「書類作成に時間がかかり本来やるべき業務に専念できない」「資料作成が苦手…」といったお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
そのような時は書類作成代行サービスの利用がおすすめです。書類・資料作成のプロに依頼することで、クオリティの高い書類や資料の作成が可能となり、その空いた時間で自身は事業成長につながるコア業務に専念することもできます。
本記事では、書類代行サービスの提供内容、導入検討のポイント、メリット・デメリットまで詳しく解説します。また、気になる費用についても紹介していますので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
書類作成代行とは、ビジネスシーンで利用される書類や資料の作成を代行し、納品までを行うサービスのことです。
企業によって必要な書類は異なるものの、様々な種類の書類を取り扱える代行業者がほとんどです。ただ、一部の書類は専門的知識や資格が必要となるため、依頼する際は注意しましょう。
書類作成代行に依頼できる代表的な業務は以下の通りです。
Wordを使用した書類・資料作成（文字起こし・議事録作成など）
Excelを使用した書類・資料作成（データ入力や集計作業など）
PowerPointを使用した書類作成（プレゼン資料など）
メール文書作成
それぞれ詳しくみていきましょう。
Wordを利用した書類・資料作成は、時間がかかる作業の一つです。
例えば、会議の議事録作成、インタビュー等の文字起こしなどが挙げられます。
会議の議事録は参加者が話している内容やホワイトボードに書かれたメモなども含めて端的にまとめる必要があります。そのため、慣れていないと時間がかかる作業です。
また、文字起こしでは、音声データや動画を聞き続けなければならないことに加え、聞き取りにくい場合は一時停止や巻き戻す必要があることを考えると多大な時間がかかります。
代行業者に依頼することで、正確な文書を作成してもらえるうえに、社員が今まで書類作成に要していた時間を削減することができます。その時間を別の業務に充てることも可能でしょう。
Excelを使用した書類・資料の作成も依頼可能です。
顧客の購買行動を知るためのアンケートの集計や、売上管理のための数値入力といったデータ入力も書類作成代行に頼むことができます。
データ入力は、時間がかかるうえに正確性が求められる作業です。データが正しくなければ、その後の分析や結果に大きく影響します。
書類作成代行であれば、正確かつスピーディーに納品も可能で、単発や不定期のデータ入力だったとしても気軽に利用可能です。
プレゼンテーション用の資料は、PowerPointで作成されることが多く、データや文章入力だけでなく、相手に伝わりやすいようなデザインも考えなくてはなりません。
そのため、人によっては作成に時間がかかってしまうこともあります。書類作成代行であれば「どのように作成すれば伝わりやすいのか」を熟知したプロに、相手に伝わりやすいクオリティの高い資料作りを実施してもらえます。
書類ではありませんが、メールの文書作成も代行可能です。顧客へのお礼やフォロー連絡は必要ではあるものの、緊急ではないものがほとんどです。そこで、文章作成に慣れている書類作成代行を利用すれば、丁寧な文章で顧客に好印象を残しつつ、メール文書の作成対応をしてくれます。
この他にも、企業によってビジネスシーンで利用される書類は様々です。対応業務に記載がなかったとしても、一度代行業者に相談してみると、対応できる場合もあります。
書類作成代行を利用するメリットは以下の通りです。
コア業務に社員が集中できる
クオリティの向上が見込める
コスト削減につながる
それぞれ詳しくみていきましょう。
書類・資料作成という時間がかかりやすい業務を代行することで、今まで社員が書類作成に費やしていた時間と負担を削減できます。その結果、社員は事業成長や売上拡大につながるコア業務に集中でき、企業全体の生産性向上につながります。
社員自身が注力したい業務に集中できる環境が整うことで、モチベーション向上も期待できます。
書類は相手に伝わらなければ、意味がありません。書類作成代行は、書類作成のプロが目的にあった書類を、わかりやすくかつ正確に作成してくれます。
NTTコムリサーチの調べによると、作成した書類に自信があると回答するビジネスパーソンは56.3％と半数程度に留まりました。特に一般社員では45.2％ほどしか自信を持てないとされています。
つまり半数以上が自信のないまま、顧客や上司に資料を提出しているのが実態です。プロに依頼することでクオリティが高く、顧客や上司に説得力があるわかりやすい資料を作成してもらいましょう。
書類作成を依頼すれば、知識やスキルを持った人がいない、短期間で大量の書類を作成できるだけの人手が足りないといったリソース不足の解消も可能です。自社でリソースを確保しようとすると、人件費・採用費がかかり結果的に膨大なコストが発生します。書類作成代行を利用することで、必要な時間の分だけ人材リソースを確保できるので無駄がなく、採用コストがかからないため、大きなコスト削減に繋がります。
書類作成代行には、デメリットも存在します。
情報漏えいの可能性がある
無資格の場合に違法になることがある
それぞれ詳しくみていきましょう。
書類作成を依頼するにあたって、社内の情報や顧客情報を代行業者へ渡さなくてはなりません。リスクを抑えるためにも、以下のポイントは必ず確認しましょう。
代行業者のセキュリティ対策（セキュリティルールやセキュリティ教育の有無など）
ウィルス対策
プライバシーマークの取得 など
もちろん、依頼する側にもセキュリティの意識は重要です。社内でも代行業者に依頼する時は、情報の取り扱いに注意しましょう。
書類の種類によっては、有資格者による作成を必要とするものが存在します。代行業者に資格者がいないことを知らずに、それらの書類の作成を依頼してしまうと、場合によっては違法になることもあります。
依頼したい書類が公的書類であれば、行政書士や社労士などの有資格者しか取り扱いできない場合が多いため、必ず依頼先にその資格保有者がいるのかを確認しましょう。
書類作成代行の料金は、サービスによって大きく変わります。また、代行業者によって枚数での金額設定や、定額サービスなどの形態があります。費用相場の参考は以下の通りです。
| 項目 | 費用例 |
|---|---|
| A4サイズ1枚 | 1,000〜5,000円から |
| マニュアル1点 | 20万円から |
| 定額サービス | 2,000〜3,000円/hから |
| 公的書類1部作成 | 10,000円から |
定期的に依頼したいのであれば、月単位や時間単位の定額サービスの方が割安な場合もあります。依頼したい業務量によって検討してみましょう。
また公的書類は専門性が必要なため1部1万円程度と、他の書類作成に比べてコストがかかることも押さえておきましょう。
書類作成代行サービスを選ぶ時は、下記の3つのポイントに注目しながら検討するのがおすすめです。
セキュリティ対策
対応可能な書類作成範囲
費用対効果
それぞれ詳しくみていきましょう。
書類作成を依頼する際は、一定の情報を代行業者に渡します。代行業者のセキュリティに対する意識が低ければ、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。情報漏えいが1度でもあれば、社会的信用を失いかねません。代行業者を選ぶ際は、以下のようなポイントで対策がなされているか確認しましょう。
定期的なセキュリティ教育の実施
ウィルス対策の方法
プライバシーマークの取得
機密性の高い書類を依頼したいのであれば、より厳重なセキュリティ対策をしているサービスを選ぶのが良いでしょう。
書類作成は多岐に渡るため、作成を依頼したい書類に対応しているか代行業者に確認しましょう。必要な業務に対して、業務を分けてそれぞれ別会社に頼むのではなく、なるべく一つの業者にまとめた方がコストも時間も抑えられます。
また、資格が必要な書類作成であれば、必ず資格保有者が存在するかを確認することを忘れないようにしましょう。
書類代行を利用するには、費用が発生します。予算を設定した上で、予算内で求めるクオリティを提供してくれる業者を選択しましょう。いくら安くてもクオリティが低く、実際には使い物にならないといったことも想定されます。逆に高すぎても期待した割にクオリティがイメージと違うといったこともあります。業者によっては、無料お試しを提供している場合もあるため、うまく利用して納得のいく費用とクオリティを担保できる業者を選びましょう。
書類作成代行サービスは、業者によって得意とする書類も様々です。だからこそ、いくつかの業者を比較して、自社に合ったサービスを選びましょう。
おすすめの書類作成代行業者は以下の通りです。
カチアルサポート
i-staff
HELP YOU
カラくるデザイン
書類作成スプラウト
NTT印刷株式会社が運営するカチアルサポートは、さまざまな分野のバックオフィス業務をオンラインで代行するサービスです。
手書きの資料や、ホワイトボードに記載された会議のメモ書きの写真等を共有するだけで、PowerPointでの資料作成を依頼することができます。
また、書類の作成に加えて、印刷や郵送代行などの作業にも対応しています。
経理・営業事務・人事/採用・秘書・クリエイティブなど幅広い業務範囲に対応しているので、資料作成以外にも社内のさまざまな業務をまとめて依頼することが可能です。
厳選された正社員スタッフのみが業務に従事するので、業務品質・セキュリティともに安心して依頼できるサービスです。
サービス名 | カチアルサポート |
費用 | 初回限定エントリープラン 43,000円（税抜）/月（税込47,300円） ライトプラン 55,000円（税抜）/月（税込60,500円） スタンダードプラン 118,000円（税抜）/月（税込129,800円） プロプラン 106,000円（税抜）/月（税込116,600円） |
業務範囲 | 見積書作成、資料作成、請求書、データ入力、文字起こしなど |
特徴など |
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出典：i-staff
ファイブスターネット株式会社が運営するオンライン事務代行サービスです。従業員は主に20〜40代女性で構成され、難しい採用試験に合格しているため質の高いサービスが期待できます。コミュニケーションはオンラインツールを活用し、負担を減らしつつ、必要であればオフライン業務も依頼できるのも魅力の一つです。従業員の採用にあたり、必ず秘密保持契約を結んでおり、セキュリティ面も安心して利用できます。無料お試しキャンペーンを行っていることもあるので、まずはお試しで利用してみても良いかもしれません。
サービス名 | i-staff |
費用 | 30時間/月から利用可能 3か月プラン 114,000円/月 6か月プラン 93,000円/月 12か月プラン 81,000円/月 カスタマイズプラン 要問い合わせ ※3時間/週の無料お試しプランあり |
業務範囲 | メール返信代行、請求書作成、資料作成、顧客管理など |
特徴など |
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出典：HELP YOU
株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。業界でも珍しく「資料作成プレミアムプラン」という資料作成に特化したプランを用意しています。伝えることに注力され、プロのスタッフが作成から納品まで行ってくれるため、依頼したい資料が決まっているのであれば検討してみると良いでしょう。チームで業務に当たってくれるため、欠員が合ったとしても、業務が滞ることはありません。顧客に合ったサービスが提供できるように、柔軟なプランも用意されているため、コンサルタントに相談し、向いているプランを模索してはいかがでしょうか。
サービス名 | HELP YOU |
費用 | 書類作成プレミアムプラン 基本料金50,000円 作成料金10,000円/枚 チームプラン 30時間 100,000円〜 専属1名プラン 45時間 150,000円〜 |
業務範囲 | 請求書作成、資料作成、データ収集、名刺管理など |
特徴など |
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カラくるデザインは、書類作成だけでなくデザイン関係の制作物も依頼できる代行業者です。クリエイティブの知識を活かした、資料を作成してくれます。見やすい資料だけでなく、チラシや名刺といった営業活動に必要な制作物も一緒に依頼できるため、統一されたデザインで作成も可能です。
料金も比較的リーズナブルですので、資料作成に特化したい方にはおすすめです。
サービス名 | カラくるデザイン |
費用 | PowerPoint資料 : 1ページ ￥3,000〜 A4資料 : 1ページ ￥10,000〜 グラフ、図、表 : 1カット ￥3,000〜 資料サイズや配置の再構成 : 1ページ ￥3,000〜 |
業務範囲 | PowerPoint資料、A4資料、チラシ、名刺など |
特徴など |
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出典：書類作成スプラウト
書類作成スプラウトは、資料作成を専門としたサービスです。代行して書類を作成してくれるだけでなく、プリンターやパソコンを持っていない方向けに印刷、納品までも代行してくれます。コンビニでの書類の受け取りが可能で、設備が整っていないスタートアップ企業や中小企業におすすめです。書類にしたいものを写真やFAXで送付するだけで対応してくれ、難しい手順がないため手軽に利用できます。プレゼン資料だけでなく、スピーチや始末書といった文章も作成が可能です。
サービス名 | 書類作成スプラウト |
費用 | A41枚 2,000円〜 別途 特急代金あり |
業務範囲 | スピーチ原稿、請求書、データ入力、プレゼン資料など |
特徴など |
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書類作成を代行業者へ依頼することで、社員の負担を軽減して、より注力したい業務に集中できる環境が整います。結果的に企業全体の生産性向上につながっていくでしょう。導入するメリットも大きいですが、考えられるデメリットも理解し、自社に合ったサービスを見つけるのがおすすめです。資料作成に特化している業者もあれば、幅広いサポートが可能な業者もいます。
もし書類・資料作成以外にも代行を依頼したい業務がある場合は、カチアルサポートに相談してみてはいかがでしょうか。専門スタッフが親身に相談に乗り、自社に合ったサポート内容をご提案します。
