庶務業務とは？総務や事務との違い、抱える課題と解決策を解説

「庶務業務」という言葉を耳にしたことがあるものの、具体的な意味や役割を理解しきれていない方も多いのではないでしょうか。庶務業務は企業運営において非常に重要な役割を果たしていますが、その内容は非常に幅広く、特に総務や事務との違いが曖昧に感じられることもあります。

今回は、庶務業務の具体的な内容を総務や事務との違いとともに解説し、抱える課題とその解決策についても考察します。これを通じて、庶務業務の重要性と、その効果的な運用方法について見直すきっかけにしてみてください。

庶務とは

庶務とは、企業や組織を支えるための多岐にわたる業務を指します。庶務は特定の専門分野に限定されない幅広い業務を担当することが特徴で、日々の業務を円滑に進めるために必要不可欠な役割を担っています。具体的には以下のような業務が挙げられます。

• 電話対応

• 来客対応

• 備品の管理

• 伝票処理

• 資料作成

• 梱包や発送業務

• 清掃

庶務の業務は、日常的なオフィス運営を支えるバックオフィス業務がメインですが、電話対応や問い合わせの一次受けなどで顧客や取引先との最初の接点になるといった企業の顔となる役割も担います。

このように、庶務の業務は多種多様で、企業全体の運営を支える縁の下の力持ちとして機能しているのです。また、現在では庶務とは呼ばずに「一般事務」と同義として扱われることもあります。

総務との違い

庶務とよく混同される「総務」との違いについても明確に理解しておく必要があります。総務は、企業全体の管理・運営全般に関わる部門であり、より戦略的な業務を担当します。

• 人事・労務管理

• 福利厚生の運営

• 社内規則の策定・管理

• 法務対応

• リスクマネジメント

• 情報セキュリティの管理

• 社内イベントの企画・運営

総務の役割は、企業全体の効率的な運営を図り、従業員が働きやすい環境を整えることです。そのため、経営層と連携し、企業の方針に基づいた様々な施策を立案・実行します。一方、庶務は、各部署の日常的な業務をサポートし、従業員が円滑に業務を行えるよう支援します。

総務と庶務は、企業の運営において不可欠な役割を担っています。総務が企業全体の戦略的な視点から業務を進めるのに対し、庶務は具体的な業務を遂行することで、両者は相互に連携し、企業全体の円滑な運営に貢献しています。            

その他の職種との違い        

庶務と混同されやすい職種には総務の他に「事務」「労務」「経理」があります。それぞれの役割や違いについて、詳しく説明します。

庶務と事務の違い

「庶務」と「事務」は、どちらも事務作業を行う職種ですが、担当する業務の範囲が異なります。庶務は、電話対応、来客対応、備品管理など、部署を横断する幅広い事務作業を担当することが多く、いわば企業全体のサポート役です。一方、事務は、経理事務、営業事務など、特定の部署に配属され、その部署の専門的な事務作業を行います。例えば、経理事務であれば、会計ソフトを使った入力や伝票整理が主な業務となります。

庶務と労務の違い

庶務と労務は、担当する業務の専門性において大きな違いがあります。庶務が、各部署の一般的な事務作業を幅広くサポートするのに対し、労務は、労働基準法をはじめとする労働に関する法令に基づき、従業員の雇用、給与、社会保険など、労働に関する専門的な手続きを担います。労務は、従業員が安心して働ける環境を整備するために、より専門的な知識とスキルが求められるといえるでしょう。

庶務と経理の違い

庶務と経理は、担当する業務の専門性と配属先が大きく異なります。庶務は、企業全体のサポート業務を行います。一方、経理は、経理部に所属し、売上や経費の記録、会計処理、決算書の作成など、企業の財務に関する専門的な業務を担当します。経理は、会計基準や税法に関する高度な知識を必要とし、企業の経営に直接関わる重要な役割を担っています。

庶務に求められるスキル

庶務の業務は多岐にわたり、企業を支える重要な役割を担っています。そのため担当する人材には以下のようなスキルが必要とされる場合があります。

多岐にわたる業務をこなすためには、ビジネスマナーやパソコンスキルだけでなく、臨機応変な対応力、業務の正確性も必要となります。

庶務が抱える課題とは

庶務の役割は、多岐にわたる業務をカバーするため、非常に重要です。しかし、その一方で、庶務はさまざまな課題を抱えているのも事実です。一例として以下のような課題が挙げられます。

• 人材が育ちにくい

• 人件費がかかる

• デジタル化の遅れが目立つ

それぞれ詳しくみていきましょう。

人材が育ちにくい

庶務業務は、社内の幅広い業務をカバーする必要があるため、社内での経験と各業務の知識が必要となります。しかし、企業の中には、庶務の仕事を派遣社員に担当させているケースが増えています。派遣社員は、正社員とは異なり契約期間が定められているため、定期的に人材が入れ替わります。人材の入れ替わりが頻繁になると、業務の継続性が保たれず、新たな担当者が来るたびに教育が必要となり、業務効率の低下につながります。また、正社員であっても、下支えとなることが多く、目立ちづらいポジションであることから、キャリアアップの機会が少ないと感じると、転職などを検討するケースもあるでしょう。成果を可視化できる評価制度が整っていない環境は、庶務業務の効率化や作業の質向上を阻む要因になる可能性があります。

人件費がかかる

庶務業務を効率的に遂行するためには、一定の経験やスキルを持った人材が必要です。そのため、庶務を正社員で雇用する場合、人件費が大きな課題となります。正社員としての雇用には、給与の他にも福利厚生や研修費用など、さまざまなコストが発生します。これが原因で、企業が庶務の人材確保に慎重になり、結果的に人手不足に陥るケースも見られるでしょう。一方で、コスト削減を重視するあまり、低賃金で未経験者を採用する場合もあり、その結果として業務の質が低下し、さらなる問題を引き起こすこともあります。適切な人材を確保しつつ、コストを抑えるバランスを見つけることが不可欠です。

デジタル化の遅れが目立つ

近年、ペーパーレス化などのデジタル化の波が多くの業務に押し寄せている中で、庶務業務においてはデジタル化の遅れが課題となっています。従来の庶務業務は、紙ベースの書類管理や手作業による備品管理が主流でしたが、これでは時間と労力がかかり、ミスが発生しやすいという問題がありました。デジタル化を進めることで、業務の効率化や正確性の向上が期待できる一方で、導入が進んでいない企業も少なくありません。デジタル化が進んでいない原因は、初期費用の負担や、従来のやり方に慣れた従業員の抵抗感などが挙げられます。しかし、長期的に見れば、デジタル化は庶務業務の効率を大幅に向上させ、人手不足や人件費の問題を解消する手段となり得るため、積極的な導入が求められます。

課題解決のヒント：庶務をアウトソーシング

庶務業務が抱えるさまざまな課題を解決する手段の一つとして、アウトソーシングが注目されています。アウトソーシングは、社外の専門業者に業務を委託することで、業務効率を向上させ、社内リソースの最適化を図る方法です。庶務をアウトソーシングすることで、以下のようなメリットが得られ、企業の運営がよりスムーズになります。

• 人員に左右されず業務が安定する

• コア業務に集中できる環境が整う

• 人材コスト削減につながる

• 業務品質の向上につながる

それぞれ詳しくみていきましょう。

人員に左右されず業務が安定する

庶務業務をアウトソーシングすることで、企業は人員不足のリスクを大幅に減らすことが可能です。社内で人材の入れ替わりが頻繁に起こる場合でも、アウトソーシング業者は必要に応じてすぐに人材を補充できるため、業務が滞ることはないでしょう。また、従業員が急に離職した場合にも、迅速にフォローが可能なため、企業は安心して業務を任せられます。これにより、業務の安定性の向上につながるでしょう。

コア業務に集中できる環境が整う

アウトソーシングを導入することで、庶務業務を担当していた社員がコア業務に集中できる環境が整います。庶務業務は時間がかかる作業も多く、社員がこれらの業務に時間を割くことで、本来の主業務（コア業務）に集中できなくなったり、コア業務の人員が足りなくなったりすることがあります。アウトソーシングで庶務業務を任せることにより、社員の時間が確保され、企業の成長に直結するコア業務に人員を割くことが可能です。

人材コスト削減につながる

アウトソーシングは人件費削減にも寄与します。正社員を雇用する場合、給与だけでなく福利厚生や教育にかかるコストもかかりますが、アウトソーシングを利用することで、これらのコストを抑えることが可能です。さらに、必要なときだけ外部のリソースを活用できるため、無駄なコストを削減しつつ、業務量に合わせて人件費を最適化することができます。

業務品質の向上につながる

アウトソーシング業者は専門的な知識と経験を持っているため、庶務業務の品質を高めることが期待できます。特に、デジタル化に関する最新の技術や手法を活用した効率的な業務遂行も期待できるため、業務の精度も向上するでしょう。また、業者の専門性により、業務の標準化や最適化が図られるため、ミスが減少し、信頼性の高い業務運営をめざせるでしょう。

庶務業務を依頼するならカチアルサポートへ

参考：NTT印刷株式会社 カチアルサポート

カチアルサポートは、NTT印刷株式会社が提供する、バックオフィス業務の代行サービスです。

庶務・総務・人事/採用・経理・秘書・営業事務・クリエイティブなど幅広い業務に対応可能です。厳選された正社員スタッフがサービス提供元拠点に出社し、管理者の監督のもとで業務に従事するため、品質面・セキュリティ面ともに安心して利用できます。

稼働をひっ迫する業務をまとめてアウトソーシングすることで、より重要度の高い戦略総務の業務へ注力できます。

時間単位で、必要な時に必要な分だけ業務を依頼することが可能なので、コストに無駄がありません。エントリープランは月額43,000円（税込47,300円）から利用できるため、コストを抑えつつ人手不足の解消や業務効率化を図れます。

カチアルサポートについて詳しく知りたい方は、お気軽にご相談ください。

まとめ：円滑に業務を進めるためにも庶務の見直しは必要

庶務業務は、総務と混同されがちですが、企業の運営を円滑に進めるためのバックオフィス業務を担い、電話対応、来客対応、備品管理など、幅広い業務を担当します。庶務には、人材育成の難しさやコストの問題、デジタル化の遅れといった課題があり、アウトソーシングが有効な解決策です。中でも、信頼性と実績を持つNTT印刷株式会社の「カチアルサポート」は、庶務業務のアウトソーシングに適しており、企業のコア業務に集中できる環境を提供し、業務の効率化と品質向上を実現できるかもしれません。初回限定エントリープランであれば、月額43,000円（税抜）／（税込47,300円）からと手軽に導入できるため、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。