近年では、顧客管理を効率的に行なうためのさまざまな専門ツールが登場しています。
しかし、中には高額なツールもあり、企業によっては予算が限られ導入が難しいケースもあるでしょう。
そのような場合、エクセルの活用がおすすめです。エクセルは手軽に利用することができ、さらには活用方法を理解している従業員も多いので、顧客管理でも活用しやすいです。
そこで本記事では、エクセルを使った顧客管理の方法や効率的な顧客管理シートの作り方、活用のコツなどについて詳しく解説します。
エクセルで顧客管理シートを作成する際には、以下の手順に従って、顧客管理シートを作成していきましょう。
ステップ1：入力する項目を決める
ステップ2：顧客情報を入力する
ステップ3：テーブル機能でデータベース化する
ステップ4：定期的なデータの更新とメンテナンス
まず顧客管理シートを作成するにあたって、入力項目を決めていきましょう。必要となる項目は企業の業態によって異なります。
企業概要（公式サイトのURL、代表者名、電話番号、メールアドレスなど）
担当者情報（氏名、部署、電話番号、メールアドレス、決裁権の有無など）
購買情報（購入した製品・サービス、購入時期、購入金額、購入経路など）
営業情報（問い合わせの理由、営業担当者の氏名、営業活動の進捗など）
など
個人情報（氏名、住所、電話番号、メールアドレス、性別、生年月日、年齢、家族構成など）
購買情報（購入した商品・サービス、購入回数、購入金額、会員ランク、来店予定日など）
入力項目が決まったら、顧客情報を入力していきましょう。
このときに、1つの行（横軸）に1件のデータを入力するようにしましょう。また、1つの列（縦軸）には同じ種類のデータを入力します。
また顧客情報を入力する際の注意点として、各項目の入力ルールは統一するようにしましょう。例えば、住所欄は必ず都道府県から記載する、電話番号はハイフンを入れて入力するなどのルールを設けることで、データの一貫性が保たれます。
エクセルのテーブル機能を活用することで、顧客管理シート内のデータの操作性が大幅に向上し、効率的な顧客情報の管理ができるようになります。
テーブル化をする際は、まず、データ範囲を選択し、「挿入」タブから「テーブル」を選択します。
次に、テーブルのスタイルやデザインを選び、必要に応じてカスタマイズしましょう。
自動的にフィルター機能が追加され、データの並べ替えや絞り込みが容易になります。
その他テーブル化には、以下のようなメリットがあります。
新しい行を追加すると自動的に書式や数式が適用され、データ入力の効率が上がる
ピボットテーブルとの連携も容易になり、データ分析の幅が広がる
テーブル名を使用した数式作成により、複雑な計算も簡単に行える
顧客管理シートを効果的に運用するために、定期的なデータの更新とメンテナンスを行なうようにしましょう。
具体的には新規顧客情報の追加や既存顧客データの変更などです。
また、不要になったデータの削除や重複データのチェックも定期的に行う必要があります。これにより、シートの肥大化を防ぎ、操作性を維持することができます。
エクセルには顧客管理を効率化するための便利な機能が多数あります。
これらの機能を活用することで、データの整理、分析、可視化が容易になり、顧客管理の質を大幅に向上させることができます。
ウィンドウ枠の固定機能
フィルター機能
重複チェック機能
ピボットテーブル
条件付き書式
VLOOKUP関数
ウィンドウ枠の固定機能は、シートをスクロールしても特定の行や列を常に表示させることができます。
特に、顧客データが増えて、縦方向や横方向へのスクロールが頻繁に必要になった場合に便利な機能です。例えば、先頭行の項目名を固定することで、下方にスクロールしても何のデータか見失わずに済みます。
フィルター機能は、大量の顧客データの中から特定の条件に合致するデータを素早く抽出したり、データを並べ替えたりすることができます。
例えば、特定の地域の顧客だけを表示したり、一定金額以上の購入履歴がある顧客を抽出したりすることが可能です。
重複チェック機能は、データの整合性を保ち、重複エントリーによる混乱や誤った分析を防ぐことができる機能です。
同じデータが複数回入力されている場合に、それらを自動的に識別し、視覚的に強調表示させることができます。
ピボットテーブルは、大量の顧客データを簡単に集計・分析することができる機能です。
ピボットテーブルを使用することで、複雑な顧客データを瞬時に整理し、有益な洞察を得ることができます。
例えば、顧客の購買履歴を地域別、商品別、時期別に集計したり、売上の傾向を視覚的に把握したりすることが可能です。
また、データのフィルタリングや条件付き集計も簡単に行えるため、特定の顧客セグメントに焦点を当てた分析も容易になります。さらに、作成されたピボットテーブルをグラフ化することも可能です。
条件付き書式は、特定の条件に基づいてセルの外観を自動的に変更することができる機能です。顧客管理において、この機能を活用することで重要なデータを視覚的に強調し、素早く情報を把握することが可能になります。
【活用例】
セルの値が100を超える場合に赤色で強調表示する
データの範囲を視覚的に比較するためにデータバーを使用する
データの範囲を色のグラデーションで表示し、値の高低を視覚的に示す
データの範囲をアイコンで表示し、特定の条件に基づいて異なるアイコンを表示する
VLOOKUP関数は、特定のデータを迅速に検索し、関連する情報を取得するための機能で顧客管理の際に頻繁に使われる関数です。
例えば、商品コードを基に在庫数や価格を検索したり、顧客IDから顧客名や連絡先を検索したりする際に非常に便利です。
VLOOKUP関数の基本構文や手順は、以下の通りです。
【基本構文の例】
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, [検索方法])
検索値: 検索したい値（例: 商品コードや顧客ID）
範囲: 検索するデータの範囲（例: A1:D10）
列番号: 返される値を含む列の番号（範囲内で左から数えた列番号）
検索方法: 完全一致（FALSE）または近似一致（TRUE）を指定
エクセルを使った顧客管理には、以下3つのメリットがあります。
低予算で利用できる
自社のニーズに合わせてシートをカスタマイズ可能
操作に慣れている従業員が多い
それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。
エクセルを使用した顧客管理のメリットの一つは、コスト面での優位性です。
顧客管理用のツールの導入は、初期費用や利用料が発生します。一方、エクセルは既に導入している企業であれば、追加のライセンス費用は必要ありません。また、エクセルは汎用性が高く、顧客管理以外の業務にも活用できます。
コストを抑えつつ、効率的な顧客情報の管理を行いたい企業にとって、エクセルは最適なツールといえるでしょう。
エクセルを使った顧客管理の大きなメリットの一つは、シートのカスタマイズ性の高さです。
エクセルは自社のビジネスに特化したニーズに合わせて、顧客管理シートを自由にデザインし、必要な機能を追加することができます。
例えば、顧客情報の項目を業務に合わせて追加・削除したり、重要度に応じて列の順序を変更したりすることが可能です。
また、VBAを使ってマクロを作成すれば、定型的な作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることもできます。
エクセルは、ビジネスシーンで広く活用されているツールであり、基本的な操作方法を理解している従業員も多いです。
例えば、データの入力や編集、関数の使用、グラフの作成など、エクセルの基本的な機能については、多くの従業員が一定の知識を有している可能性が高いです。そのため、使い方などの特別な研修や教育を行う必要がありません。そのため新しい担当者が顧客管理業務を引き継ぐ際にも、スムーズに業務を開始することが可能です。
エクセルを使用した顧客管理には多くのメリットがありますが、同時にいくつかの課題も存在します。
データが増えるほど動作が重くなる
入力ミスやデータを知らないうちに削除する可能性がある
マーケティング領域でのデータ活用が難しい
エクセルで顧客管理を行う際の大きな課題の一つは、データ量の増加に伴う処理速度の低下です。
顧客数が増え、それに伴って情報量が膨大になると、エクセルの動作が著しく遅くなることがあります。
例えば、ファイルを開く時間が長くなったり、データの並べ替えやフィルタリングに時間がかかったりします。
また、複雑な関数や数式を使用している場合、計算時間が増大し、リアルタイムでの更新が困難になることもあります。
エクセルで顧客管理を行う際のデメリットの一つは、データ入力や編集の過程で、入力ミスやデータの誤削除が発生しやすいことです。
エクセルでは、データの入力や編集が手作業で行われるため、人為的なミスが起こる可能性が高くなります。
例えば、顧客情報を入力する際に、名前や住所、電話番号などを誤って入力してしまうことがあります。
また、データを編集する際に、誤って別のセルを選択し、データを上書きしたり削除したりしてしまうことも考えられます。
エクセルは基本的な顧客管理には適していますが、高度なマーケティング分析や大規模なデータ活用には限界があります。
例えば、顧客の行動パターンの分析や予測モデルの構築など、複雑なデータ処理を必要とする作業は、エクセルだけでは十分に対応できません。
また、リアルタイムでのデータ更新や複数のデータソースの統合、大量のデータの高速処理などは、エクセルの機能を超えてしまいます。
顧客セグメンテーションや顧客生涯価値の計算など、マーケティングで重要な分析も、エクセルだけでは困難です。
より高度なマーケティング活動を展開したい場合は、CRMツールや専門的なデータ分析ツールの導入を検討する必要があります。
エクセルは顧客管理に非常に有用なツールですが、効果的に活用するためには注意すべき点があります。
データの一貫性や正確性を維持し、セキュリティを確保するために、以下の点に注意しましょう。
データの入力は縦方向に統一する
タイトルとテーブルは1行間隔をあける
空白のセルや行間が残らないように注意する
セキュリティとアクセス管理に注意する
エクセルで顧客管理を行う際、データの入力方向を縦（列）に統一しましょう。
縦方向に統一することで、データの一貫性が保たれ、管理や分析が格段に容易になるためです。
例えば、新しい顧客情報の追加が簡単になり、各列が特定の情報（例：氏名、電話番号、メールアドレスなど）を表すため、データの構造が明確になります。
また、エクセルの強力な機能であるフィルタリングやソート機能を効果的に使用することができるため、特定の条件に基づいてデータを素早く抽出したり並べ替えたりすることが可能です。
エクセルで顧客管理シートを作成する際、タイトル行とデータテーブルの間に1行の空白を設けることは、見落としがちですが重要なポイントです。
空白行を設けないと、エクセルがデータ範囲を正しく認識できず、フィルタリングやソートなどの機能が正常に動作しない可能性があります。
具体的には、以下のようにシートを構成します。
1行目：タイトル行（項目名を入力）
2行目：空白行
3行目以降：データ行（実際の顧客情報を入力）
この構成を守ることで、エクセルが顧客管理シートを正しくデータベースとして認識し、各種機能を問題なく使用できるようになります。
エクセルで顧客管理シートを作成する際、空白のセルや不要な行間を残さないように注意しましょう。
空白のセルは、データの解析や集計時に誤った結果を引き起こす可能性があるだけでなく、シートの見栄えを悪くし、使いやすさを損ねる原因にもなります。
具体的には、以下の点に注意しましょう。
不要な行や列を削除する
データ範囲の途中に空白行を挿入しない
集計やグラフ作成の際に、空白セルを含めないように範囲を設定する
顧客情報は機密性が高く、漏えいや不正アクセスがあった場合、企業の信頼性を大きく損なう可能性があります。
そのため、エクセルで顧客管理を行う際は、セキュリティとアクセス管理に十分な注意を払うことが重要です。
まず、エクセルファイルにパスワードを設定し、許可された人物のみがアクセスできるようにしましょう。ファイルの暗号化を行うことで、万が一ファイルが外部に流出した場合でも、データを保護することができます。
また、顧客情報を扱うエクセルファイルへのアクセスは、業務上必要な人物に限定し、権限のない人がアクセスできないようにします。定期的にアクセス権限を見直し、不要になった権限は速やかに削除する運用も大切です。
エクセルで顧客管理を始める際、ゼロから作成することは労力のかかる作業です。
そこで、すぐに使えるテンプレートを活用することをおすすめします。
ここでは、日本語に対応した顧客管理エクセルシートのテンプレートを提供している以下のサイトを紹介します。
Microsoft公式サイト (楽しもうOffice)
bizocean
HubSpot
参照：Microsoft公式サイト (楽しもうOffice)
「Microsoft公式サイト (楽しもうOffice)」では、日本語に対応した多種多様なエクセルテンプレートが提供されています。
これらのテンプレートは、顧客管理をはじめ、予算管理、スケジュール管理、プロジェクト計画など、さまざまな用途に利用可能です。
テンプレートは無料で提供されており、Microsoftアカウントを持っている人なら誰でもダウンロードして使用することができます。
【特徴】
無料提供: すべてのテンプレートは無料で利用可能
簡単カスタマイズ: テンプレートは既に書式設定されており、目的に合わせて調整された数式が入力されている
多用途: 顧客管理、予算管理、スケジュール管理、プロジェクト計画など、さまざまな用途に対応したテンプレートがある
日本語対応: 日本語で利用できるため、日本のユーザーにも使いやすい
「bizocean（ビズオーシャン）」は、日本最大級のビジネステンプレートサイトであり、約32,000点のテンプレートが無料で提供されています。
中小企業の経営者やビジネスパーソン、個人事業主を主な対象とし、契約書、企画書、報告書など、さまざまなビジネスシーンで役立つテンプレートが揃っています。
【特徴】
無料提供: すべてのテンプレートは無料でダウンロード可能
豊富な種類: 約32,000点のテンプレートがあり、700種類のカテゴリに分類
専門性: 士業や専門家が作成した高度なテンプレートも多く、ビジネスマナーや書式の書き方に関するハウツーも提供
多彩なコンテンツ: テンプレートの他にも、ビジネスに役立つコラムやセミナー情報も提供
参照：HubSpot
「HubSpot」は、マーケティング、営業、カスタマーサービス、ウェブサイト管理などの機能を統合したCRMプラットフォームを提供するサービスです。
HubSpotは無料プランから有料プランまで、さまざまな価格帯を提供しています。
ビジネスの成長を総合的にサポートするツールとして、世界中の多くの企業で利用されているサービスです。
【特徴】
統合CRMプラットフォーム: マーケティング、営業、カスタマーサービス、ウェブサイト管理などの機能が1つのプラットフォームに統合
無料プラン: 基本的なCRM機能やマーケティングツールを含む無料プランが提供
マーケティングオートメーション: Eメールマーケティング、リード獲得、分析などの機能を提供
多言語対応: 日本語を含む多言語でのサポートが提供
教育リソース: HubSpotアカデミーを通じて、無料のコースや認定資格を提供
カチアルサポートは、手間のかかる業務をまとめてサポートする代行サービスです。秘書、営業事務、経理、採用・人事、クリエイティブなどの複数業務を自由に組み合わせて依頼することができるため、必要な時に必要な分だけ柔軟に利用することが可能です。
また、カチアルサポートのスタッフは100％正社員となっており、厳しい採用過程を通過したスタッフのみがサービス提供に参画しています。スタッフは、サービス提供元拠点に出社して管理者の監督のもとに業務に従事するため、機密性の高い顧客管理シートの更新業務なども安心して依頼することができます。
業務の内容に応じて、専門知識を備えたスタッフを選定してくれるため、採用や教育の手間も省けます。
サービス名 | カチアルサポート |
費用 | 初回限定エントリープラン 43,000円（税抜）/月（税込47,300円） 月内利用時間 12時間、契約月数3か月 ライトプラン 55,000円（税抜）/月（税込60,500円） 月内利用時間 12時間、契約月数3か月 スタンダードプラン 118,000円（税抜）/月（税込129,800円） 月内利用時間 30時間、契約月数6か月 プロプラン 106,000円（税抜）/月（税込116,600円） 月内利用時間 30時間、契約月数12か月 |
業務範囲 | 経理・営業事務・人事/採用・秘書・クリエイティブなど幅広く対応 |
特徴など | ・稼働時期、業務内容の自由な組み合わせ ・厳しい採用過程を通過した正社員のアシスタント ・スタッフはサービス提供元拠点に出社し、管理者の監督のもとで業務に従事 |
エクセルは低コストで利用できて、カスタマイズの自由度が高く、多くの人にとって操作方法が馴染み深いというメリットがあります。
一方で、データ量の増加に伴うパソコン動作の重さや、入力ミスのリスク、マーケティング領域でのデータ活用の難しさなどのデメリットも存在します。
これらのメリットとデメリットを理解したうえで、エクセルの機能を最大限に活用し、注意点に留意しながら顧客管理を行うことが重要です。
カチアルサポートは、経理・営業事務・人事/採用・秘書・クリエイティブなどさまざまな事務作業の依頼とあわせて、顧客管理業務の代行も可能です。
「エクセルでの顧客管理に時間がかかっている」という企業はぜひカチアルサポートの導入を検討してみてください。
