「人手不足であらゆる業務がひっ迫している」
「繁忙期に備えて一時的に人手を増やさないと業務が回らない」
このようなお悩みを解決する方法の一つとして、社内の業務を外部の事業者に代行してもらう業務代行の活用が挙げられます。
本記事では業務代行の概要や活用するメリット、依頼先の選び方について詳しく解説します。業務代行を活用し、業務の効率化や品質向上につなげていきましょう。
業務代行とは、社内の業務を外部の事業者に代行してもらうことです。
記帳業務やデータ入力など定型化された業務から、経理や人事など専門的な知識を必要とする業務まで、依頼できる業務は多岐にわたります。
業務代行と似た言葉に「業務委託」があります。
自社の業務を外部の事業者に依頼することは共通していますが、この2つには明確な違いがあります。
業務代行 | 企業が業務の一部を外部の事業者に依頼すること（概念、行動を表す言葉） |
業務委託 | 企業が業務の一部を外部の事業者や個人に委託する際に締結する契約形態 |
「業務代行」は業務を外部に依頼するという概念や行動を表すのに対して、「業務委託」は契約のことを指します。
業務代行に適している業務の種類は主に以下の3つです。
定型化された業務
一時的に業務量が増加する業務
専門的な知識やスキルが必要な業務
特にこれらの業務を依頼することで、企業は業務効率化を図ることができます。
定型化された業務とは、手順や工程があらかじめ決まっており、繰り返し行われる業務のことです。例として、データ入力、見積書・請求書といった書類の発行などが挙げられます。
こうした業務は専門的な知識や判断が不要で、マニュアル通りに進めることができるため、業務代行事業者へ依頼がしやすいです。
一時的に業務量が増える繁忙期や特定プロジェクトのピーク時などにも業務代行が役立ちます。こうした一時的な業務量の増加に対して、業務代行を活用することで、人手を増やし、業務の滞りを回避できます。また、外部リソースを活用することで、社内スタッフの負担を軽減し、モチベーションの維持や業務の質の低下を防ぐことが可能です。
専門的な知識やスキルが必要な業務は、特定の分野に精通した人材による対応が求められます。これらの業務を外部に依頼することで、社内で専門スキルを持った人材を育成する時間とコストを削減することができます。
また、最新の知識や技術を持つ人材によるサービス提供により、業務品質の向上も期待できます。
業務代行では、具体的に以下のような業務を依頼することができます。
※対応可能な業務は依頼する事業者によって異なるため注意してください。
業務 | 具体例 |
庶務 | ・データの入力・整理 ・備品管理 ・発送作業 |
営業事務 | ・見積書・提案書の作成 ・顧客データの管理 ・受発注処理 |
経理 | ・請求書の発行 ・記帳（会計システム入力） ・入出金管理 ・経費精算 ・年末調整 |
人事 | ・採用（求人媒体リサーチ、面談調整、合否連絡など） ・各種研修 ・入社や退職の手続き |
労務 | ・勤怠管理 ・各種保険手続き ・福利厚生管理 |
カスタマーサポート | ・電話応対 ・メール対応 ・チャットサポート |
IT関連 | ・ITヘルプデスク ・システムの運用・保守・トラブルシューティング |
業務代行を利用する主なメリットは以下の3つです。
採用や教育のコストなどを削減できる
コア業務に集中できる
業務品質の向上が見込める
業務代行を利用することで、企業は社員の採用や教育にかかるコストを削減できます。
新しい社員を採用する際には、求人広告費や面接を実施する担当者の時間が必要です。また、採用後の研修や教育にも時間とコストがかかります。
業務代行を利用することで、これらの工程を省略し、即戦力として活用できる人材を外部から確保することができるため、採用コストや教育コストの削減につながります。
加えて、福利厚生や社会保険など労務管理に関わるコストを抑えられるだけでなく、急な休職・退職に備えて余剰な人材を抱える必要がないといったメリットもあります。
コア業務とは、戦略立案や営業活動など、直接的に企業の利益や売上を生み出すための業務を指します。企業の成長のためには、社員がいかにコア業務に時間を割くことができるかが重要といえます。しかし、各種データ管理などの事務作業に追われてしまったり、複数の業務を兼任していたりすると、コア業務に割ける時間が減少してしまうでしょう。業務代行を活用して、事務作業などの定型業務は外部に依頼することで、自社の社員がコア業務に専念できる時間を生み出すことができます。
業務代行の利用により、企業は専門的な知識や技術を持つ人材を効果的に活用することができます。特定の業務において高度な専門知識が必要な場合、内部でそのスキルを持つ人材を育成または採用することは難しい場合もあり、時間とコストもかかります。
業務代行の事業者では、それぞれの分野に特化した専門人材が在籍しており、企業は必要な時にそのスキルを活用することが可能です。
外部の専門人材のノウハウを取り入れることで、業務の質と効率の向上も期待できるでしょう。
自社に合った業務代行事業者を選ぶための主なポイントは次の3つです。
業務品質の高さ
費用対効果に見合った料金プラン
万全なセキュリティ体制
業務代行を効果的に活用するために、事業者選びは慎重に行いましょう。
業務代行の利用を検討する際は、業務品質の高さを強みに持つ事業者を選ぶことが重要です。
例えば、顧客に提供する資料（見積書・請求書・提案資料）の作成を依頼する場合、資料の内容に誤りがあってはクレームやトラブルにつながりかねません。
実際にサービスを受けないと分からない部分ももちろんありますが、事業者のホームページなどで以下の項目を掲載している場合は確認してみましょう。
導入事例
顧客の声
スタッフの採用基準
実績が豊富な事業者であれば、多様な業務やニーズに応える能力が高いと考えられます。
また、実際にサービスを受けた顧客からの声やスタッフの採用基準から、業務品質への信頼度合いを図ることもできるでしょう。
事業者ごとに、サービスの質と価格のバランスを見極めることも選定のポイントです。コストだけではなく、支払う費用に見合った価値（サービスの質や付加価値）を提供してくれるかどうかを評価しましょう。
費用対効果を評価する際には、自社で費やしているコストを正確に把握しておくことが必要です。コストとサービス内容を比較検討し、長期的な視点でもっとも費用対効果の高い選択ができると良いでしょう。
情報漏えいなどのセキュリティ上のリスクを防ぐため、自社の機密情報を慎重に扱ってくれる事業者かどうかを確認することが重要です。
特に顧客情報・個人情報を扱う顧客データベースのメンテナンスなどの業務を依頼する場合、重要な情報を外部に共有することになるため注意が必要です。
具体的には、データ暗号化、アクセス管理、定期的なセキュリティチェックなど、事業者のセキュリティポリシーと実施されている対策を確認しましょう。
セキュリティレベルの高さを証明する基準とされている、プライバシーマーク（Pマーク）や情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）などを確認するのもおすすめです。
業務代行の料金形態は、主に以下の3種類です。
固定報酬型は、業務代行事業者に毎月一定の料金を支払う方式です。この方法は、あらかじめ決められた範囲内の業務を継続的に依頼する場合に適しています。予算の見通しが立てやすく、コストの管理がしやすいのが特徴です。例えば、データの入力・整理や記帳代行など、定型化された業務を依頼する場合はこの料金形態であることが多いです。
成果報酬型は、業務の成果に応じて報酬が変動する方式です。具体的な成果を測定できる業務に適しており、成功報酬として依頼内容の達成度に応じて報酬が決まります。
この方法は、テレアポ代行など、結果が明確に評価できる業務に対して利用されます。成果が出なければ報酬も減少するため、依頼企業にとってリスクが低い一方で、業務代行事業者にとっては高いパフォーマンスが求められます。
ハイブリッド型は、固定報酬型と成果報酬型を組み合わせた方式です。基本的な報酬を毎月固定額で支払い、加えて成果に応じた追加報酬を設定することで、業務の基礎的な部分と成果を両立させることができます。この方法は、コストの増減を最小限に抑えながら、業務代行事業者に対して高いモチベーションを維持させることが可能です。
出典：カチアルサポート
「幅広い業務を自由に依頼したい」「業務量が不規則で、繁忙期に合わせてフレキシブルに対応してほしい」そのような場合は、NTT印刷株式会社が提供する「カチアルサポート」がおすすめです。
カチアルサポートは、さまざまなバックオフィス業務を必要な時に必要な分だけ、厳選されたスタッフに依頼できるサービスです。
経理・営業事務・人事/採用・秘書・クリエイティブなど幅広い業務に対応が可能です。依頼業務は自由に組み替えることができ、月ごとに依頼する内容を変更することが可能です。
カチアルサポートのスタッフは厳しい採用課程を通過しており、サービス提供元拠点に出社して管理者のもとで業務に従事するため、品質面やセキュリティ面でも安心できるサービスです。
自由度の高さがありながらもリーズナブルな価格設定のため、「コストを抑えつつ人手不足を解決したい」という企業から選ばれています。
費用 | エントリープラン 43,000円/月（税込 47,300円） 月内利用時間12時間、契約月数3ヶ月 ライトプラン 55,000円/月（税込 60,500円） 月内利用時間12時間、契約月数3ヶ月 スタンダードプラン 118,000円/月（税込 129,800円） 月内利用時間30時間、契約月数6ヶ月 プロプラン 106,000円/月（税込116,600円） 月内利用時間30時間、契約月数12ヶ月 |
業務範囲 | 経理、営業事務、人事/採用、秘書、クリエイティブなどに幅広く対応 |
特徴 | ・業務の切り出しサポートや、マニュアル作成も依頼でき、初めてのアウトソーシング活用に適している ・100%正社員厳選されたスタッフがサービス提供を行うため、業務のアウトプット品質も安心 ・スタッフがサービス提供元拠点に出社して業務を行うため、セキュリティの心配も不要 |
本記事では、業務代行に依頼できる業務やメリット、事業者選定のポイントなどについて解説してきました。
記事のまとめは以下のとおりです。
業務代行は社内の業務を外部の事業者に代行してもらうことで、人手不足解消やコスト削減のための手法として近年注目を集めている
ルーティン業務や専門的な知識・スキルが必要な業務は業務代行に適している
業務代行には、採用や教育にかかるコスト削減や業務品質向上などのメリットがある
事業者選定の際には業務品質や費用対効果、セキュリティレベルなどを確認する必要がある
