バックオフィス代行とは？導入で業務効率化！おすすめ業者も紹介

バックオフィスの業務効率化の方法の1つとして検討したいのが、バックオフィス代行サービスです。

しかし、最近ではバックオフィス代行サービスには様々な種類があり、どのサービスを選ぶべきか悩んでしまう担当者も多いのではないでしょうか。

本記事ではバックオフィス代行を導入するメリットやデメリット、さらにはおすすめのサービスについて詳しく解説します。

バックオフィス代行に依頼できる業務

一般的に、企業の業務内容は、大きくコア業務とノンコア業務に分類できます。
バックオフィス代行では、主にノンコア業務を外部企業に委託し、自社の社員がコア業務に注力できるようにします。

ノンコア業務は、バックオフィス部門（経理、人事・労務、総務・庶務、営業事務など）が抱えていることが多くあります。バックオフィス代行に依頼できる代表的な業務例を紹介していきます。

経理

• 記帳処理

• 経費精算

• 売上・入金確認

• 決算業務

日常的な伝票処理をはじめ、振込準備、決算業務など多くの業務の依頼が可能です。経験豊富な経理担当者の採用が難しい場合は、代行サービスに経理業務を依頼することで、その分野に精通した人材に依頼することができ、教育にかかる工数も減らせます。

人事

• 採用活動補助（スカウトメール送信、面談調整）

• 社員研修資料作成

• 入社・退社手続き

• 給与計算

調整業務が多い採用業務や、作業量が膨大になりやすい人事・労務関係の事務処理や管理業務などを依頼できます。より人事として注力したい採用戦略の検討や、組織改善などに注力ができるようになるでしょう。

総務

• 備品管理

• 社内文書の作成

• 就業規則などの整備

• 契約管理

日々発生する事務作業などの業務を依頼できます。業務負担の軽減および、業務効率化につながることが期待できます。
バックオフィス代行に依頼できる業務は、多岐に渡ります。企業によって依頼できる業務は異なりますので、まずは相談してみるのがおすすめです。

バックオフィス代行のメリット

バックオフィス代行を導入するメリットは以下の通りです。

• 人件費の削減

• 離職によるリスク回避

• 業務品質の向上

それぞれ詳しくみていきましょう。

人件費の削減            

バックオフィスを社内の人材ではなく外注することで、人件費の削減が見込めます。自社の人員確保のためには、採用広告費・入社用資料作成など、多くのコストがかかります。また、入社後、全員がすぐに活躍できるわけではなく、教育が必要な場合もあり、その分時間もコストもかかります。

そのため、社員の判断を必要としない比較的安易な作業は、社外にリーズナブルに委託することで、人件費の削減になります。さらには、社員の時間外労働も減り、働き方改革にもつながります。

離職によるリスク回避

バックオフィス業務は定型業務が多い一方で、スムーズに業務を行うには知識・経験が必要な部署でもあります。そのため、一部の人に業務が集中したり、特定の人だけがその業務を行うといった属人化しているケースが見られます。

その場合、担当者の休職や退職などによって業務が滞り、多方面に影響が出るリスクがあります。バックオフィス業務を外部に委託することで、バックオフィス部門の人手不足や離職リスクの回避ができます。

業務品質の向上            

バックオフィス代行に業務を依頼するということは、その業務のプロに依頼するということです。そのため、クオリティの向上や正確性の向上も見込めます。

また、既存の社員においても、業務の一部をアウトソーシングして、自身の強みを活かせる「コア業務」に集中できるようになることで、結果として、業務品質の向上につながります。

バックオフィス代行のデメリット

メリットがある一方で、バックオフィス代行を導入するデメリットも存在します。以下の点に注意しましょう。

• 情報漏えいの可能性

• コミュニケーションの負担

• 社内へのノウハウ蓄積が困難

それぞれ詳しくみていきましょう。

情報漏えいの可能性        

バックオフィス業務では、顧客の情報などの機密性の高い情報を扱うこともあります。万が一、その情報が漏えいしてしまった場合、顧客や社会からの信用を失いかねません。そのため、バックオフィス代行業者を選ぶ際は、セキュリティ対策が十分になされているかを見極めることも大切です。

選択方法としては以下のようなポイントを確認するのがおすすめです。

• プライバシーマーク(*1)やISMSマーク(*2)を取得

• 社員のセキュリティ研修の実施

• 事務所の入退室確認

• 業務を行う専用スペースの有無

• 回線の使用状況（専用回線を使っているかなど）

あくまでも一例ですので、必要に応じて業者に確認しましょう。

また、依頼する企業側としても、情報漏えいの対策、社内のセキュリティ対策やガイドラインを定めておくのがおすすめです。

コミュニケーションの負担            

バックオフィス代行業者によっては、リモート環境でのサポートとなる場合もあります。その場合、口頭での業務依頼や指示がしづらく、チャットツールやWeb会議などを利用して情報共有をする必要があります。

特に、すぐに連絡が取れないと急ぎの対応が必要な際に遅延することもあります。その場合、顧客にも迷惑がかかってしまうため、事前に対応方法や要する時間など、代行業者とすり合わせをしておきましょう。

社内へのノウハウ蓄積が困難            

バックオフィス代行を利用することで、自社の社員が該当の業務を経験する機会が少なくなり、社内にノウハウが蓄積されない可能性があります。急遽、自社の社員で業務を行うことになった場合、やり方がわからず、スムーズに業務を進められなくなることもあるでしょう。

また予算との兼ね合いで長期間、代行業者を利用し続けられない可能性もゼロではありません。万が一、自社で対応する必要が出てきた場合に備えてマニュアルは完備しておくと安心です。    

バックオフィス代行の費用相場とは

特に気になってしまうのが、バックオフィス代行の費用ではないでしょうか。導入することでもたらされるメリットは理解しつつも、できるだけ費用を抑えて、クオリティが高いサービスを選びたいというのは、誰しもが考えることです。

一般的には、バックオフィス代行は大体1ヶ月でプランが組まれ、費用は10万円前後からスタートする場合が多くあります。もちろん、稼働時間や要望によって変動は大きくなります。

社員を雇う場合は、社員への給与に加えて福利厚生や保険料といった別途費用がかかるため、結果的にバックオフィス代行に依頼した方が人件費を安く抑えられる可能性もあります。

バックオフィス代行業者の選び方

バックオフィス代行業者を選ぶときは、メリットデメリットを理解したうえで、業者を選択するのがおすすめです。

選択するポイントは以下の通りです。

• 業務の対応範囲で選ぶ

• セキュリティ対策で選ぶ

• コミュニケーションの負荷で選ぶ

• 費用で選ぶ

それぞれ詳しくみていきましょう。

業務の対応範囲で選ぶ

バックオフィス業務といっても業務が幅広いため、代行業者によって対応可能な業務や得意な分野が異なります。まず、自社で事前に頼みたい業務範囲を洗い出し、それに合った代行業者を選定することが重要です。希望に合わせて、対応してくれる業者を選択してみましょう。

また、選定時には、専門性が高い人材が必要か、自社の使用ツールやフローに特殊なものがなく、外部にスムーズに依頼できるか、といった観点からも考えてみるのも良いでしょう。

セキュリティ対策内容で選ぶ

バックオフィス代行を依頼するときは、セキュリティ対策が万全かどうかを必ず確認しましょう。一度でも情報漏洩があれば、事業の将来性に関わります。

そのため、情報セキュリティポリシーなど、代行業者のセキュリティ対策をサイトなどで確認するようにしましょう。

セキュリティレベルの高さを証明する基準として、プライバシーマーク（Pマーク）取得業者や情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）認証業者などがあるので参考にすることをおすすめします。

コミュニケーションの負荷で選ぶ

バックオフィス代行業者を導入すると、必要になるのが代行業者とのコミュニケーションです。通常の業務内で組み込めるコミュニケーション方法でなければ、社員に負担となる可能性もあります。現在の業務に支障なく、コミュニケーションが行える代行業者を選びましょう。また、急な対応でも迅速に対応できるかも確認が必要です。

バックオフィス代行業者比較5選

バックオフィス代行業者を選ぶときは、さまざまな業者を比較して、自社にあったサービスを選びましょう。今回は以下の5社を紹介します。

1. カチアルサポート｜NTT印刷株式会社

2. CASTERBIZ｜株式会社キャスター

3. オンラインアシスタント　フジ子さん｜BPOテクノロジー株式会社

4. i-STAFF｜ファイブスターネット株式会社

5. NOC｜NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社

①カチアルサポート｜NTT印刷株式会社

出典：NTT印刷株式会社 カチアルサポート

スタッフは全て正社員となっており、セキュリティ体制の高い運用拠点に出社して、管理者の監督の下で業務代行を行います。

参考：NTT印刷株式会社 カチアルサポート

②CASTER BIZ assistant｜株式会社キャスター

出典：CASTERBIZ

株式会社キャスターが運営するオンライン秘書サービスです。大手企業の導入実績もあり、月額費用は6ヶ月プラン132,000円と割高ですが、クオリティが高く安定した業務に定評があります。

チャットツールで連絡を取り合うこともでき、急な業務でも安心して任せられます。さらに、訪問型業務も対応しており、幅広い業務を依頼可能です。

参考：CASTERBIZ

③フジ子さん｜BPOテクノロジー株式会社

出典：オンラインアシスタントフジ子さん

BPOテクノロジー株式会社が運営するオンラインアシスタントサービスです。各分野に特化したスタッフが在籍し、オンラインでの業務依頼が可能です。業界水準より低い月20時間で62,700円からスタートできます。導入に不安なのであれば、無料トライアル(2時間分)を利用できどのような業務を依頼できるか、クオリティに不安がないかなど、事前に確認できるのも魅力の一つです。1ヶ月単位での利用もできますので、短期プロジェクトだけ利用するといった柔軟な利用も検討できます。

参考：オンラインアシスタントフジ子さん

④i-STAFF｜ファイブスターネット株式会社

出典：i-STAFF

ファイブスターネット株式会社が提供するオンライン秘書サービスです。多段階の採用プロセスと、各専門業務の複数テストを通過したアシスタントのみが在籍しています。

また、サービスに満足できなかった場合の返金保証もあるため、安心して利用できます。

参考：i-STAFF

⑤NOC

出典：NOC

NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社が運営する、ハイブリッドアウトソーシングサービスです。30年1,000社以上の実績から、総務人事経理といった業務だけでなく、RPA.AI.クラウドシステムを利用したサービスも展開しています。ただバックオフィス代行するだけでなく業務改善まで提案してくれるのは大きな魅力の一つでしょう。

参考：NOC

バックオフィス代行は業務効率化に必要

バックオフィス代行は、企業の人手不足の解消および企業成長に貢献する手段の一つです。バックオフィス代行を導入することで、業務効率化につながります。

一方で、活用にあたっては情報漏えいリスクといった気を付けるべき部分もあり、自社にあった業者を選択することが必要です。少しでも興味がある方は、ぜひ一度カチアルサポートへお問い合わせください。