「名寄せをしたいが、どのツールを使えば良いかわからない」
「できるだけ、手間をかけずに名寄せをしたい」
このようなお悩みを持っている企業は、多くあるのではないでしょうか。
複数のデータベースや重複する情報を1つにまとめる名寄せといいますが、この名寄せをするメリットは、顧客データを一元管理しやすくし、営業活動を効率化することです。そして、その名寄せを自動化するためのツールが、数多くリリースされています。
この記事では、おすすめの名寄せツール7選と、選び方のポイントや導入する際の注意点を解説します。名寄せツールの選定に迷っている企業は、ぜひご参考にしてください。
改めて名寄せとは、複数のデータベースや顧客情報となる住所や個人名、電話番号などの情報の重複する部分を1つにまとめる作業を指します。
例えば、Excelで管理している新規アプローチリストや、CRMシステムに入力されている既存顧客データ、展示会で交換した名刺など、さまざまな形式・メディアで保存されている顧客情報で重複している情報を特定し、統合するといった作業です。
この他にも、次のような意味でも使われます。
金融機関などで同一名義の勘定をまとめること
課税の対象になった固定資産（土地・家屋）を所有者ごとにまとめること（その一覧表を名寄帳という）
本記事では、営業活動で得た顧客情報を、統合するための「名寄せ」について解説していきます。
複数のデータベースなどに管理されている膨大な顧客情報を一元管理するためには、すべてのデータを重複のない状態にする必要があり、手間と時間がかかります。このような煩雑な作業である名寄せを行うメリットはあるのでしょうか。
本章では、営業活動における名寄せの重要性を、以下の3点からご説明します。
効率的な営業活動の実現
顧客との関係構築
営業部門と他部門の連携強化
名寄せをし、顧客情報の一元管理を実現することで、同一顧客へのアプローチの重複を防ぐことができ、効率的な営業活動ができます。
さまざまな保管場所や組織別に顧客情報を管理している場合、複数の営業担当者が誤って、同一の顧客にアプローチをしてしまうことがあります。本来であれば、その時間で別の顧客にアプローチできますが、顧客情報が整備されていないことで、非効率的な営業活動になります。
また、顧客にとっては、同じ内容の連絡が複数の営業担当者からくることに不信感を持つ可能性もあります。こうした不信感の積み重ねにより、顧客や引き合いのある取引先からのクレームに発展しかねません。
名寄せで情報を統合し、一元管理することで、顧客の購買履歴や過去のやりとりを、把握しやすくなります。その結果、顧客が必要としているタイミングで、サービスや商品を提案することが可能となります。従来の一律的な営業活動とは異なり、顧客とのしっかりとした関係構築や購買意欲にマッチしたタイミングでの提案活動により関係をしっかりと構築することができるため、成約率のアップにつながるでしょう。
名寄せをし、顧客情報を企業内で一元管理することで、営業部以外との情報の共有が円滑になり、営業活動を強化することができます。
例えば、マーケティング部門との情報共有は、見込み顧客獲得の質を向上させるために重要です。マーケティング部門が行っているキャンペーンにどのように顧客が反応したか、営業部はリアルタイムに知ることができます。そして、購買意欲が高いうちに、営業担当者はアプローチすることが可能です。
また、カスタマーサポート部門と顧客情報の連携ができれば、顧客の困りごとなどを把握することができるため、改善提案などのフォローが迅速にできます。営業担当者のこのような対応は、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
複数のデータベースや顧客情報となる住所や個人名、電話番号などの情報を名寄せするには、どのように進めれば良いのでしょうか。
本章では、名寄せのやり方・進め方を解説します。名寄せの進め方は次のとおりです。
名寄せの目的の明確化
データ準備
データクレンジング
マッチングキー選定
マッチング規則設定
データマッチング
結果確認・修正
無駄なデータを収集しないように、まず名寄せの目的を明確にしましょう。目的が明確になることで、後にご紹介する名寄せツールの選定にも役に立ちます。
一般的に、名寄せの目的は以下のようなものがあります。
正確な顧客情報の把握 | ・重複したデータを排除 |
顧客に応じた営業活動 | ・顧客の行動履歴の把握 |
他部門との連携 | ・マーケティング部門との連携、カスタマーサポート部門との連携など |
営業マネジメントの強化 | ・営業部員と顧客との接触履歴の確認 ・商談内容の把握 |
社内のどこに、どのような顧客データが保存されているか調査します。そして、どのようなデータを集めると名寄せの目的を達成できるかを検討しましょう。
その後、必要なデータを抽出し、データの形式を統一します。
データクレンジングとは、誤字や重複、表記ゆれなどの不備を修正することです。データクレンジングが行われていない場合、検索に引っかからなかったり、情報が不正確であったり、顧客リストの品質に影響します。
この工程で表記ルールを統一させ、不備のある表記は修正しましょう。そして、不要なデータは削除し、顧客リストの精度を高めます。
異なるデータベース間で、同一人物と判断するための共通の識別子がマッチングキーです。
例えば、氏名だけでは同姓同名の人物がいた場合、同じデータであると認識してしまうため、いくつかのマッチングキーを選ぶ必要があります。
以下は一般的に使用されるマッチングキーの例です。
氏名
企業名
住所
電話番号
メールアドレス
BtoC企業であればこれらの他に、生年月日などもマッチングキーに使用されます。
マッチング規則とは、作成したリストとマッチングキーをどのように照合するかの規則を指します。
マッチングの規則の例には、次のようなものがあります。
完全一致 | すべての情報が一致した場合のみマッチングする |
部分一致 | 氏名の一部、住所の一部が一致する場合にマッチングする |
複合キーマッチング | 「氏名と企業名」などの定めたマッチングキーの組み合わせで一致した場合にマッチングする |
この他に、「ヤマダタロウ」と「山田太郎」など発音が類似するものをマッチングさせる場合もあります。
どのようなマッチング規則を設定するかは、業界や企業や目的・用途に応じたカスタマイズが必要です。
マッチング規則に基づいて、データを照合します。
多数の顧客リストがある場合、社内で完結するには非常に手間がかかります。適時、名寄せツールを活用して、データマッチングを行いましょう。
マッチング結果をチェックし、必要に応じて修正をします。
最終的に品質を担保するためには、しっかりと目視で確認する必要があります。
名寄せツールとは、複数のデータベースにある重複した情報を特定し、統合することを、自動化するためのツールです。
本章では、名寄せツールについて次の2点を解説します。
名寄せツールの機能
名寄せツールの種類
名寄せツールによって機能はさまざまですが、代表的な機能として4つあげられます。
データの取り込み | ・Excel、CSV、SFA/CRMなどの、多様なデータを一括で取り込む機能 |
データクレンジング | ・重複情報の削除 |
マッチング | ・データベースを活用したマッチング |
属性付与 | ・企業名から業種、従業員数、売上高などの属性情報を付与 |
この他にも、名寄せした結果をリスト化し、営業活動やマーケティングに活用できるツールなどもあります。
自社の目的に適し、効果を最大化できるよう名寄せツールの機能を確認しましょう。
名寄せツール導入方法は、2種類あります。
オンプレミス型 | ・自社のサーバーにインストールして利用する ・カスタマイズ性が高い ・導入・運用コストが比較的高い |
クラウド型 | ・オンライン上で利用する ・カスタマイズ性が低い ・初期投資が少なく、迅速に導入可能 |
オンプレミス型とクラウド型にはそれぞれメリット・デメリットがあります。
現在、名寄せツールの主流はクラウド型ですが、それぞれの目的や導入に向けた企業の状況に応じて、ツールを選定するようにしましょう。
本章では、どのような企業で名寄せツールを導入すべきなのか、以下の4つの例をご紹介します。
多数の顧客データを保有している企業
複数のシステムで顧客データを管理している企業
顧客データの質に課題を抱えている企業
M&Aや事業統合を行った企業
1,000件以上の顧客データを保有する企業にとって、名寄せツールを導入するメリットは大きいといえるでしょう。顧客データが多い場合、データクレンジングを人手で行うには時間がかかります。従業員の負担が増え、コア業務に集中できなくなる可能性があるため、名寄せツールの導入を検討してみましょう。
販売管理システムやCRMシステムやMAなど、複数のシステムで顧客データを管理している企業は、名寄せツールを活用することでシステム間のデータを統合し、一元管理することができます。外部ツールとの連携に強みを持つ名寄せツールを導入すれば、各システムに入力する工数の削減が可能です。
既存の顧客データに、重複や誤字脱字、表記のゆれが目立つ場合は、名寄せツールを活用し、データクレンジングすると良いでしょう。手動では時間がかかる作業を、ツールを使うことで短時間で行うことができます。また、人為的なミスを削減できるため、データの質も向上するでしょう。
M&Aや事業統合によって、複数の企業の顧客データを統合する必要がある場合、名寄せツールを活用することで、重複する顧客データを統合し、一貫性のある顧客データベースを構築することができます。
データの形式やシステムが異なる複数の企業の顧客データを統合するには、事前に綿密な設計が必要です。データアナリストなど専門家による支援を受け、名寄せを行うことが理想的です。
名寄せツールにはさまざま種類、機能があるため、どのツールを選べば良いのか、悩むことも多いのではないでしょうか。
本章では、名寄せツールを選ぶ際のポイントを、5つご紹介します。
処理できるデータ量は充分か
必要な機能が備わっているか
既存システムとの連携が可能か
無料トライアルがあるか
サポートが充実しているか
膨大な顧客データを所有している場合は、大容量のデータに対応が可能なツールを選ぶ必要があります。名寄せツールの中には、膨大なデータ処理を得意としているツールがある一方で、対応件数の上限が定められているツールもあるため、事前に仕様や上限を確認しましょう。
名寄せの目的と、作業における課題を明確にした上で、データクレンジングや分析機能など、必要な機能が備わったツールを選びましょう。最終的な顧客データの活用イメージをはっきりとさせることで、必要な機能が明確になります。
また、名寄せツールの中には、多くの機能を備えたものがあります。その分、コストがかかる傾向にあるため、目的と予算に見合ったサービスを検討しましょう。
部署間での連携が必要な場合は、他部署が導入している既存のシステムとの連携ができるか、事前に確認が必要です。システム連携をするために、システム開発が必要な場合があります。その際には別途開発費用が発生するため、事前にシステムの要件定義を行う必要があります。
ツールによっては、無料トライアル期間があるものがあります。無料トライアルを利用して、複数のツールを比較検討することで自社に適したツールを選定することができます。必要な機能が備わっているか、従業員が使いやすい仕様であるかなどを確認できる良い機会となるでしょう。
導入後のサポート体制を確認しておきましょう。作業における疑問点やトラブルを相談しやすい体制になっているかは、ツールを使用していく上で重要です。導入前に既存システムとの連携や、データ構造を分析するサポートがあるサービスもあります。
名寄せツールを活用できるか不安を感じている企業は、サポートが手厚いサービスを選ぶようにしましょう。
名寄せにおすすめのツールを、7つご紹介します。
Sansan（サンサン）
uSonar（ユーソナー）
Precisely Trillium（トリリアム）
スピーダ（旧FORCAS）
Data-Master®
TREASURE DATA（トレジャーデータ）
Double Standard（ダブルスタンダード）
出典：Sansan
Sansanは法人向け名刺管理で、シェアNo.1を獲得しているサービスです。AI技術とオペレーターの手により、名刺を99.9％の精度で正確にデータ化することができます。また、同一人物の名刺情報をとりまとめて、最新に更新できる「自動名寄せ」という機能があります。名刺が大量に保管されている企業に、おすすめのツールです。
サービス名 | Sansan（サンサン） |
特徴 | 名刺をデータ化する精度が高い |
料金 | 要問い合わせ |
無料トライアル | あり |
公式サイト |
参照：Sansan
出典：uSonar
ユーソナーでは自社で独自に調査・開発をした、日本最大の法人企業データベースであるLBCを辞書として活用しています。業界の特性に応じて、法人顧客情報を高精度にクレンジング、名寄せすることができます。また、保有していない項目の補完や古いデータの更新が可能です。
サービス名 | uSonar（ユーソナー） |
特徴 | 独自の法人企業データベースを活用した、高精度のデータクレンジング |
料金 | 要問い合わせ |
無料トライアル | あり |
公式サイト |
参照：uSonar
Precisely Trilliumは米国で開発されたサービスです。高度なクレンジングとマッチングが特徴で、大規模なデータ統合に対応することができます。また、法人顧客の名寄せだけでなく、個人や世帯の名寄せも可能です。今まで分散管理されていた顧客データをPrecisely Trilliumで名寄せをすることで、統合顧客データベースの構築を実現することができます。
サービス名 | Precisely Trillium（トリリアム） |
特徴 | 大規模なデータ統合に対応できる |
料金 | 要問い合せ |
無料トライアル | 要問い合せ |
公式サイト |
出典：スピーダ
2024年7月1日に、株式会社ユーザベースの国内SaaSプロダクト名が「スピーダ」に統一したことにより、FORCASという名寄せツールの名称が「スピーダ顧客企業分析」「スピーダ顧客企業データハブ」に変更となりました。スピーダは経済情報プラットフォームとして、経営、マーケティング、営業活動に関わる情報と分析ツールを提供しています。誰にでも使える画面設計で、Excelをアップロードするだけで企業名寄せが完了します。スピーダで名寄せを行うと自動的に業界、従業員数の情報が付与されます。
サービス名 | スピーダ |
特徴 | Excelをアップロードするだけで、簡単に企業名寄せができる |
料金 | 要問い合わせ |
無料トライアル | あり |
公式サイト |
参照：スピーダ
出典：Data-Master®
Data-Master®は、株式会社NTTデータ バリュー・エンジニアが提供する、自動的にクレンジング処理を行うツールです。AIを活用し独自開発した辞書である「法人シソーラス」を活用し、法人名、住所、電話番号のクレンジングや、データ補完、法人番号付与を行います。自社で長年培われたデータマネジメントノウハウを活かし、データ構造の明確化など導入前からサポートが受けられます。
サービス名 | Data-Master® |
特徴 | データマネジメントノウハウを活かした、手厚いサポート |
料金 | 要問い合わせ |
無料トライアル | 要問い合わせ |
公式サイト |
参照：Data-Master®
トレジャーデータは、顧客データを統合管理するシステムである、CDP（カスタマーデータプラットフォーム）を提供しています。マーケティングのためのデータ分析機能が中心ですが、顧客情報を統合するために、名寄せ機能が備わっています。外部ツールとの連携に強みがあるため、今ある顧客データを統合し、デジタルマーケティングに活用したい場合におすすめです。
サービス名 | TREASURE DATA（トレジャーデータ） |
特徴 | 名寄せ後のデータがマーケティング分析に活用できる |
料金 | 要問い合わせ |
無料トライアル | 要問い合わせ |
公式サイト |
ダブルスタンダードは、長年蓄積したデータとAIを活用した、高精度なクレンジングサービスです。法人情報の名寄せだけではなく、個人の情報や業界特有の名寄せ（人材業界の求人情報など）にも対応しています。顧客リストだけでなく、物件情報や生産情報のクレンジングにも対応できることが特徴です。
サービス名 | Double Standard（ダブルスタンダード） |
特徴 | 導入しやすい価格帯 |
料金 | 5万円～ |
無料トライアル | 要問い合わせ |
公式サイト |
膨大な顧客データの処理や、複数のデータベースで管理している顧客データを、一元管理するために有効な名寄せツールですが、導入する際に注意するべき点があります。
本章では、名寄せツールを活用するためにおさえておきたい注意点を、2つご紹介します。
入力データの準備に労力がかかる
人による目視確認も必要
名寄せを効果的に行うには、名寄せツールに入力するためのデータ形式を、ある程度そろえて準備をする必要があります。
企業や顧客の情報は、複数のシステムで管理されているデータから、名刺などの紙媒体で保管されているものなど、さまざまな形式でデータが存在している可能性があります。それらのデータの形式を整備するためには、時間と労力がかかるでしょう。データ準備のために、あらかじめ人員をおさえておく必要があります。
名寄せツールの中には、高い精度でデータクレンジング、マッチング処理ができるツールが存在します。しかし、それらの精度は残念ながら100％ではありません。名寄せツールを使用した場合でも、最終的には人の目で確認をすることが必要です。そして、内容に応じてデータを修正・削除する作業があるため、ここでも人員を確保しておく必要があります。
上述の通り、名寄せツールを使い、多くの作業が自動化されたとしても、人の手による作業が必要な工程があります。それらの作業は、特に正確にデータを扱わなければならないため、データ入力・チェックに長けた人材が担当するようにしましょう。
人手不足により人員の確保が難しい場合は、アウトソーシングの活用がおすすめです。名寄せは顧客データを扱うため、個人情報の管理が徹底されている委託先を選ぶようにしましょう。
「名寄せにかかる労力を減らしたい」「顧客データ入力・確認の作業を、スキルのある人に任せたい」といった場合は、バックオフィス業務作業をまとめて代行するカチアルサポートがおすすめです。
カチアルサポートは、NTT印刷株式会社が運営している、バックオフィス業務の代行サービスです。
名寄せに関わる、名刺のデータ化や顧客データの確認などの作業を代行することができます。
バックオフィス業務の他に、経理・営業事務・人事/採用・秘書・クリエイティブなど幅広い業務に対応しているため、名寄せ以外の業務も依頼することができます。
依頼業務は自由に組み替えることができ、月ごとに依頼する内容を変更可能です。
カチアルサポートのスタッフは、厳しい採用課程を通過しており、サービス提供元拠点に出社して管理者のもとで業務に従事するため、品質面やセキュリティ面でも安心できるサービスです。
また、カチアルサポートを運営しているNTT印刷株式会社は、プライバシー保護の証であるPマークを取得しています。そのため、顧客情報を扱う業務も安心して委託することができます。
費用 | 初回限定エントリープラン 43,000円/月（税込 47,300円） 月内利用時間12時間、契約月数3か月 スタンダードプラン 118,000円/月（税込 129,800円） 月内利用時間30時間、契約月数12か月 |
業務範囲 | 経理、営業事務、人事/採用、秘書、クリエイティブなどに幅広く対応 |
特徴 | ・業務の切り出しサポートや、マニュアル作成も依頼でき、初めてのアウトソーシング活用に適している ・100％正社員厳選されたスタッフがサービス提供を行うため、業務のアウトプット品質も安心 ・スタッフがサービス提供元拠点に出社して業務を行うため、セキュリティの心配も不要 |
本記事では、名寄せツールのご紹介と、選ぶ際のポイントや注意点などを解説しました。記事のまとめは、以下の通りです。
名寄せをすることで、効率的な営業活動が実現できる
名寄せツールを使用することで、膨大な顧客データを処理することができる
名寄せツールを導入しても、人の手がかかる作業があり、必要に応じてアウトソーシングをすることがおすすめ
名寄せをして顧客情報を一元管理できると、営業活動やマーケティングに活用しやすくなります。
名寄せツールやアウトソーシングを活用して、効率的に名寄せを行いましょう。
