要な連絡先リストなど、必要な情報が既にフォーマット化されているテンプレートを活用すれば、作業がスムーズに進むでしょう。
もちろん、自社で独自のテンプレートを作成するのもおすすめです。一度テンプレートを作成しておけば、次回以降の資料作成時にも再利用できるため、長期的な視点で見ても職場全体の効率化に貢献できます。
テンプレートを使用することで資料の形式が統一され、読み手である後任者にとっても見やすく、理解しやすい資料になる点もメリットです。特に、複数の引き継ぎ資料を作成する必要がある場合や、同じチームで何度も引き継ぎが発生する場合には、テンプレートを標準化しておくことが組織全体の効率化に繋がります。
引き継ぎ資料の作成に時間がかかりすぎる場合や、他に優先すべき業務がある場合などは、アウトソーシングを活用することも効果的です。
アウトソーシングを活用することで、専門的な視点から資料を作成してもらえるだけでなく、自分やチームのリソースを他の重要な業務に集中させることができます。
アウトソーシングの最大のメリットは、外部の専門家に依頼することで、資料の完成度が高まる点です。外部の視点から資料を作成してもらうことで新しい視点が加わり、資料の内容がより充実したものになることも期待できるでしょう。
時間が限られている状況や業務が複雑である場合には、アウトソーシングでプロの手を借りることで、安心して引き継ぎを行うことができます。
カチアルサポートは、さまざまなバックオフィス業務を好きな時に好きなだけ、厳選されたスタッフに依頼できるサービスです。
カチアルサポートに依頼できる業務の1つとして、引き継ぎ資料の作成代行があり、その他にも経理・営業事務・人事/採用・秘書・クリエイティブなど幅広い業務に対応しています。最短6営業日で利用開始できるため、限られた引き継ぎ期間の中で資料を作成したい、という場合にもおすすめです。
カチアルサポートでは、複数の業務を組み合わせて依頼することができるため、引き継ぎ資料の作成と合わせて他のバックオフィス業務をアウトソーシングすることで、さらなる効率化や人手不足解消が期待できるでしょう。
費用 | 初回限定エントリープラン 43,000円/月（税込 47,300円） 月内利用時間12時間、契約月数3ヶ月 ライトプラン 55,000円/月（税込 60,500円） 月内利用時間12時間、契約月数3ヶ月 スタンダードプラン 118,000円/月（税込 129,800円） 月内利用時間30時間、契約月数6ヶ月 プロプラン 106,000円/月（税込116,600円） 月内利用時間30時間、契約月数12ヶ月 |
業務範囲 | 社内資料作成、秘書、営業事務、経理、採用・人事、クリエイティブ、簡易翻訳、リサーチ 等 |
特徴 | ・稼働時期、業務内容の自由な組み合わせ ・厳しい採用過程を通過した正社員のアシスタント ・マニュアル不要で業務を依頼可能 |
本記事では、引き継ぎ資料に記載すべき項目や作成する流れ、ポイントなどについて解説しました。
記事のまとめは以下のとおりです。
＜記事まとめ＞
引き継ぎ資料を作成することで、業務の継続性確保や効率化につながる
引き継ぎ資料を作成する際は、後任者がその資料をもとにすぐに業務を開始できるよう、内容やレイアウトを工夫することがポイント
引き継ぎ資料を効率的に作成するには、テンプレートやアウトソーシングの活用が有効
引き継ぎ資料の作成は、後任者が自信を持って業務を行えるようにするための「橋渡し」としての役割を担います。ただ業務内容を伝えるだけでなく、後任者がその業務を「どう理解し、どう実行するか」を導けるよう意識することが重要です。
引き継ぎ資料を通して業務の知識と経験を引き渡すことで、業務の引き継ぎは単なる作業の継続ではなく、組織の成長と発展を促進する機会となるでしょう。
